Sparhebel im Einkauf: Jeder Euro zählt

Tanja Könemann: Was tun, wenn der Umsatz stagniert oder sinkt? Das ist aktuell in vielen mittelständischen Unternehmen der Fall. Und die Suche nach Wegen, Kosten zu reduzieren, wird immer vehementer vorangetrieben. Wir sprechen heute darüber, wie man bei der Beschaffung sparen kann, und zwar ohne die so wichtige Lieferkettensicherheit zu gefährden.

Jingle: Gute Geschäfte. Businesswissen in 10 Minuten. Der Creditreform Podcast.

Tanja Könemann: Mein Name ist Tanja Könemann. Ich bin Chefredakteurin des Creditreform Magazins und Podcast-Host. Ich spreche heute mit Olaf Conradt über Einsparmöglichkeiten bei der Beschaffung. Hallo Herr Conradt, schön, dass Sie heute bei uns sind.

Olaf Conradt: Frau Könemann, vielen Dank für die Einladung. Ich bin Vice President bei der Supplyon AG und wir sind eine Business Unit, die eine Plattform anbietet zur Digitalisierung des gesamten Beschaffungsprozesses.

Tanja Könemann: Da kennen Sie sich ja bestens mit Digitalisierung im Mittelstand aus und können mir sicherlich auch sagen, wie die Lage da in den Unternehmen aktuell aussieht. Haben Sie das Gefühl, die Digitalisierung ist weit fortgeschritten im Mittelstand oder es gibt Nachholbedarf?

Olaf Conradt: Es gibt definitiv Nachholbedarf. Also wir arbeiten sehr eng mit dem BME zusammen. Das ist also der Bundesverband für Materialwirtschaft und Einkauf. Dieser Verband prüft jedes Jahr und prüft auch die Unternehmen; macht Umfragen, wie weit ist das Thema Digitalisierung. Und man muss sagen, also im deutschsprachigen Raum sind viele Unternehmen, haben das Thema noch gar nicht auf dem Schirm. Einige beschäftigen sich damit schon, haben aber noch keine wirkliche Idee, wie man es anfängt. Und die Dritten, und das sind eigentlich dann so schon die, mit denen wir auch Kontakt haben, sind dann die Unternehmen, die sagen, okay, wir müssen hier was tun, wir haben klare Prozesse. Aber es ist ungefähr so, man kann es wirklich dritteln in der Form.

Tanja Könemann: Warum ist das wichtig, wenn es um Einsparpotenziale bei der Beschaffung geht?

Olaf Conradt: Ja, weil viele Unternehmen sehen Einkauf als eine Aktivität. Das Thema Beschaffung ist ein Prozess und dieser Prozess muss sich in die Wertschöpfung eben auch des Unternehmens einfügen. Das Wichtigste dabei ist wirklich auch das gesamte Thema, wie bekomme ich meine Lieferanten, wie entwickle ich meine Lieferanten, wie entwickle ich mich auch mit denen. Und das ist aus meiner Sicht ein wichtiger Punkt, den die Unternehmen vielleicht noch ein bisschen vernachlässigen. Und da kommen wir dann entsprechend auch mit auf den Plan und helfen, den Unternehmen diesen Prozess und auch diese Entwicklung zu verbessern.

Tanja Könemann: Wie hoch schätzen Sie denn das Einsparpotenzial bei Unternehmen in der Beschaffung ein beim Einkauf?

Olaf Conradt: Ich glaube, das ist sehr unterschiedlich, weil es hängt natürlich auch ein bisschen von den Branchen ab. Wir gehen immer davon aus, dass Potenziale gehoben werden können von bis zu 25 Prozent.

Tanja Könemann: Welche Möglichkeiten gibt es denn für Unternehmen beim Einkauf zu sparen?

Olaf Conradt: Ja, es sind, ich sage mal, zwei Dinge: Also wir reden ja einmal von den Prozesskosten − was also wirklich den Beschaffungsprozess betrifft − aber natürlich eben auch die klassischen Kostensenkungen im Bereich des Einkaufs, also bei den Sachgütern oder Dienstleistungen und so weiter. Und ein wichtiger Schritt, um dort hinzukommen, ist, wie ich vorhin schon sagte, das Ganze als Prozess zu sehen, nämlich zum einen aus einem Bedarf wirklich einen Prozess zu starten über gegebenenfalls Ausschreibungen, über Auktionen, um dort entsprechend auch für sich die Preise zu verhandeln, um dann eben auch den operativen Einkauf auch zu befähigen, immer das Beste und in dem Fall, dass bestverhandelste Gut eben auch zu beschaffen. Und dann natürlich eben auch ganz klar durch die Preisverhandlung lassen sich da entsprechend auch dann die Potenziale heben in Kosten.

