Mahnschreiben richtig verfassen

Mahnschreiben richtig verfassen

Rechnungen werden oft verspätet bezahlt. Trotzdem sollten Sie aktiv werden, wenn eine Forderung nicht fristgerecht eingeht. Mit einem Mahnschreiben können Sie säumige Zahler in Verzug setzen.

Wie sieht die passende Zahlungsaufforderung aus?

Der Umgang mit offenen Forderungen ist entscheidend für Ihren Geschäftserfolg. Ein wichtiger Teil des Forderungsmanagements ist das Mahnwesen. Richtig zu mahnen, hat immer etwas mit Know-how und einer guten Organisation im Unternehmen zu tun. Dafür ist eine Voraussetzung, dass Sie Ihre offenen Rechnungen und Zahlungseingänge genau im Blick behalten. Nur so können Sie rechtzeitig reagieren und weitere Schritte einleiten, wenn eine Zahlung nicht fristgerecht bezahlt wird.

Damit Sie Ihr Mahnwesen optimieren können, beantworten wir Ihnen hier entscheidende Fragen rund um das Thema Mahnungen schreiben: Von den notwendigen Angaben im Mahnschreiben, über die Mahnfristen und Mahnintervalle, bis hin zu den Mahngebühren. Unsere Mahnschreiben Muster können Sie zusätzlich als Vorlage für Ihre Mahnungen verwenden und kostenlos herunterladen.

Ihr Kunde zahlt nicht? Mögliche Gründe für Zahlungsverzug:

  • Ihr Kunde hat die Rechnung vergessen.
  • Ihr Kunde hat die Rechnung nicht erhalten.
  • Ihr Kunde zahlt vorsätzlich nicht (Absicht oder Betrug).
  • Ihr Kunde kann nicht zahlen (finanzieller Engpass).
  • Ihr Kunde ist unzufrieden mit der Leistung.

Zahlungserinnerung oder Mahnung formulieren?

Ein Kunde oder Geschäftspartner hat eine Rechnung nicht innerhalb der vertraglich gesetzten Frist bezahlt? Nun ist es an Ihnen, weitere Schritte einzuleiten. Möglicherweise fragen Sie sich, ob Sie eine Mahnung schreiben oder zuerst eine Zahlungserinnerung versenden sollten. Grundsätzlich gibt es keinen Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung. Ein Schreiben welches zur Zahlung auffordert ist als Mahnung anzusehen und setzt den Schuldner in Verzug. Eine Zahlungserinnerung ist lediglich die freundlichere Variante – immerhin besteht die Möglichkeit, dass Ihr Kunde die Rechnung schlicht übersehen oder vergessen hat.

Beachten Sie auch, dass Ihr Kunde möglicherweise pünktlich gezahlt hat, die offenen Posten aber noch nicht auf Ihrem Geschäftskonto verbucht sind. Wenn Sie eine gute Beziehung zu Ihrem Kunden pflegen und bereits eine langjährige Zusammenarbeit besteht, kann das Versenden eines Schreibens mit dem Titel "Zahlungserinnerung" ein guter Schritt sein. Damit Sie Ihre Mahnschreiben richtig verfassen, sollten Sie daher folgende Vorgaben und Tipps beachten.

  • Gut zu wissen: Zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung gibt es grundsätzlich keinen Unterschied. Es ist nur eine andere Formulierung für das gleiche Anliegen: Eine Aufforderung zur Zahlung eines offenen Geldbetrags.

Wann sollte ich eine Mahnung schreiben?

Wenn Sie feststellen, dass die Bezahlung einer Rechnung überfällig ist und Ihr Kunde die vereinbarte Zahlungsfrist überschritten hat, können Sie jederzeit - am besten zeitnah - eine Mahnung schreiben und verschicken. So können Sie Ihren Kunden nachweislich auf die offene Rechnung aufmerksam machen oder auch in Verzug setzen (geregelt im Bürgerlichen Gesetzbuch in § 280 und § 286).

