Mahnwesen erklärt

Die Begriffe Mahnwesen, Inkasso und Forderungsmanagement werden häufig gleichgesetzt, beschreiben aber nicht dasselbe; sie gehen vielmehr ineinander über.

Das Mahnwesen bezieht sich in erster Linie auf den konkreten Umgang mit offenen Rechnungen und dem anschließenden Versand von Mahnschreiben, sobald Rechnungen überfällig sind. Meist übernimmt das Unternehmen – also der Gläubiger – selbst das Mahnwesen. 

Das Inkasso schließt an, wenn erste Mahnversuche erfolglos bleiben und weitere – gegebenenfalls rechtliche – Schritte eingeleitet werden. An diesem Punkt nehmen viele Gläubiger professionelle Hilfe von Inkassounternehmen in Anspruch. 

Das Forderungsmanagement ist weiter gefasst und daher als Oberbegriff zu verstehen: Es umfasst den gesamten Prozess rund um Forderungen – von der Bonitätsprüfung vor Vertragsabschluss über die Rechnungsstellung bis hin zur erfolgreichen Eintreibung offener Forderungen. 

Das Mahnwesen ist damit ein wichtiger Baustein innerhalb des Forderungsmanagements. Für Unternehmen bedeutet das: Wer Zahlungsausfälle wirksam reduzieren möchte, sollte nicht nur das Mahnwesen strukturiert angehen, sondern den gesamten Forderungsprozess im Blick behalten.

Wenn auch nach mehreren Mahnstufen keine Zahlung eingeht, müssen Unternehmen entscheiden, wie sie weiter vorgehen. Dabei haben sie verschiedene Möglichkeiten:

Rechtsanwalt beauftragen

Der Gläubiger kann einen Rechtsanwalt einschalten – insbesondere wenn der Fall bereits komplex ist, Einwendungen des Schuldners vorliegen oder eine gerichtliche Auseinandersetzung wahrscheinlich erscheint. Die Beauftragung eines Anwalts ist häufig dann sinnvoll, wenn eine rechtliche Prüfung nötig ist oder neben der Forderung weitere Streitpunkte im Raum stehen.

Gerichtliches Mahnverfahren – Mahnbescheid und Vollstreckungsbescheid

Bleiben außergerichtliche Maßnahmen erfolglos, kann ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden. Es dient dazu, Forderungen auf einem formalen Weg geltend zu machen. Das Verfahren ist vor allem dann interessant, wenn die Forderung grundsätzlich unstreitig erscheint, der Schuldner aber dennoch nicht zahlt. Im Vergleich zu einer sofortigen Klage ist das gerichtliche Mahnverfahren in vielen Fällen der pragmatischere erste Schritt.
Im gerichtlichen Mahnverfahren wird zunächst ein Mahnbescheid beantragt. Reagiert der Schuldner darauf nicht fristgerecht, kann anschließend ein Vollstreckungsbescheid erwirkt werden. Mit dem Vollstreckungsbescheid erhält der Gläubiger eine Grundlage, um die Forderung zwangsweise durchzusetzen – etwa über einen Gerichtsvollzieher oder eine Kontopfändung. Legt der Schuldner jedoch Widerspruch ein, geht das Verfahren in der Regel in ein streitiges Gerichtsverfahren über.

Inkassounternehmen einschalten

Eine häufige Option ist es, ein Inkassounternehmen zu beauftragen. Der Vorteil: Das eigene Unternehmen wird organisatorisch entlastet, und die Forderung wird professionell weiterverfolgt. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen kann dies sinnvoll sein, wenn intern keine eigenen Kapazitäten für die konsequente Nachverfolgung offener Forderungen vorhanden sind. 
Aufgrund ihrer langjährigen Erfahrung und Seriosität realisieren Inkassounternehmen Forderungen meist außergerichtlich. Zudem leiten sie das gerichtliche Mahnverfahren ein, sofern außergerichtliche Maßnahmen nicht erfolgsbringend sind. Inkassounternehmen begleiten im gerichtlichen Mahnverfahren von der Titulierung bis zur Vollstreckung und behalten die Liquidität der Schuldner im Blick – solange, bis sich die Finanzen erholen und Gläubiger ihr Geld erhalten.