Whistleblower Richtlinie: Was Sie wissen müssen

Mit dem neuen Hinweisgeberschutzgesetz werden die Rechte von Personen gestärkt, die Missstände in Unternehmen melden. Was das für Unternehmer bedeutet und worauf sie achten müssen.

Was sind EU-Whistleblower Richtlinie und Hinweisgeberschutzgesetz?

Die Whistleblower Richtlinie (2019/1937) der Europäischen Union trat Ende 2019 in Kraft. Die EU-Mitgliedsländer mussten sie bis zum 17. Dezember 2021 in nationales Recht umsetzen. Deutschland hat den Termin allerdings nicht eingehalten. Deswegen hat die EU-Kommission gegen Deutschland und 17 weitere Länder ein Vertragsverletzungsverfahren eingeleitet.

Die Bundesregierung hat am 27. Juli 2022 schließlich einen Entwurf des Hinweisgeberschutzgesetztes verabschiedet, der seit September 2022 im Gesetzgebungsverfahren ist, um die EU Richtlinie in nationales Recht zu überführen.

Wie der Name Hinweisgeberschutzgesetz schon sagt, soll es Personen schützen, die Verstöße gegen Gesetze oder Compliance-Regeln in Unternehmen und anderen Institutionen melden. Das können beispielsweise Korruption, Menschenrechtsverletzungen, Umweltsünden Missbrauch von Daten oder sonstige Regelwidrigkeiten oder Fehltritte von Mitarbeitern oder Management sein. In Deutschland existierte bislang keine umfassende rechtliche Regelung für den Umgang mit den sogenannten Whistleblowern. Dabei hat sich in der Vergangenheit immer wieder gezeigt, dass sie einen wichtigen Beitrag leisten können, um Missstände aufzudecken und zu ahnden.

Für wen gilt das Gesetz zum Hinweisgeberschutz?

Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern müssen nach Inkrafttreten des Gesetzes ein Hinweisgebersystem installieren. Firmen, die 50 bis 249 Menschen beschäftigen, haben noch etwas mehr Zeit. Für sie ist das Hinweisgeberschutzgesetz ab dem 17. Dezember 2023 verpflichtend. Auch Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern, Landesrundfunkanstalten, öffentlich-rechtliche Stiftungen und Religionsgemeinschaften müssen es einhalten.

Was kommt mit dem Gesetz zum Hinweisgeberschutz auf Unternehmen zu?

Wichtigste Aufgabe ist die Einrichtung eines Hinweisgebersystems und einer internen Meldestelle, an die sich Whistleblower anonym und vertraulich wenden können. Unternehmen, die das nicht intern stemmen können, dürfen auch Dritte damit beauftragen, etwa Anwaltskanzleien oder Spezialisten wie Creditreform Compliance Services (CCS). Konzerne können eine unabhängige und vertrauliche Meldestelle einrichten, die für mehrere selbstständige Tochterunternehmen tätig werden kann. Die Verantwortung, einen Verstoß zu verfolgen, liegt aber beim jeweiligen Tochterunternehmen.

Die größte Herausforderung dabei ist, dass Firmen sicherstellen müssen, dass eine Meldung nur damit beauftragte Personen erreicht – und diese ihrerseits keinen Interessenkonflikt haben. Das wichtigste ist, die Anonymität der hinweisgebenden Person zu wahren. Ihre Identität darf grundsätzlich nur der mit der Meldestelle beauftragen Person bekannt sein. Nur in Ausnahmefällen, zum Beispiel bei einem Strafverfahren durch Strafverfolgungsbehörden, dürfen Unternehmen den Namen weitergeben. Grundsätzlich muss das Hinweisgebersystem also so aufgebaut sein, dass keine unberechtigten Personen Zugriff auf die Identität des Hinweisgebers oder den Hinweis selbst hat.

Hinweisgebersystem im Podcast

Mehr erfahren: Wie Unternehmen die Richtlinie zum Hinweisgeberschutz umsetzen und wie Creditreform sie dabei unterstützen kann, erklärt Silvia Rohe, Managing Director Creditreform Compliance Services im Podcast zum Thema Compliance.

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Wie können Hinweisgeber Vorfälle melden?

Das Gesetz sieht mehrere Wege vor, wie Hinweisgeber Meldungen abgeben können. Was Sie dabei beachten müssen:

  • Telefonische Meldung

    Da eine Meldung rund um die Uhr möglich sein soll, muss die Hotline jederzeit besetzt sein.

  • Persönliche Meldung

    Wünscht der Hinweisgeber ein persönliches Treffen mit einem Ansprechpartner, muss das möglich sein.

  • IT-gestützte Meldung

    Der Hinweisgeber kann die Meldung vertraulich abgeben. Sofern die IP-Adresse des Hinweisgebers nicht gespeichert wird, ist die Identifizierung nicht möglich.

Whistleblower Richtlinie: Wie müssen Firmen mit Hinweisen umgehen?

Das Hinweisgeberschutzgesetz macht außerdem sehr genaue Vorgaben, wie Unternehmen mit einer Meldung umgehen müssen:

  • Das Unternehmen bestätigt den Eingang spätestens nach sieben Tagen.
  • Es folgt eine Prüfung, ob der gemeldete Verstoß zum Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt.
  • Die Meldestelle hält Kontakt zum Hinweisgeber, zum Beispiel um weitere Informationen anzufragen.
  • Die Meldestelle gibt dem Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung eine Rückmeldung.
  • Die Hinweise sind unter Wahrung des Vertraulichkeitsgebots zu dokumentieren und nach zwei Jahren nach Ablauf des Verfahrens zu löschen.

Hinweisgebersystem: Wie können Unternehmen die Vorgaben in die Praxis umsetzen?

Der Gesetzgeber geht bei einem Unternehmen mit 1.000 Mitarbeiter, davon aus, dass es durchschnittlich vier Hinweise pro Jahr erhält. Bei kleineren Betrieben sind es entsprechend weniger. Dem gegenüber stehen die Kosten, die sie für eine interne Lösung und den Aufbau eines funktionierenden Hinweisgebersystems investieren müssten.

Um hier die Verhältnismäßigkeit zu wahren, kommt für viele Unternehmen eine externe Lösung infrage. Dabei stellt ein Dienstleister ein Hinweisgebersystem samt Meldestelle, das alle Vorgaben des Gesetzes erfüllt. Eine solche Lösung bietet Creditreform Compliance Services mit der digitalen Plattform CrefoWhistle an. Auf ihr werden Hinweisgeber durch einen voreingestellten Dialog geführt, der sie bei der strukturierten Schilderung des Vorfalls oder Sachverhalts unterstützt. Zudem können sie wählen, ob sie die Meldung komplett anonym oder nur vertraulich abgeben möchten.

CrefoWhistle: So funktioniert ein digitales Hinweisgebersystem

In beiden Fällen findet die weitere Kommunikation mit dem Compliance-Office der CCS über einen geschützten Kanal auf CrefoWhistle statt. Im weiteren Verlauf prüft CCS die Meldung, stellt gegebenenfalls Rückfragen an den Hinweisgeber, leitet schließlich eine interne Untersuchung ein und erstellt eine Entscheidungsvorlage für die Geschäftsführung.

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