Jedes Jahr vor Jahresende sollten Unternehmer offene Rechnungen prüfen, bevor sie verjähren. Welche Fristen es gibt und wie Sie Verjährung verhindern, erklärt Creditreform Experte Sebastian Schlegel.
Sebastian Schlegel: Der Gesetzgeber hat festgelegt, dass fast alles irgendwann verjährt. Was wie und wann verjährt, ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt. Darunter fallen zum Beispiel familien- und erbrechtliche Ansprüche, Schadensersatzansprüche, rechtskräftig festgestellte Ansprüche oder vollstreckbare Ansprüche aus Vergleichen, Urkunden und Insolvenzverfahren. Hier kann die Verjährungsfrist auch schon mal bis zu 30 Jahre betragen. Deutlich geringer ist die Verjährungsfrist bei Ansprüchen des täglichen Lebens, die nicht anderweitig geregelt sind. Hier gilt die sogenannte regelmäßige Verjährungsfrist. Sie beträgt 3 Jahre.
Überblick: Wichtige Fristen
Einen kurzen Überblick über die wichtigsten Verjährungsfristen sowie ein FAQ zum Thema Verjährung finden Sie hier.
Warum sollten Unternehmer diese Frist besonders im Auge behalten?
Sebastian Schlegel: Die regelmäßige Verjährungsfrist betrifft etwa Ansprüche auf Kaufpreiszahlung, Mietzahlung, Werklohn oder Zinsansprüche, um nur einige Beispiele zu nennen. Auch der Anspruch von Dienstleistern oder Handwerkern auf Zahlung ihrer Rechnung ist hier geregelt. Die dreijährige Frist beginnt nach Paragraph 199 Absatz 1 BGB mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Dabei müssen dem Gläubiger sowohl der Schuldner, als auch die Umstände, die den Anspruch begründen, bekannt gewesen sein. Ist die Verjährungsfrist abgelaufen, ist der Schuldner nach Paragraph 214 Absatz 1 des BGB berechtigt, die Leistung zu verweigern und braucht die Rechnung somit nicht mehr zu bezahlen.
Wie sieht das in der Praxis aus?
Sebastian Schlegel: Für dieses Jahr könnte das etwa so aussehen: Mit Ablauf des 31.12.2023 verjähren alle Forderungen, die im Jahr 2020 entstanden sind. Daher müssen Unternehmer vor Ablauf dieses Datums unbedingt prüfen, ob es noch offene Rechnungen aus 2020 gibt. Nehmen wir an, Grafiker Müller hat im März 2020 einen Flyer für einen Handwerker erstellt. Wegen seines vollen Auftragsbuchs hat er aber vergessen, seine Rechnung aus April 2020 weiterzuverfolgen. Dann kann ihm die Verjährungsfrist zum Verhängnis werden. Sorgt der Grafiker nicht bis zum 31.12.2023 dafür, dass der Handwerker seiner Forderung nachkommt, bleibt er schlimmstenfalls darauf sitzen.
Wie kann man eine Verjährung seiner Forderungen denn verhindern?
Sebastian Schlegel: Wer seine Forderungen eintreiben möchte, kann nach Paragraph 203 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches das Mittel der Hemmung nutzen und die Verjährungsfrist unterbrechen. Beispielsweise, indem er Klage oder einen Mahnbescheid einreicht.
Wichtig dabei: Es muss ein gerichtlicher Mahnbescheid sein. Eine einfache Mahnung – egal, ob schriftlich oder mündlich – verhindert die Verjährung nicht.
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Und wenn man nicht direkt den Rechtsweg einschlagen möchte?
Sebastian Schlegel: Wer lieber erstmal selbst mit seinem Schuldner über seinen Anspruch verhandeln möchte, kann die Verjährungsfrist ebenfalls hemmen. Sie läuft erst weiter, wenn eine Partei die Verhandlungsgespräche beendet. Aber Achtung: Ein Gläubiger sollte mit handfesten Beweisen belegen können, dass er nach einer einvernehmlichen Lösung gesucht hat – etwa, indem er eine schriftliche Erklärung vom Schuldner über die schwebenden Verhandlungen einfordert.
Mit Ablauf des 31.12.2023 verjähren alle Forderungen, die im Jahr 2020 entstanden sind. Daher müssen Unternehmer vor Ablauf dieses Datums unbedingt prüfen, ob es noch offene Rechnungen aus 2020 gibt.
