Rechnungen richtig schreiben

Rechnungen richtig schreiben

Sie möchten eine Rechnung erstellen, sind sich aber nicht sicher, welche Vorgaben und Regeln Sie dafür beachten müssen? Wie Sie eine Rechnung richtig schreiben, erfahren Sie hier.

Eine korrekte Rechnung spart Zeit und Nerven

Ein Auftrag ist erfolgreich abgewickelt, jetzt folgt die Rechnungsstellung. Einige Unternehmer nehmen diesen Teil allerdings auf die leichte Schulter: Sie laden sich eine Vorlage oder Musterrechnung aus dem Internet herunter, ohne zu überprüfen, ob alle notwendigen Angaben darin vorhanden sind. Das kann unangenehme Folgen mit sich bringen und einen größeren Aufwand bedeuten. Schließlich kann der Rechnungsempfänger die Zahlung verweigern, wenn die Rechnung nicht korrekt gestellt wurde. Ein Umstand, der Zeit kostet und zu einem späteren Geldeingang führen kann.

Außerdem ist es möglich, dass das Finanzamt die Form der Rechnung nicht anerkennt und ebenfalls Nachbesserungen am Dokument vorzunehmen sind. Um solche Probleme zu vermeiden, haben wir Ihnen alles Wissenswertes zum Thema Rechnungsstellung zuammengefasst. Wenn Sie schnell eine Vorlage benötigen, können Sie auch einfach unsere kostenlose Rechnungsvorlage herunterladen und diese als Muster verwenden.

 

Welche Pflichtbestandteile gehören auf eine Rechnung?


Die folgenden Angaben sind gesetzlich vorgeschrieben und dürfen auf keiner Rechnung fehlen:

  • der Name und die vollständige Anschrift Ihres Unternehmens
  • der Name und die vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder, falls nicht vorhanden, Ihre Steuernummer (die Nummern dienen den Finanzbehörden zur Zuordnung)
  • das Rechnungsdatum
  • eine fortlaufende Rechnungsnummer
  • Name und Menge der bereitgestellten Ware oder Dienstleistung
  • der Zeitpunkt der Lieferung bzw. der Leistungserbringung
  • das veranschlagte Entgelt (Nettobetrag)
  • die anfallende Umsatzsteuer
  • der anzuwendende Umsatzsteuersatz (aktuell 7 % oder 19 %) bzw. falls keine Umsatzsteuer anfällt, der Grund dafür (z. B. eine Kleinunternehmerregelung)
  • eventuell gewährte Rabatte, Skonti oder Boni


Für Kleinbetragsrechnungen, die eine Höhe von 250 Euro nicht übersteigen, gelten erleichterte Vorschriften:

  • der vollständige Name und die Anschrift Ihres Unternehmens
  • das Rechnungsdatum
  • Name und Menge der bereitgestellten Ware oder Dienstleistung
  • das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe (= Gesamtbetrag)
  • der anzuwendende Umsatzsteuersatz (7 oder 19 %) bzw. falls keine Umsatzsteuer anfällt, der Grund dafür (z. B. Kleinunternehmerregelung: ein Unternehmer gilt als Kleinunternehmer, wenn er jährlich eine Umsatzgrenze von 17.500 Euro nicht überschreitet.)

Gibt es Vorgaben für das Layout einer Rechnung?

Der Gesetzgeber schreibt Ihnen nicht vor, wie das Layout oder Design Ihrer Rechnung aussehen muss. Es steht Ihnen frei, Ihr Firmenlogo oder andere grafische Elemente einzufügen oder auch verschiedene Farben einzusetzen. Solange die oben genannten Pflichtangaben gemacht werden, sind Sie auf der sicheren Seite.

Was ist eine Rechnungsnummer?

Die Rechnungsnummer dient der Zuordnung von Buchungen. Wenn beispielsweise auf Ihrem Geschäftskonto eine Zahlung eingeht, können Sie anhand der angegebenen Rechnungsnummer leicht nachvollziehen, um welchen Vorgang es sich handelt. Dem Finanzamt wird so die Überprüfung Ihrer Einkommenssteuererklärung erleichtert.
 
Wichtig: Jede Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden. Außerdem müssen die Nummern fortlaufend sein, damit die Reihenfolge der Vorgänge für die Finanzbehörden offensichtlich ist. Welches Rechnungsnummer-System Sie aber konkret verwenden, bleibt Ihnen überlassen. Die Rechnungsnummer darf sowohl Buchstaben als auch Ziffern enthalten.

Nicht vergessen:

  • Sie müssen Rechnungen an Unternehmen innerhalb von sechs Monaten nach der Leistungserbringung stellen.
  • Ihre Geldansprüche sind an Verjährungsfristen gebunden. In der Regel verjähren Forderungen nach drei Jahren.

Wie verhält es sich mit der Umsatzsteuer auf Rechnungen?

Grundsätzlich müssen Sie auf Ihrer Rechnung den anzuwendenden Steuersatz ausweisen (aktuell 7 oder 19 %). Unterliegt Ihre Rechnung einer Steuerbefreiung, muss der entsprechende Grund angegeben werden. Dabei reicht eine umgangssprachliche Formulierung wie „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer“, „innergemeinschaftliche Lieferung“ oder „steuerfreie Vermietung“ aus. Die entsprechende gesetzliche Vorschrift muss nicht zitiert werden.

Sollte ein Zahlungsziel genannt werden?

Ein Zahlungsziel ist keine Pflichtangabe beim Erstellen einer Rechnung. Für Sie als Unternehmer ist ein entsprechender Zusatz aber von Vorteil, um einen zügigen Ausgleich der Rechnung sicherzustellen. Dabei dürfen Sie die Frist frei wählen. Üblich sind in Deutschland 14 bzw. 30 Tage Zahlungsziel. Am besten rechnen Sie das Zahlungsziel selber aus und nennen das konkrete Datum auf der Rechnung, damit ist der Zahlungstermin für Ihren Kunden konkreter. Hält der Leistungsempfänger sich trotzdem nicht daran, können Sie ihm eine Mahnung zu senden und ggf. auch Verzugszinsen berechnen.

Muss eine Rechnung unterschrieben werden?

In aller Regel ist eine Rechnung auch ohne Unterschrift gültig. Spezielle Ausnahmen existieren zwar für Rechtsanwälte und Steuerberater, reguläre Unternehmer sind davon aber nicht betroffen. Das heißt, Sie können Ihre Rechnung unbesorgt digital erstellen und ohne eine (echte) Unterschrift versenden.

Wie lange müssen Sie eine Rechnung aufbewahren?

Als Unternehmer sind Sie gesetzlich verpflichtet alle Rechnungen für zehn Jahre aufzubewahren. Das gilt sowohl für von Ihnen gestellte Rechnungen als auch für Rechnungen, die Sie erhalten haben. Die entsprechenden Dokumente können auch in digitaler Form aufbewahrt werden, allerdings müssen sie dann den „Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme” genügen. Ganz auf Nummer sicher gehen Sie, wenn Sie sowohl die digitalen als auch die analogen Rechnungen aufheben.

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