Tanja Könemann: Das klingt jetzt für mich so ein bisschen, als ob ich mir jedes Mal einen anderen Lieferanten suche: Wer halt den besseren Preis hat, kommt zum Zug. Habe ich das richtig verstanden?

Olaf Conradt: Nicht jedes Mal. Also erstmal müssen die Bedarfe identifiziert werden. Also worum geht es denn? Und dann schaut man natürlich schon ganz klar nach gewissen Kriterien − Lieferzeit, Flexibilität. Dann gibt es sicherlich auch noch Kriterien über Qualität und so weiter. Natürlich am Ende des Tages ist der Preis auch entscheidend, aber das machen die Unternehmen im Schnitt einmal im Jahr und da wird nicht jedes Mal ein neuer Lieferant gesucht und versucht dann irgendwie die Preise zu drücken, sondern hier geht es ja auch, was ich vorhin sagte, man entwickelt sich gemeinsam.

Tanja Könemann: Wie können Sie denn als Plattformbetreiber da helfen?

Olaf Conradt: Nun ja, zum einen, das Unternehmen oder der Business-Bereich existiert seit 25 Jahren. Also wir haben entsprechend auch Erfahrungen. Wenn wir mit den Kunden oder mit potenziellen Kunden zusammenkommen, geben wir natürlich auch gewisse Best-Practices preis, wo man sagen kann: Also wie machen das andere? Was kann man vielleicht in ihrem Bereich adaptieren? Das Tool als solches ist dann mehr oder weniger das Mittel zum Zweck und vereinfacht einfach nur den Prozess als solches, weil er ihn transparent abbilden kann.

Tanja Könemann: Und wie kann ich mir das jetzt konkret vorstellen? Haben Sie mal ein Beispiel, wo so ein Prozess so transparent wird, dass es mir als Mitarbeiter in der Beschaffung dann auch was bringt oder als Entscheider?

Olaf Conradt: Ja, das beginnt von der Bedarfsanforderung. Die wird dann an den strategischen Einkauf geleitet. Dann wird entschieden: Habe ich dieses Gut schon bei mir im Lager oder ist es schon vorhanden? Wenn ja, alles klar. Wenn nein, dann wird natürlich gesagt: Okay, welche Kriterien müssen wir ansetzen? Dann wird entsprechend eine Ausschreibung gemacht. Es werden Lieferanten eingeladen oder sie können sich bewerben. Das ist völlig egal. Dann wird der Preis verhandelt und dann geht sozusagen die Ware, um die es dabei geht oder die Dienstleistung, dann entsprechend entweder in einen Katalog oder eben entsprechend dann an den operativen Einkauf. Und sobald eben dieses Gut gesucht wird oder die Dienstleistung, ist das automatisch in seinem Vorrat schon vorhanden und er kann es nutzen. Der Einkäufer braucht dann nur noch die eigentliche Auslöse des Bestellprozesses zu machen und prüft das Ganze, bis es dann auch im Unternehmen angekommen ist.

Tanja Könemann: Kommt das für alle Waren und Dienstleistungen in Frage oder lohnt sich das nur für bestimmte?

Olaf Conradt: Ja, sicherlich hängt es ein bisschen davon ab, wie hoch das Einkaufsvolumen ist und wie hoch der Materialbedarf ist. Wir fokussieren uns auf den Mittelstand mit einem entsprechenden Einkaufsvolumen, aber prinzipiell lässt sich das für so ziemlich jede Ware oder Warengruppe oder Dienstleistung eben abbilden.

Tanja Könemann: Also Kosten sparen durch Effizienzgewinn im Prinzip.

Olaf Conradt: Korrekt.

Tanja Könemann: Zur Rolle des Lieferanten. In der momentanen geopolitischen Lage sind Lieferantenbeziehungen ja wahrscheinlich zunehmend ein sehr, sehr wichtiges Gut, wenn es um das Thema Lieferkettenstabilität und so weiter geht. Welche Einsparpotenziale lassen sich denn überhaupt im Moment realisieren, wenn man die Frage unter dem Aspekt betrachtet?

