Deutschlands wichtigstes Konjunkturprogramm

Montagmorgen, 7.30 Uhr. Andreas Bürger, Geschäftsführer der Firma BBW Lasertechnik sitzt nicht etwa über einer neuen Produktstrategie. Nein, er prüft die Ernennung eines weiteren Sicherheitsbeauftragten. Wieder einmal. Bürger führt den Familienbetrieb seit 2015 in zweiter Generation. Das Procedere mit den Sicherheitsbeauftragten kennt er gut. „Insgesamt haben wir 18 Beauftragungen für die verschiedensten Gewerke“, sagt der Firmenchef. Darunter etwa ein Beauftragter zur Bedienung von Gesenkbiegepressen, einer für Aufzugsanlagen und einer zur Prüfung von Leitern. „Wir wollen darüber sprechen, wie wir wachsen können! Aber wir sprechen zunehmend darüber, wie wir die hohe Regulierungsdichte und damit verbundene Dokumentationspflichten erfüllen können.“ Seine Schwester Kristina Bürger ist bei BBW verantwortlich für Personal und Marketing. Sie sagt: „Wir wollten eigentlich seit 2020 expandieren. Doch jahrelange Planungsverfahren haben verhindert, Bauland zu erwerben oder die Bebauung wurde gänzlich verweigert.“ 

Mit ihrer Klage über ausufernde Bürokratie sind die Bürgers nicht allein. Nach einer Erhebung der KfW vom April 2025 ist Bürokratie aus Sicht der mittelständischen Unternehmen das mit Abstand größte Risiko für die Wettbewerbsfähigkeit am Standort Deutschland. Wie sehr sie die Wirtschaft des Landes ausbremst, zeigt eine Studie des ifo-Instituts: Aufgrund von zu viel Verwaltungsaufwand entgehen Deutschland jährlich bis zu 146 Milliarden Euro an Wirtschaftsleistung. Während andere Länder ihre Bürokratie abbauten, verharre Deutschland auf dem Niveau des internationalen Durchschnitts, heißt es in der Analyse. 

Bürokratie schlägt also bei den Unternehmen milliardenschwer zu Buche. Zwar seien die Kosten für das Erfüllen von Informationspflichten der Nachrichtenagentur dpa zufolge gesunken – etwa, wenn aufgrund bundesrechtlicher Regelungen Daten über Auswirkungen auf die Umwelt übermittelt werden müssen. Hoch sind sie aber dennoch: Im Jahr 2026 wenden Unternehmen voraussichtlich 62,5 Milliarden Euro auf, um Aufgaben wie diese zu erfüllen. Im Jahr zuvor waren es 66,6 Milliarden. Insbesondere kleine Unternehmen leiden unter hohen Bürokratiekosten. Abhängig von der Unternehmensgröße machen sie laut dem Institut für Mittelstandsforschung Bonn (IfM Bonn) zwischen 1,3 und 6,3 Prozent des Umsatzes der Unternehmen aus. Wegen ihres hohen Fixkostencharakters verstärkt sich die finanzielle Belastung mit sinkender Unternehmensgröße: Beim kleinsten vom IfM Bonn untersuchten Unternehmen ist sie fünfmal so hoch wie beim größten. 
Wie sehr Bürokratie den Mittelstand ausbremst, wird nirgends klarer als bei Investitionen und damit gerade dort, wo sich die Bundesregierung mehr Engagement wünscht.  Auch hier hätten kleine und mittlere Unternehmen (KMU) das Nachsehen, sagt Annette Icks vom IfM Bonn. „Sie verfügen oft über weniger Erfahrung als Großunternehmen.“ Baugenehmigungsverfahren etwa könnten sich lange hinziehen, daher seien die Gesamtkosten schwer kalkulierbar. „Im Mittelstand fehlt häufig ein ‚Kostenpuffer‘ für diese Aufwendungen“, so die Projektleiterin. Sie kommt zu dem Schluss: „Investitionsvorhaben am Wirtschaftsstandort Deutschland haben in den vergangenen Jahren tendenziell an Attraktivität verloren.“ 