Was muss man beim gerichtlichen Mahnverfahren beachten?
Sebastian Schlegel: Das gerichtliche Mahnverfahren ist vor allem dann sinnvoll, wenn die Zeit drängt. Die Gerichtskosten muss der Gläubiger als Vorschuss zahlen. Sie richten sich nach der Forderungshöhe. Beim automatisierten gerichtlichen Mahnverfahren kann er den Mahnbescheid relativ einfach online beantragen. Einen Anwalt benötigt er dazu nicht. Das zuständige Gericht stellt den Mahnbescheid an den Schuldner zu. Wenn der Schuldner dem Mahnbescheid nicht binnen 14 Tagen nach Zustellung widerspricht, kann der Gläubiger den Vollstreckungsbescheid beim Gericht beantragen. Sofern der Schuldner nicht binnen weiterer 14 Tage nach Zustellung des Vollstreckungsbescheids Einspruch erhebt, wird dieser rechtskräftig. Dann kann beispielsweise ein Gerichtsvollzieher mit der Vollstreckung der Forderung beauftragt werden. Legt der Schuldner Widerspruch oder Einspruch ein, sollte man einen Rechtsanwalt einschalten und mit der Durchführung des streitigen Verfahrens bei Gericht beauftragen.
Wie funktioniert der Klageweg?
Sebastian Schlegel: Sobald die Klage erhoben ist, wird die Verjährung ebenfalls gehemmt. Allerdings ist dieser Weg nicht ganz einfach. Wer klagen möchte, muss gut vorbereitet sein und seinen Anspruch genau begründen. Geht es um offene Forderungen von mehr als 5.000 Euro, ist ein Landgericht zuständig und man braucht zwingend einen Anwalt, da das Gesetz dies so vorschreibt.
Was, wenn der Schuldner einlenkt?
Sebastian Schlegel: Dann beginnt die Verjährungsfrist sogar von vorn. Das ist nach Paragraph 212, Absatz 1 Nummer 1 des BGB der Fall, sobald der Schuldner eine Abschlagszahlung – etwa eine Rate – tätigt, eine Zinszahlung vornimmt, eine Sicherheitsleistung stellt oder die Forderung in anderer Weise anerkennt. Stichtag hierfür ist der Tag, der auf das Anerkenntnis folgt. Trifft eine Abschlagszahlung beispielsweise montags auf dem Gläubigerkonto ein, beginnt die Verjährungsfrist am Dienstag erneut zu laufen.
Und wenn die Frist abgelaufen ist, ohne dass man seinen Anspruch durchsetzen konnte – ist das Geld dann für immer verloren?
Sebastian Schlegel: Die schlechte Nachricht: Ist eine Geldforderung offen und die Verjährungsfrist abgelaufen, kann der Schuldner die Zahlung verweigern. Die gute Nachricht: Die Verjährung bewirkt nicht, dass der Anspruch des Gläubigers erlischt. Der Schuldner muss sich also aktiv auf die Verjährung berufen – dies nennt man die sogenannte Verjährungseinrede. Tut er dies nicht, kann er die Zahlung nicht verweigern. Daher kann es auch nach Ablauf der Verjährungsfrist nicht schaden, eine Rechnung zu stellen und so die Chance wahrzunehmen, sein Geld doch noch zu erhalten.
Klagen, mahnen, fordern – was raten Sie Unternehmern, die weder Zeit noch personelle Ressourcen haben, tätig zu werden oder Angst haben, ihre Kunden zu verschrecken?
Sebastian Schlegel: Unterstützung bekommen Unternehmer von erfahrenen Experten wie uns. Mit unserer Hilfe kann ein Gläubiger nicht nur Zeit, Aufwand und zusätzliche Personal- und Anwaltskosten sparen, sondern wir sorgen dafür, dass er sein Geld schnell und sicher erhält. Unsere Schuldnerkommunikation ist dabei stets an die Situation angepasst und hat das Ziel, die Beziehung zum Kunden möglichst wenig zu belasten.
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Verjährung – so beugen Sie vor
Das Kerngeschäft ist wichtig, aber auch das Forderungsmanagement sollten Unternehmer nicht aus den Augen verlieren. So können Sie vorbeugen:
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