Olaf Conradt: Das ist nicht ganz so einfach zu beantworten, muss man wirklich auch so sagen. Also die geopolitische Situation ist natürlich klar. Es gibt wirklich Unsicherheiten im Markt bei den Kunden − speziell jetzt auch, wenn es darum geht, aus Übersee oder eben auch aus dem asiatischen Raum Dinge zu beziehen. Das ist natürlich eine extrem wichtige Sache − denn der Kunde, in dem Fall der strategische Einkäufer, muss natürlich immer auch schauen, inwieweit er bei seinen Lieferanten nicht nur auf einen setzt, sondern eben auf eine gewisse Anzahl von Lieferanten − die also entsprechend auch, wo man sagen kann, man kann es auch mal austauschen, wenn man einen anderen Weg gehen muss, wenn einfach die Lieferung nicht möglich ist. Ich denke, da liegt viel auch jetzt in der Verantwortung des Einkaufs, um diese Lieferkette oder um die Wertschöpfung des Unternehmens zu gewährleisten, die entsprechenden Lieferketten wirklich nochmal neu zu bewerten. Und ich muss gewisse Szenarien auch schon im Vorfeld durchdenken. Es kann ja auch andere Gesichtspunkte geben: Es kann auch mal eine Insolvenz irgendwo sein oder das Unternehmen, den Lieferanten gibt es nicht mehr aus irgendwelchen anderen Gründen. Auch da, das hängt alles damit zusammen.

Tanja Könemann: Also höre ich da so ein bisschen raus, Sicherheit und Stabilität geht dann doch vor Preis.

Olaf Conradt: Im Endeffekt schon irgendwo. Weil natürlich ist der Preis nicht unerheblich. Aber wenn man es gut macht, kann man sicherlich auch mehrere Lieferanten zu ähnlichen Konditionen gewinnen. Und es geht ja nicht immer darum, dass man den anderen immer nur als Backup benutzt und nie bestellt, sondern da geht es einfach um die Ausgewogenheit zu sagen: Okay, ich gebe beiden immer eine Chance. Aber wenn eben mal eine Situation eintritt, bekommt der eine eben halt diesmal etwas mehr an Bestellungen und der andere eben nicht. Das ist im Endeffekt dann irgendwo auch so ein bisschen die Diplomatie und das Händchen des entsprechenden Einkäufers, das auch mit seinen Lieferanten auch entsprechend so offen zu kommunizieren.

Tanja Könemann: Das finde ich einen ganz wichtigen Punkt, den Sie gerade gemacht haben. Wir sind am Ende unseres Podcasts angelangt und wir haben uns hier immer vorgenommen, ein Resümee zu ziehen. Meine Bitte wäre an Sie, vielleicht mal einen Prozess aufzumachen und uns in einigen Schritten darzulegen, was denn jetzt die wichtigsten Schritte dabei sind, wenn ich versuche, das Einsparpotenzial oder die Einsparpotenziale in der Beschaffung zu heben.

Olaf Conradt: Als allererstes muss man natürlich wissen, welche Rolle oder welche Funktion der Einkauf im Unternehmen hat und an welcher Stelle er, ich sag mal, auch etabliert ist. Ein ganz wichtiger Punkt, den man natürlich auch sagen muss, ist: Was passiert, wenn bestimmte Lieferketten abreißen. So. Das ist, denke ich mal, einer der wichtigsten Punkte, die man dort hat, es zu beurteilen und dann wirklich zu sagen: Okay, wo kann ich jetzt wirklich noch, wie man so schön sagt, Savings heben und wie kann ich diesen Prozess in meinem Unternehmen einbetten. Und ich glaube, das ist das Wichtigste, dass man sich mit dem, was man tut, wirklich auseinandersetzt und neben den Prozesskosten natürlich auch die Warenkosten im Auge behält und dann sagt: Okay, wie machen es vielleicht andere? Ich hole mir mal jemand, der mir diesen Weg zeigen kann. Oder ich habe selber schon so weit so eine Expertise, dass ich sage: Ich weiß genau, wo ich reingreifen muss. Aber wichtig ist einfach mal die Koppelung aus meiner Sicht zwischen dem strategischen und dem operativen Einkauf.

Tanja Könemann: Super, vielen Dank, dass Sie heute bei uns waren, Herr Conradt. Schönen Tag noch.

Olaf Conradt: Das wünsche ich Ihnen ebenfalls, Frau Könemann. Danke.

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