Einfache Regeln sind dringend nötig 

Was also tun? Gesetzliche Regelungen müssten einfacher und transparenter werden, so Icks – und vor allem dauerhaft erlassen. Nicht zwingend notwendige Vorgaben und Standards müssten abgeschafft werden. Um den Mittelstand nicht noch mehr zu belasten, rät sie bei künftigen Regulierungen zu dem sogenannten „Think/Act Small First"-Prinzip. Es besagt, dass geplante Vorhaben immer von kleineren Unternehmen her gedacht werden. „Gegebenenfalls können dann immer noch Spezialregelungen für Großunternehmen hinzugefügt werden.“ 
Für Andreas Bürger kommt ein weiterer Aspekt hinzu. „Als Geschäftsführer kann ich gut auf die 18 Beauftragten verzichten“, sagt der Unternehmer. „Aber ich übernehme die Verantwortung dafür, dass mein Betrieb sicher ist.“ Vertrauen also statt Kontrolle. Das ist eine Richtung, in die es aktuell gehen soll. Die Bundesregierung plant die Umkehr der Beweislast. Dieses Beweislastumkehrprinzip sieht vor, dass Berichtspflichten gegenüber staatlichen Stellen pauschal aufgehoben werden. Nur Berichte, die wirklich gebraucht werden, sollen künftig noch abgegeben werden. In Nordrhein-Westfalen wird ein entsprechendes Gesetz bereits im Landtag diskutiert und soll auf Wunsch des Ministerpräsidenten Hendrik Wüst (CDU) am 1. Januar 2027 in Kraft treten. Laut Icks würde dieses Gesetz „die Berichtspflichten der Unternehmen deutlich reduzieren“.

Einheitliche Software für die Verwaltung 

Die Bundesregierung treibt außerdem die Digitalisierung der Verwaltung voran, indem sie plant, eine einheitliche Software für die Verwaltungen auf allen Ebenen einzuführen. Die häufige statistische Doppelerfassung seitens verschiedener Behörden wurde schon vereinfacht. Ein gemeinsames digitales Betriebssystem für Bund, Länder und Kommunen folgt laut Icks dem Once-Only-Prinzip – und Doppeleingaben sind nicht länger nötig. 

Auf EU-Ebene ermöglichen die Omnibus-Verfahren, dass mehrere bestehende Gesetze in einem einzigen Reformschritt geändert werden können. Letzteres dürfte auch bei dem einen oder anderen Unternehmen angekommen sein, denn das erste Omnibus-Verfahren sorgt seit dem März dieses Jahres dafür, dass weniger Firmen als zuvor einen Nachhaltigkeitsbericht nach der EU-Richtlinie CSRD abgeben müssen. Die zur Abgabe eines Berichts verpflichteten Unternehmen wiederum müssen weniger Informationen von ihren Dienstleistern und Lieferanten einholen. 
Doch Icks mahnt zur Geduld: „Man darf jetzt nicht den Fehler machen, zu erwarten, dass sich alles innerhalb von Wochen verändert.“ Bürokratieabbau und bessere Rechtsetzung seien hochkomplexe, ganzheitliche Aufgaben, bei denen eine Vielzahl von Staats- und Verwaltungsebenen, Institutionen und Akteuren zusammenarbeiten müssten.
Bei BBW Lasertechnik hat Andreas Bürger die Dinge mittlerweile selbst in die Hand genommen. Zwar arbeitet er weiter mit 18 Sicherheitsbeauftragten. Die Expansion, die er im Jahr 2020 an seinem Standort im oberbayerischen Prutting vornehmen wollte, hat er mittlerweile in den Nachbarort verlagert. Weil die Kommune dort seinen Wachstumskurs besser unterstützt.

Bürokratie im eigenen Unternehmen reduzieren – so geht’s

Bürokratische Regeln und Vorgaben belasten nicht nur die Zusammenarbeit mit den Behörden. Auch in Unternehmen kosten sie unnötig Zeit und Geld. Mit diesen Tipps gelingt der interne Bürokratieabbau.

• Bürokratiekosten erheben. Erfassen Sie systematisch, wie viele Arbeitsstunden monatlich für Dokumentation, Berichtspflichten und interne Freigaben aufgewendet werden. Erst Transparenz macht Einsparpotenziale sichtbar.
• Einen „Bürokratie-Verantwortlichen“ benennen. Sein Job: Prozesse hinterfragen, Doppelarbeit identifizieren und Vereinfachungen vorantreiben.
• Freigabeschleifen verkürzen. Viele Entscheidungen durchlaufen unnötig viele Stationen. Prüfen Sie, welche Genehmigungsstufen tatsächlich Mehrwert schaffen und welche lediglich Zeit kosten.
• Digitalisierung einsetzen. Nicht jede Software löst Bürokratieprobleme. Digitalisieren Sie zuerst Prozesse mit hohem Wiederholungsgrad – beispielsweise Dokumentenmanagement, Rechnungsprüfung oder Vertragsverwaltung.
• Dokumentationspflichten regelmäßig auf den Prüfstand stellen. Führen Sie jährlich einen Bürokratie-Check durch und streichen Sie alles, was keinen rechtlichen oder operativen Nutzen mehr hat.
• Standards schaffen. Einheitliche Vorlagen, klare Prozesse und standardisierte Abläufe reduzieren den Verwaltungsaufwand. 
• Künstliche Intelligenz für Routineaufgaben nutzen. Wer repetitive Verwaltungsarbeit automatisiert, gewinnt wertvolle Kapazitäten zurück.