Kosten sparen mit KI

Die 330.000 Belege, die der Bahntechnik-Spezialist Hübner Group jährlich erhält, werden schon lange nicht mehr händisch erfasst. Das weltweit tätige Unternehmen mit Hauptsitz in Kassel hat sich darauf fokussiert, administrative Aufgaben mithilfe Künstlicher Intelligenz (KI) zu automatisieren. Neben der automatischen Belegerfassung analysiert KI Patentanmeldungen und optimiert Präsentationen. In Technik und Produktion arbeitet Hübner an praxisnahen Anwendungen wie einem Modell zur akustischen Fehlerdiagnose an Gelenksystemen, das Tonaufnahmen automatisch auswertet und Fehlerbilder schneller erkennt. Das ermöglicht gezieltere Wartung und eröffnet neue Servicepotenziale. 

Ein Unternehmen, viele Einsatzmöglichkeiten für KI. Und was bringt das? In der aktuellen Debatte um die Vorzüge der Technologie dreht sich viel um die Themen Effizienzsteigerung und Kostensenkung, oft verbunden mit Meldungen über Stellenabbau, hierzulande etwa bei Lufthansa und Bosch. Auch die Hübner Group hat im vergangenen Jahr Stellen abgebaut. Laut Weltwirtschaftsforum erwägen 41 Prozent der Unternehmen, durch KI-gestützte Automatisierung bis 2030 Personal zu reduzieren. KI als Mittel also, um beim Stellenabbau zu unterstützen. 

Diese Entwicklung betrifft bislang vor allem große Unternehmen. Denn beim Einsatz von KI kommt der Mittelstand nicht richtig vom Fleck. Nach der aktuellen Umfrage „Wirtschaftslage und Finanzierung im Mittelstand“ von Creditreform setzt gerade einmal jedes vierte Unternehmen KI-Anwendungen ein, weitere 17 Prozent planen dies. Eine Mehrheit von 55,4 Prozent hingegen nutzt bislang keine entsprechenden Prozesse. Häufig fehlt es den Unternehmen an Zeit, Budget, Datenqualität – und vor allem Know-how.

Und die Mittelständler, die KI nutzen? „Kleine und mittlere Firmen setzen KI dort ein, wo Engpässe entstehen: hoher manueller Aufwand, Medienbrüche, Routineprozesse oder fehlende Fachkräfte, denn KI kann Arbeitsschritte beschleunigen, Fehler reduzieren und Mitarbeitende entlasten“, erklärt Max Kettner, Projektleitung beim Mittelstand-Digital Zentrum Berlin. Mittelstand-Digital unterstützt Unternehmen mit KI-Webinaren, Workshops und Showrooms, gefördert durch das Bundeswirtschaftsministerium. Laut Kettner helfe KI auch dabei, Wissen langjähriger Mitarbeiter zu sichern, etwa bei bevorstehenden Renteneintritten. Da kann KI Wissen dokumentieren und abrufbar halten. „Die meisten mittelständischen Unternehmen investieren daher nicht in Personal-Einsparprogramme, sondern in ihre Zukunft und Wettbewerbsfähigkeit“, sagt der Projektleiter Kettner. 
 

KI als strategischer Hebel

Professorin und KI-Beraterin Claudia Hilker, CEO von Hilker Consulting in Krefeld, weiß aus zahlreichen Gesprächen: „Mittelständische Unternehmen möchten KI nutzen, wissen aber nicht, wo sie anfangen sollen.“ Sie weist darauf hin, dass KI weniger eine technische Herausforderung sei als vielmehr eine organisatorische. „KI ist keine Technologiefrage allein – sie ist ein strategischer Hebel“, sagt die Chefin des Beratungsunternehmens. Für Unternehmen gelte es, die „KI-Goldadern zu finden“. Ohne klare Ziele, integrierte Prozesse und saubere Daten könne KI keinen Nutzen entfalten. Daher sei eine Potenzialanalyse sinnvoll, ob sich KI bei dem jeweiligen Geschäftsmodell überhaupt lohnt und ob und wo sie dem Unternehmen helfen soll und kann. „Ohne klares Ziel, was das Unternehmen erreichen will, bleibt der Nutzen aus“, mahnt die Expertin.
In der Praxis haben Mittelständler mit gleich mehreren Herausforderungen vor der Einführung von KI zu kämpfen: „Die größte ist dabei die technische Seite: das Datenmanagement, die Verfügbarkeit von Daten und die historisch gewachsenen, heterogenen Systemlandschaften“, weiß Christine Flath, Mitglied im Führungsteam Familienunternehmen und Mittelstand bei der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PwC in Frankfurt, aus einer PwC-Umfrage. „Dazu kommen organisatorische Themen, also Fachkräftemangel, fehlende Digitalkompetenz, fehlende KI-Kompetenz, um dann auch die richtigen Use Cases zu finden. Und das Dritte sind wirtschaftliche Themen, nämlich die Unsicherheit, ob das Geld in eine KI-Lösung richtig investiert ist“, erklärt sie. Sie empfiehlt Unternehmen, einen konkreten Businessplan für die KI-Anwendung zu entwickeln, sich gegebenenfalls auch externe Unterstützung zu suchen oder Kooperationen mit Start-ups oder KI-Zentren einzugehen wie etwa der Bildungseinrichtung Unternehmer TUM aus München.

