6 Tipps für ein besseres Forderungsmanagement
Sie möchten Zahlungsausfälle verhindern und offene Forderungen schnell eintreiben? Erfahren Sie mithilfe unserer 6 Tipps, wie Sie Ihr Forderungsmanagement effektiver gestalten können.
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Zuverlässigkeit, Höhe & Berechnung
Mahngebührenim Überblick
Wer etwas kauft oder eine Dienstleistung in Anspruch nimmt, muss dafür auch zahlen. Wird die Rechnung nicht fristgerecht beglichen, können Mahngebühren und weitere Kosten anfallen.
6 Min. Lesezeit
Was sind Mahngebühren?
Mahngebühren sind zusätzliche Kosten, die ein Gläubiger verlangen kann, wenn eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt wird und deshalb eine oder mehrere Mahnungen verschickt werden. Die Gebühren sollen den Mehraufwand abgedecken, der durch den Zahlungsverzug beim Gläubiger entsteht.1 Dabei gilt, dass Mahnkosten in angemessener Höhe angesetzt werden und den tatsächlichen Ausgaben (z. B. für Druck und Versand) entsprechen müssen. Der eigentliche Arbeitsaufwand darf dabei nicht in Rechnung gestellt werden, da dieser unter allgemeine Betriebskosten fällt. Sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen können zur Zahlung von Mahngebühren aufgefordert werden.
Wichtig: Mahngebühren sind von den sogenannten Verzugszinsen zu unterscheiden. Diese können zusätzlich prozentual auf den Rechnungsbetrag erhoben werden und sollen den finanziellen Nachteil ausgleichen, der durch die verspätete Zahlung entsteht.
Wann dürfen Mahngebühren erhoben werden?
Mahngebühren können grundsätzlich dann erhoben werden, wenn eine Rechnung trotz Fälligkeit nicht bezahlt wird und hierdurch für den Gläubiger zusätzlicher Aufwand durch das Mahnverfahren entsteht. Im Gesetz regelt die Kombination aus § 280 Abs. 1 und 21 sowie § 286 des BGB2 den Anspruch auf Schadensersatz wegen Verzögerung (Schuldnerverzug). Bei Privatkunden ist es üblich, zunächst eine Zahlungserinnerung zu versenden und erst bei der darauffolgenden Mahnung Gebühren zu erheben.
Welche Mahngebühren sind zulässig?
Zulässig sind nur solche Kosten, die durch die Mahnung tatsächlich entstehen.3 Das sind zum Beispiel:
- Kosten für Papier und Briefumschlag
- Kosten für den Druck
- Portokosten
Welche Kosten dürfen nicht berechnet werden?
Unzulässig sind Gebühren, die über den reinen Kostenaufwand beim Gläubiger hinausgehen. Das sind zum Beispiel:
- interne Personal- und Verwaltungskosten
- pauschale Gebühren, die einer Strafe ähneln
- Kosten für die erste Mahnung, wenn sie erst den Zahlungsverzug begründet
Gibt es eine gesetzliche Obergrenze?
Eine allgemeine gesetzliche Obergrenze für Mahngebühren gibt es nicht. Entscheidend ist, dass sie nur in angemessener Höhe erhoben werden und dem tatsächlichen Aufwand entsprechen. Ob Mahngebühren im Einzelfall zulässig sind, hängt von den rechtlichen Rahmenbedingungen und den konkreten Umständen ab. Voraussetzung ist immer, dass sich der Kunde bereits im Zahlungsverzug befindet.
Unzulässige Mahngebühren erkennen
Unzulässige Mahngebühren liegen häufig dann vor, wenn…
- Gebühren erhoben werden, obwohl noch kein Zahlungsverzug eingetreten ist.
- der Betrag auffällig hoch ist.
- kein nachvollziehbarer Zusammenhang zum tatsächlichen Aufwand besteht.
- die Mahngebühren eher einer Strafe gleichkommen.
- Positionen berechnet werden, die nicht zum üblichen Mahnaufwand gehören (z. B. Personalkosten).
Ab wann gerät ein Schuldner in Verzug?
Der Zahlungsverzug ist im deutschen Recht in § 286 BGB geregelt. Dieser besagt, dass ein Schuldner in Verzug gerät, sobald die vereinbarte Zahlungsfrist überschritten ist.2 Der Gläubiger darf in diesem Fall Verzugszinsen in Rechnung stellen und Mahngebühren erheben.
Verzug mit und ohne Mahnung
Der automatische Verzug – ohne dass es einer Mahnung bedarf – tritt ein, wenn die Rechnung eine Zahlung zu einem bestimmten Termin (z. B. 01. Juli 2026) oder einer gesetzten Frist (z. B. 14 Tage nach erbrachter Leistung) vorsieht. Das gilt ebenfalls für Fälle, bei denen der Zahlungstermin gesetzlich geregelt ist – z.B. im Mietrecht. Dieses sieht vor, dass Mieten spätestens am dritten Werktag eines Monats fällig sind.4 Danach geraten Mieter auch ohne eine explizite Mahnung in Verzug.
Wenn kein konkretes Zahlungsziel angegeben ist, setzt eine Mahnung den Schuldner in Verzug.
Was ist die 30-Tage-Regel?
Die 30-Tage-Regel besagt, dass ein Geschäftskunde 30 Tage nach Rechnungseingang automatisch, in den Zahlungsverzug gerät.7 Das eigentliche Rechnungsdatum ist dabei nicht ausschlaggebend.