Ein Mahnschreiben unterscheidet sich nur geringfügig von der Form einer Rechnung. Sie können sich also an den Pflichtangaben für Rechnungen orientieren. Wichtig ist, dass inhaltlich ersichtlich ist, dass es sich um eine Mahnung handelt. Zudem sollten Sie einen Bezug zu der offenen Rechnung mittels Rechnungsnummer herstellen und ein neues Zahlungsziel nennen. Solche Angaben sind vor allem nützlich, damit Ihr Schuldner alle wichtigen Informationen in einem Mahnschreiben zur Hand hat.

  • Achtung: Mit der ersten Mahnung kann (wenn sie nicht rechtlich entbehrlich ist) Verzug hergestellt werden. Erst ab der zweiten Mahnung kann der Verzugsschaden geltend gemacht bzw. Gebühren erhoben werden. Zudem sollte auf die Rechtsfolgen einer Nichtzahlung hingewiesen werden (Schadensminderungspflicht nach § 254 BG). Dazu zählen z. B. anfallende Kosten durch die Verfolgung der Forderung.
  • Tipp: Eine Mahnung ist im geschäftlichen Bereich ein gängiger und normaler Vorgang. Deshalb sollten Sie mit dem Aufsetzen eines Mahnschreibens nicht zu lange warten. Wir empfehlen eine zeitnahe Mahnung nach der Fälligkeitsüberschreitung (maximal 5 Tage).

Mahnschreiben richtig verfassen: Mahnung Vorlage downloaden

Die folgenden Mahnschreiben Muster können Sie als Anregung oder Vorlage verwenden, indem Sie nur die variablen Angaben und Daten austauschen oder eigene Formulierungen ergänzen.

  • Erste Mahnung / Zahlungserinnerung
  • Zweite Mahnung / Letzte Mahnung

 

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Wie schreibe ich eine Mahnung richtig?

Mahnschreiben richtig verfassen: Wenn Sie eine Mahnung mit Aussicht auf Erfolg formulieren möchten, halten Sie sich an folgende Angaben für Ihr Mahnschreiben:

  • Ihre Kontaktdaten: Name, ggf. Firmenname und Anschrift
  • Angaben zu Ihrer Bankverbindung
  • Ihre Steuernummer und wenn vorhanden die Umsatzsteuer-ID
  • Kontaktdaten des Schuldners: Name, ggf. Firmenname und Anschrift
  • Kenntlichmachung, dass es sich um eine Mahnung handelt (klare Zahlungsaufforderung)
  • Bezug zur Rechnung, um die es sich handelt (Rechnungsnummer und -datum)
  • Bezug zur Leistung oder Ware, die Sie in Rechnung gestellt haben
  • Nennung des geschuldeten Rechnungsbetrags
  • Falls Sie Mahngebühren einfordern: die Höhe der erhobenen Gebühren
  • Falls Sie Verzugszinsen einfordern: Angaben zu Verzugszinsen und Zinssatz samt Begründung
  • Wichtig: Eine neue Zahlungsfrist (ca. 8 bis 10 Tage) bzw. ein fixes Datum

  • Achtung: Bei internationalen Forderungen sollte das Mahnschreiben in der Schuldner- bzw. Vertragssprache verfasst sein

Worauf muss ich achten, wenn ich selbst eine Mahnung bekomme?

  • 1.

    Ist Ihnen die offene Forderung bekannt? Prüfen Sie alle Angaben im Mahnschreiben sorgfältig und gleichen Sie diese genau mit der vorab erhaltenen Rechnung ab.

  • 2.

    Stimmen die Angaben nicht überein? Wenn Sie Zweifel an der Mahnung haben, können Sie beim Gläubiger oder dem vertretenden Inkassounternehmen nachfragen. Zudem sollten Sie schriftlich Widerspruch einlegen, wenn die Mahnung fehlerhaft oder unberechtigt ist.

