Geht das nicht auch schneller?
Im Einkauf liegt der Profit, auch bei Teilen mit geringem Wert und hoher Bestellmenge wie Reinigungsmittel, Hygieneartikel, Kugelschreiber. Mit der richtigen Software lässt sich Zeit und Geld sparen.
Das Problem
Geht das nicht schneller? Diese Frage priorisieren deutsche Führungskräfte im Einkauf aktuell am höchsten. Gefolgt von der Frage, ob es nicht günstiger geht. PwC zufolge gilt die Einkaufsperformance in Beschaffungsabteilungen als wichtigstes strategisches Thema. Dazu zähle die Kostenkontrolle im Einkauf zur Sicherstellung finanzieller Stabilität sowie Wettbewerbsfähigkeit, heißt es in der PwC-Studie Digital Procurement Survey 2024. Insbesondere bei Produkten von geringem Wert und hoher Bestellmenge, den sogenannten C-Teilen, herrscht Nachholbedarf. Egal ob Bodenreiniger, Toilettenpapier oder Büromaterial – der Aufwand für die Beschaffung ist oft hoch, da in vielen Unternehmen noch ein alter Prozess zugrunde liegt. Bisweilen werden Preise und Produkte noch in (Papier-)Katalogen verglichen, in denen für ein und dasselbe Produkt unterschiedliche Bezeichnungen verwendet werden. Von Transparenz kann also häufig keine Rede sein.
Die Lösung
Genau da kommt Crowdfox ins Spiel. Die Kölner haben es sich zum Ziel gesetzt, Einkaufsprozesse zu verkürzen und Kosten zu senken. Dabei kommt dem Startup die eigene Historie zugute: Crowdfox wurde 2014 als B2C-Marktplatz gegründet und kurz darauf um einen offenen B2B-Marktplatz erweitert. „Wir haben in der Zeit unfassbar viel Daten über Produkte und Produktbezeichnungen gesammelt“, sagt Geschäftsführer Dirk Schäfer. Seit dem Jahr 2021 ist Crowdfox ein SaaS-Unternehmen mit Software und Datenbank, die es ihren Kunden ermöglichen, Produkte optimiert zu bestellen. Der Datenpool, aktuell über 60 Millionen Produkte, wächst täglich weiter: „Die Daten bekommen wir mit jedem Kunden aktuell von den Lieferanten geliefert“, sagt Schäfer. Hunderte von Katalogen mit verschiedenen Bezeichnungen für dieselben Produkte. Schäfer macht das am Beispiel eines Lochers klar: „Wie viel Blatt schafft er gleichzeitig? Hat er einen Schieberegler? Farbe, Form, Größe, das sind allgemeingültige Daten, die wir sammeln.“ So entsteht Vergleichbarkeit in Sekunden für einen schnelleren Bestellprozess: Statt in verschiedenen Katalogen und Marktplätzen zu suchen, findet sich jetzt alles in einer Oberfläche. Noch schneller soll es mit einem KI-Chatbot gehen, der etwa beim Erstellen einer Materialliste für einen neuen Mitarbeiter hilft. Die Lizenzgebühr für die Software richtet sich nach der Größe des Unternehmens. Bei einem Einkaufsvolumen von 2,4 Millionen Euro jährlich, läge die Gebühr bei etwa 60.000 Euro. Bei erwarteten 10 Prozent Einsparungen ist die Software nach drei Monaten refinanziert“, rechnet Schäfer vor.
Die Anwendung
Beim TÜV NORD waren es insgesamt mehr als hundert Kataloge, welche die Beschäftigten nach Artikeln hätten durchforsten können, um beispielsweise einen Laptop zu kaufen. Dafür, dass nicht nur C-Teile mit Crowdfox bestellt werden können, hat Markus Klein gesorgt, indem er das Kölner Startup auch die Kataloge für B-Teile wie Bürostühle oder Laptops hat einlesen lassen. „Wir haben zusammen mit Crowdfox ein Feature entwickelt, welches sicherstellt, dass unsere Mitarbeitenden nur die Produkte bestellen, die unserem Standard entsprechen“, sagt der Director Purchasing. Aus gutem Grund: „Wir haben über 50.000 Katalogbestellungen, die können wir nicht einzeln kontrollieren.“ Alles in allem ist Klein zufrieden: „Mit der schnelleren Suche und dem Angebotsvergleich realisieren wir Einsparungen im oberen einstelligen Prozentbereich.“
Quelle: Magazin "Creditreform"
Text: Tanja Könemann
Bildnachweis: Getty Images
