Bye-bye, Bürokratie
Buchhaltungsprogramme gibt es viele – mit „Mika“ aber eins, das KI nutzt und sich speziell auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen fokussiert. Und genau das macht den Unterschied.
Das Problem
Weniger Bürokratie, mehr Fokus auf das Kerngeschäft – wer wünscht sich das nicht? Stark ausgeprägt dürfte dieser Wunsch vor allem bei einer Gruppe von Firmen sein. „Auffallend ist, dass besonders kleine Unternehmen in der Größe zwischen zehn und 50 Mitarbeitern sehr unter der Bürokratie ächzen“, heißt es bei der Stiftung Familienunternehmen und Politik. Zwei Drittel der Unternehmen in dieser Größenordnung nennen Bürokratie als Hauptproblem. Bei größeren Unternehmen sagt immerhin noch jedes Zweite, dies sei die größte Herausforderung.
Die Lösung
Für kleine Firmen bietet das Berliner Startup Mika nun eine Lösung. Das GenAI-Unternehmen entwickelt sogenannte KI-Agenten, die Buchhaltung, Steuererklärungen und finanzielle Beratung übernehmen. „Wir nutzen Künstliche Intelligenz dafür, viele Aufgaben zu erledigen, die bisher oft nur Menschen machen konnten“, sagt Gründerin Agnieszka Walorska und erklärt den Einsatz am Beispiel der Rechnungsprüfung: „Zu unseren Kunden gehören viele junge Unternehmen. Und da werden Rechnungen manchmal auf den Namen des Gründers ausgestellt. Diese wissen oft gar nicht, dass sie die Rechnung dann nicht immer steuerlich geltend machen können.“ Mika erkenne einen solchen Fehler. Auch prüfen die KI-Agenten, ob die Umsatzsteuer richtig berechnet wurde. Enthält die Rechnung Fehler, erscheinen diese als Aufgaben auf einem Dashboard mit Informationen darüber, was zur Abhilfe getan werden muss – im Falle des fehlerhaften Rechnungsempfängers wäre das also die Aufgabe, eine neue Rechnung mit dem Namen der Firma statt dem des Gründers anzufordern. Mika kann noch mehr – etwa Rechnungen mit den entsprechenden Transaktionen verknüpfen sowie Umsatzsteuervoranmeldungen weitestgehend eigenständig erstellen. Trotz aller Automatisierung: Für die ersten Schritte mit Mika kommt das Team des Startups zum Einsatz: „Das Onboarding funktioniert, indem man eine Viertelstunde mit uns spricht, dann erfolgt die Freischaltung, dann hinterlegt man seine Zahlungsdaten.“ Danach kann es losgehen.
Was Mika kostet, hängt von der Zahl der mittels der KI-Agenten getätigten Transaktionen ab. „Geht es um die reine Buchhaltung inklusive Umsatzsteuervoranmeldung, zahlen Unternehmen 100 Euro im Monat“, sagt Walorska. „Wenn der Kunde mit Mikas Unterstützung die Bilanz und Jahressteuererklärungen erstellt, sind es 199 Euro.“
Die Anwendung
Samuel Dischinger weiß, wie Mika funktioniert. Sein Unternehmen HW Gründerkapital unterstützt Handwerksmeister bei der Unternehmensgründung, indem sein Team das Backoffice übernimmt. Ohne nach außen in Erscheinung zu treten, kümmert sich HW Gründerkapital beispielsweise um Telefonzentrale, Marketing und Angebotserstellung sowie Versicherungen und den Betrieb des Fuhrparks. Mika ist Teil seines Angebots – wer mit Dischinger arbeitet, erledigt seine Buchhaltung mit der KI-Anwendung. „Wir ersetzen für all unsere Betriebe dank Mika den Buchhalter.“ Dischinger ist zufrieden mit seiner Entscheidung für Walorska und ihr Team. Die Handhabung des Programms sei einfach. Außerdem: „Jeder Betrieb hat so seine Eigenheiten bei der Buchhaltung. Mika zeigt sich flexibel, wenn es darum geht, unternehmenseigene Anforderungen umzusetzen.“
Quelle: Magazin "Creditreform"
Text: Tanja Könemann
Bildnachweis: Getty Images