  • 3.

    Ist das Inkassounternehmen seriös? Prüfen Sie zunächst selbst, ob das Unternehmen berechtigt ist, Inkasso durchzuführen und offiziell gelistet ist auf: www.rechtsdienstleistungsregister.de sowie www.inkasso.de/mitgliederliste

Wie viele Mahnschreiben sind erforderlich?

Wenn Sie eine Zahlungsaufforderung versendet haben und Ihr Schuldner weder darauf antwortet noch zahlt, haben Sie die Möglichkeit weitere Mahnungen zu verschicken. In der Regel sind eine zweite oder auch eine dritte Mahnung üblich. Gesetzlich erforderlich ist dies allerdings nicht. Grundsätzlich sollten Sie sich fragen: Möchten Sie über die in der ersten Mahnung festgelegte Frist hinaus auf Ihr Geld warten? Die Wartezeit kann sich negativ auf Ihre Liquidität auswirken und die Erfolgschancen verringern. In der Regel empfehlen wir daher maximal zwei Mahnungen.

Wenn Sie mehrere Mahnungen versenden, sollten Sie immer kürzere Zahlungsfristen ansetzen. Wenn die Bezahlung weiterhin ausbleibt, können Sie im nächsten Schritt ein Inkassounternehmen beauftragen. Neben dem vorgerichtlichen Inkasso kümmert sich dieses auch im Bedarfsfall um weitere Maßnahmen wie ein gerichtliches Mahnverfahren. Grundsätzlich sollten Sie im Vorfeld das Kostenrisiko abwägen und die wirtschaftlichen Verhältnisse des Schuldners überprüfen lassen.

  • Gut zu wissen: Sie haben schon vor der ersten Mahnung bzw. ab Zahlungsverzug die Möglichkeit, die Angelegenheit an ein Inkassounternehmen abzugeben. Dieses setzt sich dann mit der Eintreibung der Forderung auseinander und übernimmt das Inkasso für Sie.

Mögliche Mahnstufen:

  1. Eintritt des Zahlungsverzugs
  2. Erste schriftliche Aufforderung zur Zahlung (Mahnung)
  3. Zweite Zahlungsaufforderung mit Mahngebühren und Zinsen sowie Ankündigung weiterer rechtlicher Schritte

Wann tritt Zahlungsverzug ein?

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) hat in § 280 und § 286 BGB festgelegt, wann und unter welchen Umständen ein Schuldner in Verzug gerät. Im Regelfall benötigen Sie als Gläubiger zur Herstellung des Verzugs eine Mahnung. Aus rechtlicher und auch aus kaufmännischer Sicht ist eine Mahnung immer die sicherste Variante: sie fördert die aktive Kommunikation und Aufklärung von Streitfragen.

In bestimmten Konstellationen kann eine Mahnung jedoch auch entbehrlich sein. Zum Beispiel wenn Sie eine bestimmte Zahlungsfrist für die Leistung vertraglich vereinbart haben oder der Zeitpunkt der Leistung anhand eines Datums bestimmt werden kann. Für die Praxis ist vor allem § 286 Abs. II. BGB relevant: Wenn ein Schuldner nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Erhalt der Rechnung zahlt, gerät er automatisch in Verzug. Dagegen müssen Verbraucher ausdrücklich auf diese Folgen in der Rechnung hingewiesen oder über eine Mahnung in Verzug gesetzt werden! Sobald sich Ihr Schuldner in Verzug befindet, können Sie auch Zinsen für den offenen Rechnungsbetrag einfordern.

  • Tipp: Die Höhe von Verzugszinsen regelt § 288 BGB. Für Verbraucher gelten aktuell plus 5 Prozentpunkte und für Geschäftskunden plus 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Wenn Zinsen über dem jeweiligen Basiszinssatz entstanden sind, ist dies durch den Gläubiger nachzuweisen.