Hübner-Geschäftsführerin Nora Oberländer will vor allem die Mitarbeiter mithilfe von KI von Routinetätigkeiten entlasten und mehr Raum für wertschöpfende Aufgaben schaffen. „Nicht die KI wird Jobs wegnehmen, sondern jemand, der KI gut nutzen kann“, sagt die Urenkelin des Firmengründers. Daher investiert das Unternehmen in Trainings und Kompetenzen. Nach der Entwicklung einer KI-Strategie wurden Use Cases gesammelt und nach Potenzial, Machbarkeit und Return on Investment (ROI) priorisiert. Erfolgsfaktoren waren, früh ins Handeln zu kommen, KI in der Unternehmenskultur zu verankern und Mitarbeiter wie auch Führungskräfte zu schulen. Ihr Rat: „Nicht in der Theorie verharren, sondern pragmatisch starten, Leuchtturmprojekte umsetzen und Mitarbeitende früh einbinden. Denn 80 Prozent des Erfolgs hängen von organisatorischen und menschlichen Faktoren ab.“ Vor allem der Austausch mit Partnern und Netzwerken hilft enorm, weil man voneinander lernen und auf bestehende Lösungen zurückgreifen kann. „Mut haben! KI wird unsere Arbeit in allen Bereichen verändern, und wer jetzt beginnt, verschafft sich einen klaren Vorsprung“, empfiehlt sie anderen Mittelständlern.

Den gleichen Rat gibt Jakob Frisch, KI-Verantwortlicher und Jurist der Memo AG im unterfränkischen Greußenheim: „Wir nutzen KI zur Effizienzsteigerung und Ressourcenschonung, nicht zum Stellenabbau.“ Als mittelständisches Unternehmen müsse Memo Personal gezielt einsetzen und Routineprozesse automatisieren. Beim Einstieg in KI für den E-Commerce war allerdings die Tool-Auswahl schwierig. Daher holte sich Memo Unterstützung und nahm am KI-Transfer-Plus-Programm teil, einem Programm des Freistaates, gefördert vom bayerischen Digitalministerium. Dort wurden technische Fragen ebenso behandelt wie Change-Management-Prozesse, die Suche nach passenden Use Cases und auch das Thema Datenqualität. Ziel war die Umsetzung eines konkreten Projekts. 
 

Routineaufgaben schneller erledigen

Das ist bei Memo gelungen. Dort liest fortan eine KI Lieferantendaten automatisch aus und erstellt Produkttexte für den Onlineshop. Die neue Lösung ist seit Sommer im Einsatz, wird weiter optimiert und auf neue Bereiche ausgeweitet. Mit der automatisierten Texterstellung haben Mitarbeiter nun die Möglichkeit, sich anderen Themen zuzuwenden. „Personalabbau ist daher mit dem Einsatz von KI nicht verbunden, Kostenreduzierung durch schnellere Erledigung von Routinearbeiten aber durchaus“, betont Frisch. 

Für Max Kettner von Mittelstand-Digital wird auf diesem Weg ein Schuh draus. Nach einem pragmatischen Einstieg mit klar definiertem Ziel über Prozessanalysen und Pilotprojekte steht am Ende dieser Erfolg: Die KI übernimmt wiederkehrende oder datenintensive Tätigkeiten, während Menschen sich strategischen oder kreativeren Aufgaben widmen. Zum Wohle aller Beteiligten.