Gegenüber Verbrauchern greift die Regel nur, wenn in der Rechnung oder Zahlungsaufforderung ausdrücklich darauf hingewiesen wird. Beispielsweise durch den Zusatz „Wenn Sie nicht innerhalb von 30 Tagen bezahlen, geraten Sie automatisch in Zahlungsverzug.“. Andernfalls bedarf es einer Mahnung, um den Verzug geltend zu machen.
Achtung: Wenn auf der Rechnung ein kürzeres Zahlungsziel angegeben ist (z. B. 14 Tage), gerät der Schuldner bereits nach Ablauf dieser Frist in den Zahlungsverzug.
Zahlungsmoral in Deutschland bleibt unverändert
Der durchschnittliche Zahlungsverzug in Deutschland lag im ersten Quartal 2026 bei 7,7 Tagen und damit exakt auf dem Niveau des Vorjahreszeitraums. „Die Zahlungsmoral der Unternehmen bleibt stabil – das ist in einem wirtschaftlich schwierigen Umfeld zunächst ein robustes Signal“, sagt Patrik-Ludwig Hantzsch, Leiter der Wirtschaftsforschung bei Creditreform.
Zwischen den einzelnen Wirtschaftssektoren zeigen sich jedoch teils deutliche Unterschiede. Den höchsten Zahlungsverzug verzeichnet weiterhin das Baugewerbe: Hier stieg der Wert von 13,5 auf 15 Tage. Ebenfalls über dem Durchschnitt lagen die persönlichen Dienstleister mit 10,2 Tagen sowie der Sektor Verkehr/Logistik mit 8,4 Tagen. Einzelhandel, Großhandel und Chemie erzielten vergleichsweise gute Werte.
Zum Creditreform Zahlungsindikator
Wie hoch dürfen Mahngebühren sein?
Eine gesetzlich festgelegte Höhe für Mahngebühren gibt es nicht. Jedoch dürfen sie grundsätzlich nur in angemessener Höhe verlangt werden und sollen dem tatsächlichen Aufwand entsprechen. Dieser beschränkt sich in der Regel auf die Kosten für den Versand der Mahnung.
- Bei B2B-Geschäften gibt es noch eine besondere Regelung: Sie können bei Zahlungsverzug grundsätzlich eine Mahnpauschale in Höhe von 40 Euro erheben.2 Diese wird fällig, sobald sich der Kunde im Zahlungsverzug befindet und bedarf keiner gesonderten Mahnung. Beim Geschäft mit Verbrauchern hingegen ist diese Pauschale unzulässig.
Wie werden Mahngebühren berechnet?
Eine Faustformel für die Berechnung von Mahngebühren gibt es nicht. Es dürfen jedoch nur die Kosten in Rechnung gestellt werden, die durch die Mahnung selbst (z. B. in Form von Briefpapier und Portokosten) entstanden sind und dem tatsächlichen Schaden entsprechen.5 Allgemeine Verwaltungskosten (z. B. Zeitaufwand des Personals) gehören nicht dazu. Setzen Sie die Mahngebühren zu hoch an, können Gerichte sie im Klagefall als unzulässig ansehen.
Beispiel zur Berechnung von Mahngebühren
0,05 € Papier
0,10 € Druck/Toner
0,02 € Briefumschlag
0,95 € Porto für einen Standardbrief
-----------------------------------------------------------
1,12 € Mahngebühren
Sind mehrere Mahngebühren zulässig?
Die Berechnung für die erste, zweite und dritte Mahnung erfolgt gewöhnlich nach einem gestaffelten System. Das heißt konkret, dass mit jeder weiteren Mahnung auch höhere Gebühren in Rechnung gestellt werden.
Erste Mahnung
Bei Privatkunden dient die erste Mahnung eher als Zahlungserinnerung. Für diese fallen in der Regel keine oder nur geringe Gebühren für die Erstellung und den Versand an. Bei gewerblichen Kunden besteht jedoch die Möglichkeit, bereits mit der ersten Mahnung eine allgemeine Verzugspauschale in Höhe von 40 Euro in Rechnung zu stellen.
Zweite und dritte Mahnung
Bei der zweiten Mahnung werden Gebühren für die Erstellung und den Versand der Mahnung erhoben. Die Kosten steigen dann von Mahnung zu Mahnung für den zusätzlichen Aufwand und die anhaltende Zahlungsverzögerung.
Mahnschreiben richtig verfassen: Vorlage downloaden
Die folgenden Mahnschreiben Muster können Sie als Anregung oder Vorlage verwenden, indem Sie nur die variablen Angaben und Daten austauschen oder eigene Formulierungen ergänzen.
- Erste Mahnung / Zahlungserinnerung
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Optimieren Sie Ihr Mahnwesen mit Creditreform
Zahlt ein Kunde nicht, geraten Sie möglicherweise selbst in finanzielle Schwierigkeiten. Ein gutes und professionelles Mahnwesen ist daher unerlässlich. Zahlungseingänge müssen konsequent überwacht und bei Bedarf angemahnt werden. Für viele Unternehmer eine lästige Pflicht. Wir unterstützen Sie daher gerne mit einem voll automatisierten Prozess – von der Rechnungserstellung bis zum Inkasso.
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FAQ zu Mahngebühren
Häufig gestellte Fragen und Antworten zum Thema
- 1. Dürfen für die erste Mahnung Mahngebühren verlangt werden?
- 2. Wie hoch dürfen Mahngebühren maximal sein?
- 3. Muss ich Mahngebühren zahlen, wenn ich keine Rechnung erhalten habe?
- 4. Muss ich Mahngebühren zahlen, wenn ich keine Mahnung erhalten habe?
- 5. Können Mahngebühren mehrfach berechnet werden?
- 6. Was ist der Unterschied zwischen Mahngebühren und Inkassokosten?
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