  • Achtung: Der Basiszinssatz verändert sich jährlich zum 1. Januar und zum 1. Juli. Gemäß § 247 Abs. 2 BGB ist die Deutsche Bundesbank verpflichtet, den aktuellen Stand des Basiszinssatzes im Bundesanzeiger zu veröffentlichen.

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Formulierungsbeispiele: Mahnschreiben richtig verfassen

  • Muster: Zahlungserinnerung

    "Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],

    für die Rechnung mit der Rechnungsnummer [Rechnungsnummer] vom [Datum] konnten wir leider noch keinen Zahlungseingang feststellen. Wir möchten Sie daher freundlich darauf hinweisen, die Zahlung in Höhe von [Rechnungsbetrag] Euro bis zum [Datum] nachzuholen.

    Sollten Sie die Zahlung mittlerweile veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos. Bitte beachten Sie, dass bei weiterem Verzug Mahngebühren und Verzugszinsen fällig werden.

    Sollten Sie darüber hinaus Fragen zur Rechnungsstellung haben, können Sie sich gerne bei uns melden."

  • Muster: Zweite Mahnung

    "Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],

    für die Rechnung mit der Rechnungsnummer [Rechnungsnummer] haben wir Ihnen am [Datum Zahlungserinnerung] eine Zahlungserinnerung zukommen lassen. Leider konnten wir bis heute noch keinen Zahlungseingang feststellen.

    Folgende Beträge stehen noch aus:

    • Rechnungsbetrag [Rechnungsbetrag]
    • Verzugszins [Betrag Verzugszinsen]
    • Mahngebühren [Betrag Mahngebühren]
    • Fällige Gesamtsumme: [Rechnungsbetrag + Verzugszinsen + Mahngebühren]
       

    Wir bitten Sie, den fälligen Gesamtbetrag in Höhe von [Gesamtsumme] bis spätestens zum [Fristdatum] zu veranlassen.
    Bitte bedenken Sie, dass wir überfällige Forderungen zeitnah an ein Inkassounternehmen übergeben müssen."

  • Muster: Letzte Mahnung

    "Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],

    trotz unserer Zahlungserinnerungen vom [Datum Zahlungserinnerung] und [Datum zweite Mahnung] konnten wir bisher leider keinen Zahlungseingang zur Rechnung [Rechnungsnummer] feststellen. Bitte begleichen Sie den ausstehenden Gesamtbetrag in Höhe von [Gesamtsumme] Euro bis zum [neues Fristdatum].

    Der fällige Betrag setzt sich wie folgt zusammen:

    • Rechnungsbetrag: [Gesamtsumme zweite Mahnung]
    • Verzugszinsen: [Verzugszinsen]
    • Mahngebühren: [Mahngebühren]
    • Gesamtsumme: [Rechnungsbetrag + Mahngebühren + Verzugszinsen]
       

    Nach Ablauf der oben genannten Frist sehen wir uns leider dazu gezwungen ohne weitere Ankündigung rechtliche Schritte einzuleiten."

Wie berechne ich die Mahngebühren?

Sie können zunächst selber entscheiden, ob Sie Mahngebühren und Zinsen erheben möchten oder nicht. Sobald ein Kunde in Zahlungsverzug geraten ist, haben Sie einen Anspruch darauf Gebühren und Zinsen zu fordern. Es gibt allerdings Fälle, in denen Gerichte die Höhe von Mahngebühren begrenzt haben. Sie sollten also keine Mahngebühren verlangen, die höher sind als der zu erwartende Schaden (§ 309 Nr. 5a BGB). Stellen Sie hier nur die Kosten in Rechnung, die tatsächlich durch die Mahnung selbst (z. B. in Form von Briefpapier und Portokosten) entstanden sind. Allgemeine Verwaltungskosten (z. B. Personal) gehören nicht dazu. Daher müssen Sie grundsätzlich unterscheiden zwischen:

