Solide Planung des Budgets – so geht‘s

Kompliziert, unverständlich und zeitraubend – so beschreiben viele Unternehmen ihren Budgetierungsprozess. Das Unternehmermagazin Creditreform hat acht wichtige Tipps und Anregungen zusammengestellt, damit die Planung des Budgets als effizientes Steuerungswerkzeug erfolgversprechend eingesetzt werden kann. 

In nahezu allen Unternehmen wiederholt sich im alljährlichen Rhythmus der Budgetierungsprozess:  für sämtliche Aufgaben und organisatorische Einheiten werden Finanzpläne mit dem Ziel erstellt, das Unternehmen bestmöglich auf die Zukunft vorzubereiten. Doch gerade kleine und mittlere Unternehmen, bei denen der Chef meist der einzige Budgetverantwortliche ist, sind häufig nicht in der Lage, wichtige von weniger wichtigen Zielen zu trennen. Damit Firmenchefs das Wesentliche im Blick behalten, schlägt Carl-Dietrich Sander, freiberuflicher Unternehmerberater und Mitglied im Verband Die KMU-Berater, die folgende Vorgehensweise vor:

1. Prioritäten setzen. Sammeln Sie Ihre mittel- und langfristigen Ziele für das kommende Jahr über einen Zeitraum von zum Beispiel 14 Tagen und entscheiden Sie, welches die wichtigsten sind.

2. Zusammenhänge analysieren. Überlegen Sie, wie sich die Realisierung der wichtigsten Ziele in Ihrer Ertragsplanung für das kommende Jahr auswirken wird, übertragen Sie Ihre Ziele in die Ertragsplanung auf Basis der Gewinn- und Verlustrechnung.

3. Annahmen definieren. Bei der Übertragung der Ziele in eine Ertragsplanung sollten Sie nicht nur die Plan-Budgetzahlen notieren, sondern auch stichwortartig die Annahmen festhalten, die jeder Zahl zugrunde liegen. Damit schaffen Sie die Voraussetzung für monatliche Plan-Ist-Vergleiche (siehe Punkt 5).

4. Maßnahmen festlegen. Legen Sie im Anschluss die Aktivitäten fest, die während des nächsten Jahres erforderlich sein werden, um die Ziele beziehungsweise die Ertragsplanung umzusetzen.

5. Abweichungen erkennen. Machen Sie monatlich einen Plan-Ist-Vergleich. Wenn Sie Ihre Ziele erreicht haben, loben Sie alle Beteiligten. Wenn es Abweichungen vom Plan gibt, analysieren Sie die Ursachen auf Basis Ihrer Annahmen. Ergreifen Sie ergänzende Maßnahmen, um Ziellücken zu schließen.

6. Mitarbeiter einbeziehen. Kommunizieren Sie sowohl beim Setzen der Ziele als auch beim Planen eng mit Ihren wichtigsten Mitarbeitern. Deren Beteiligung ist auch bei der Planung und Umsetzung der Aktivitäten wichtig.

Große Mittelständler, die üblicherweise über einen Budgetverantwortlichen verfügen, sollten nach Angaben der Münchner Unternehmensberatung Dr. Wieselhuber & Partner GmbH noch auf die folgenden Punkte achten:

7. Budgets aktiv nutzen. Viele Unternehmen sehen die Budgetierung als bürokratisches Übel an, das Ressourcen bindet und nur einen geringen Nutzwert hat. Weit gefehlt: Nutzen Sie die Informationen, die in Ihren Budgets stecken, als ein wichtiges Steuerungsund Koordinationsinstrument zur Zielerreichung.

8. Realistisch bleiben. Die verantwortlichen Controller sind häufig nicht mit den technischen Zusammenhängen und Abläufen vertraut. Deshalb: Sorgen Sie für eine ausreichende Unterstützung durch die Vertriebs- und Kostenverantwortlichen.

Text: Carmen Mausbach

© 2018 Verband der Vereine Creditreform e.V.

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