Coaching für die digitale Zukunft

Eine Möbelmanufaktur nahe Bremen, eine Tierklinik in Telgte und ein Fahrradhändler in Kiel – auf den ersten Blick haben diese Betriebe wenig gemeinsam. Doch eine Sache eint alle drei: der rasante Wandel der Arbeitswelt und die damit verbundenen Herausforderungen. „Wir arbeiten bereits seit längerer Zeit mit digitalen Akten, elektronischer Bildgebung und Online-Rechnungen. Trotzdem drucken wir immer wieder Unterlagen aus oder arbeiten mit handschriftlichen Notizen, die wir nachträglich am Computer erfassen“, sagt Ruth Buddenborg, Geschäftsführerin der Tierklinik. Stephan Wöhlke, Geschäftsführer der Wöhlke Möbelmanufaktur, hadert mit dem Aufwand für individuelle Angebote: „Je nach Kunde dauert das ein bis zwei Tage, manchmal eine ganze Woche.“ Und Philipp Mikloweit, Geschäftsführer des Velo-Centers Kiel, klagt über ineffiziente Prozesse nach dem Umzug an einen größeren Standort.

Buddenborg, Wöhlke und Mikloweit sind drei von bundesweit mehr als 3.000 Unternehmern, die erkannt haben, dass sie externe Hilfe brauchen, um Lösungen für organisatorische Veränderungen zu entwickeln. Dafür nutzen sie das Beratungsprogramm INQA-Coaching des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales. Zielgruppe sind Unternehmen aller Branchen mit bis zu 250 Mitarbeitern, die passgenaue Antworten auf konkrete Fragen suchen. So wie Möbelbauer Wöhlke, der ein KI-Tool suchte, um seine umfangreiche Datenbank mit Angeboten und Produktbeschreibungen zu nutzen. Im INQA-Coaching fand er eine Lösung. „Wenn wir heute ein Angebot erstellen, macht die KI einen Vorschlag, den wir final anpassen. Das spart enorm viel Zeit und bringt auch noch bessere Ergebnisse.“

Gefördert werden bis zu zwölf Coaching-Tage. 80 Prozent der Kosten von höchstens 14.400 Euro übernimmt der Staat. Die teilnehmenden Unternehmen tragen somit höchstens 2.880 Euro. Finanziert wird das Programm aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds Plus (ESF Plus) und des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales. INQA-Coaching läuft seit 2023, der Förderzeitraum reicht bis 2028. Es ist Nachfolger des Ende 2022 ausgelaufenen Programms „unternehmensWert: Mensch“ (uWM), das über sieben Jahre rund 12.000 Betrieben half, fit für die Zukunft zu werden.
 

Kostenlose Erstberatung

Wie läuft INQA-Coaching ab? Am Anfang steht, wie bei allen Förderprogrammen, ein Antrag. „Das schreckt häufig ab. Doch in diesem Fall sind die bürokratischen Hürden sehr niedrig“, sagt Christine Schmitt, zertifizierter INQA-Coach im rheinland-pfälzischen Schweppenhausen nahe Bingen. Wer Unterstützung sucht, nimmt zunächst Kontakt zu einer von bundesweit mehr als 30 INQA-Beratungsstellen auf, die sich über die Internetseite (www.inqa.de) abrufen lassen. „Im Rahmen einer kostenlosen Erstberatung werden die Förderfähigkeit geklärt und der konkrete betriebliche Veränderungsbedarf mit den Förderrichtlinien abgeglichen. Sind alle Bedingungen erfüllt, stellt die Beratungsstelle einen Coaching-Scheck mit einer Laufzeit von bis zu sieben Monaten aus“, so Schmitt. Sie betont, dass das Programm zwar stark die Digitalisierung adressiere, aber auch andere Themen wie Arbeitskultur und Wissensmanagement in den Mittelpunkt stelle.

Der Scheck ermöglicht dem Unternehmen ein Coaching direkt am eigenen Standort. Am Anfang steht meist ein Auftakt-Workshop mit allen Projektbeteiligten. Dabei hole der Coach den Betrieb da ab, wo er stehe, so Schmitt. „Es gibt keine Standardschulungen und wir präsentieren auch keine fertigen Lösungen.“ Über mehrere Monate arbeiten die Teams in agilen Sprints und regelmäßigen Meetings an konkreten Veränderungsprojekten. Der Coach ist dabei nicht klassischer Berater, sondern Moderator und Impulsgeber. Die Mitarbeiter als eigentliche Experten für ihre Arbeit entwickeln und erproben neue Abläufe. Dieses Prinzip der „Hilfe zur Selbsthilfe“ stellt sicher, dass die erarbeiteten Lösungen praxistauglich sind und vom gesamten Team getragen werden.

Etwa drei bis sechs Monate nach Abschluss des Coachings werten Unternehmen und INQA-Beratungsstellen Ergebnisse und Wirkungen des Programms aus. Was ist gut gelaufen? Wo zeigen sich bereits konkrete Verbesserungen? Wo gibt es weiteren Beratungsbedarf?
 

Notwendiger Wandel

Angesichts des rasanten Wandels in der Arbeitswelt und wirtschaftlich schwieriger Zeiten überrascht es, dass INQA-Coaching nicht stärker nachgefragt wird. Finanzielle Gründe dürften angesichts der hohen Förderung keine Bremse sein – auch wenn teilnehmende Betriebe die gesamten Kosten (höchstens 14.400 Euro) zunächst vorfinanzieren müssen. Vielen Betrieben fällt es womöglich schwer, im herausfordernden Tagesgeschäft innezuhalten und alle Beschäftigten auf Veränderungen einzustimmen – und sich dann die Zeit zu nehmen, den Prozess anzustoßen. Wer zögert, dem gibt Coach Christine Schmitt zu bedenken: „Wer sich Umbrüchen verweigert, muss wissen, dass sein Unternehmen bald möglicherweise noch mehr kämpfen muss, um den Anschluss zu halten. Der beste Zeitpunkt Veränderungen anzugehen, ist jetzt.“