  1. Den Verzugs­zinsen als Ausgleich dafür, dass Ihnen der Geldbetrag während des Verzugs nicht vorlag
  2. Den Mahngebühren, welche nur die Kosten für das Erstellen der Mahnung abdecken

 

  • Tipp: Die Höhe der Mahngebühren wird durch § 288 Abs. 5 BGB geregelt. Demnach dürfen Sie säumigen Geschäftskunden mit Eintritt des Verzugs maximal 40 Euro Mahnpauschale berechnen. Der Höchstsatz von 40 Euro bezieht sich allerdings nur auf B2B-Geschäfte. Bei Verbrauchern liegen die Mahngebühren üblicherweise im Bereich von 1,00 bis 2,50 Euro pro Mahnung.
  • Gut zu wissen: Die allgemeine Formel zur Berechnung von Verzugszinsen lautet:
    Offener Forderungsbetrag x (aktueller Basiszinssatz) x Säumnistage/365 x 100 = Zinsbetrag

Wie versende ich ein Mahnschreiben richtig?

Sie wissen nun, wie Sie ein Mahnschreiben richtig verfassen können. Dafür muss die Mahnung nicht nur inhaltlich korrekt aufgebaut und eindeutig zuzuordnen sein. Was Sie auch berücksichtigen sollten, ist die sichere Zustellung der Mahnung an den Schuldner. So sollten Sie im Zweifel nachweisen können, dass das Mahnschreiben beim Empfänger angekommen ist, beziehungsweise dieser davon Kenntnis nehmen konnte. Eine wichtige Voraussetzung dafür ist, dass Sie die aktuellen Kontaktdaten (z. B. Name, Adresse) Ihres Schuldners vorliegen haben. Für den Versand eines Mahnschreibens sind mehrere Wege zulässig:
 

  • Mahnung via Einschreiben
    Ein Mahnschreiben per Einschreiben mit Rückschein zu versenden ist eine recht sichere Methode. Verweigert der Empfänger allerdings die Unterschrift, ist der Beweiswert des Einschreibens eingeschränkt. Alternativ können Sie auch ein gewöhnliches Einwurf-Einschreiben versenden.

  • Mahnung via Fax
    Haben Sie die Faxnummer des Schuldners vorliegen, können Sie auch auf diesem Weg eine Mahnung versenden. Für den Zugang ist der Sendebericht allerdings kein sicherer Beweis: Der Schuldner muss aber im Zweifel darlegen, warum das Fax nicht bei ihm angekommen ist.

  • Mahnung via E-Mail
    Auch der Versand eines Mahnschreibens per E-Mail ist ein zulässiger Weg. Der Beweiswert ist allerdings eher gering, es sei denn der Schuldner bestätigt den Erhalt bzw. die Öffnung der E-Mail. Insbesondere bei niedrigen Geldbeträgen kann eine Zahlungserinnerung per E-Mail durchaus sinnvoll sein. Auch bei internationalen Forderungen erspart der E-Mail-Versand die häufig nicht unerhebliche Postlaufzeit.

  • Mahnung via Gerichtsvollzieher
    Die Zustellung der Mahnung per Gerichtsvollzieher ist die sicherste Methode. Im Zweifel kann der Gerichtsvollzieher die Übergabe des Schreibens an den Schuldner bestätigen. Ist der Schuldner nicht anwesend, darf der Gerichtsvollzieher den Brief in den Briefkasten des Schuldners legen und wird dies entsprechend dokumentieren.

  • Mahnung via Bote
    Sie können den Brief auch über einen Boten übermitteln lassen. Bestreitet der Schuldner den Zugang des Schreibens, kann der Bote als Zeuge dienen. Vorsichtshalber sollte der Bote den Inhalt des Schreibens kennen und auch bestätigen können, dass das Mahnschreiben in dem überbrachten Brief lag. Der Bote darf ebenfalls den Brief in den Briefkasten legen, wenn der Schuldner nicht zugegen ist.

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