Ein Stück des Kuchens

Öffentliche Ausschreibungen gehören für Barbara Ramsauer zum Alltag. Gemeinsam mit Ehemann Rudolf und Sohn Andreas bilden sie die Geschäftsleitung von Elektro-Netzwerk Ramsauer in Velden an der Vils. In dem Betrieb mit 30 Mitarbeitern verantwortet sie den kaufmännischen Bereich. „Wir arbeiten ausschließlich regional für öffentliche Auftraggeber wie Städte und Gemeinden und betreuen bewusst keine Privatkunden“, sagt Ramsauer. Schon vor ungefähr 20 Jahren wurde im Betrieb die Viertagewoche eingeführt. Freitags haben alle Monteure sowie Bau- und Projektleiter frei. „Mit Privatkunden wäre das nicht umsetzbar. Da müssten wir im Zweifelsfall doch noch vor dem Wochenende zum Kunden fahren, wenn zum Beispiel der Strom ausfällt“, so Ramsauer. Bei öffentlichen Aufträgen hingegen findet sie die Planung verlässlicher: „Hier können wir unsere Arbeitszeiten deutlich besser strukturieren“, so die Unternehmens­chefin. Mit diesem Konzept ist der Elektrobetrieb über die Jahre hinweg gut gefahren. „Natürlich gibt es Phasen mit mehr oder weniger Aufträgen, aber im Großen und Ganzen sind wir sehr gut ausgelastet – trotz des zunehmenden Wettbewerbs um öffentliche Aufträge seit Beginn der Rezession“, sagt Ramsauer.

Die öffentliche Hand vergibt jährlich Aufträge in Höhe eines dreistelligen Milliardenbetrages an private Unternehmen. Auftraggeber sind dabei nicht nur öffentliche Einrichtungen, sondern können auch private Unternehmen sein, die dem Vergaberecht unterliegen – zum Beispiel bestimmte Energie- oder Verkehrsunternehmen. Laut dem Bundeswirtschafts­ministerium sollen sie für Gleichbehandlung, Nichtdiskriminierung und Transparenz sorgen, einen fairen Wettbewerb zwischen den bietenden Unternehmen ermöglichen sowie Korruption und Vetternwirtschaft verhindern. Öffentliche Auftraggeber sind per Gesetz dazu verpflichtet, mittelständische Interessen vornehmlich zu berücksichtigen.

Die öffentliche Hand als Auftraggeber? Das kommt für Unternehmen offenbar verstärkt infrage. Die Zahl der Firmen, die sich an Ausschreibungen beteiligen, sei in den vergangenen Monaten spürbar gestiegen, so Ramsauer. „Während in der Hochphase der Baukonjunktur oft nur drei Betriebe Angebote abgegeben haben, sind es heute fünf oder sechs“, erklärt die Unternehmerin. Ramsauer rechnet nicht damit, dass sich dieser Trend wesentlich ändert – auch nicht, wenn die ersten Projekte aus dem milliardenschweren Infrastrukturpaket der Bundesregierung ausgeschrieben werden. „Tendenziell dürften vor allem größere Maßnahmen gefördert werden, die wir als mittelständischer Betrieb nicht leisten können. Dennoch dürfte der Markt in Bewegung geraten – und davon profitieren wir dann zumindest indirekt“, so ihre Einschätzung.
 

Mehr Arbeit mit öffentlichen Aufträgen

Was sie jetzt schon feststellt: „Wir haben heute deutlich mehr Arbeit, unsere Angebote einzureichen, als noch vor einigen Jahren.“ Die Ausschreibungen laufen mittlerweile ausschließlich über Internetplattformen. „Das bedeutet für uns, dass wir ständig verschiedene Portale im Blick behalten müssen, um den Markt zu sondieren. Die Ausschreibungsfristen sind oft sehr knapp, meist nur etwa drei bis vier Wochen. Deshalb schauen wir wöchentlich oder zumindest alle 14 Tage nach, ob interessante Projekte für uns dabei sind“, erklärt Ramsauer. Falls ja, beginnt sie sofort mit der Bewerbung. „Teilweise werden sehr umfangreiche Unterlagen gefordert, die mit dem Angebot hochzuladen sind. Bei den meisten Ausschreibungen kontaktieren wir verschiedene Lieferanten, um die genauen Artikelbezeichnungen und aktuellen Preise zu erhalten“, so die Unternehmerin. Liegen die Antworten nicht schnell genug vor, muss sie Druck machen: „Je nachdem geraten wir dadurch unter Stress. Fehler oder Verzögerungen können wir uns nicht leisten, da wir sonst vom Verfahren ausgeschlossen werden“, sagt Ramsauer. Um es sich einfacher zu machen und um Eignungsnachweise schnell und effizient zu verwalten, ist die Firma Elektro Ramsauer beim PQ-Verein registriert – das Kürzel steht für die Präqualifikation von Bauunternehmen. Dort sind alle relevanten Nachweise wie Referenzen, ISO-Zertifikate oder aktuelle Geschäftszahlen hinterlegt. Auftraggeber können diese Unterlagen bei Bedarf direkt abrufen. „Bei Ausschreibungen verweisen wir einfach auf unsere PQ-Nummer. Die Dokumente werden dort regelmäßig aktualisiert“, so Ramsauer. Nur in Ausnahmefällen muss sie Dokumente ergänzen, die im Rahmen einer Ausschreibung gefordert, aber nicht beim PQ-Verein hinterlegt sind. Trotz aller Herausforderungen sieht Ramsauer einen klaren Vorteil bei öffentlichen Aufträgen: „Wir müssen keine Zahlungsausfälle befürchten“, sagt die Firmenchefin.
 

Verbindliches Angebot beim Standardverfahren

Zum Verständnis: Beim Standardverfahren – dem sogenannten offenen Verfahren – wird ausgeschrieben, was der Auftraggeber möchte. Der Bieter reicht innerhalb einer Frist von wenigen Wochen die geforderten Unterlagen ein und übermittelt sein verbindliches Angebot. „Wird es angenommen, gibt es in puncto Leistung und Preis nichts zu verhandeln“, sagt Christoph Rung, Fachanwalt für Verwaltungsrecht und Partner der Kanzlei Rittershaus in Mannheim. Einer Vertragsunterschrift bedarf es nicht. „Der öffentliche Auftraggeber gibt das Vertragswerk und die zu erbringende Leistung mit der Ausschreibung vor“, kommentiert Rung. Um Missverständnisse und vergeblichen Aufwand zu vermeiden, empfiehlt er Unternehmern, die unsicher sind, was gemeint ist, sich rechtlich beraten zu lassen oder bei der ausschreibenden Institution nachzufragen. „Oft nehmen Auftraggeber dies zum Anlass für Klarstellungen oder sogar Korrekturen an der Ausschreibung“, so Rung.

In einem Punkt mahnt der Rechtsexperte zur Vorsicht: „Es ist bei Vergabeverfahren meist schädlich, zusätzliche Informationen beizufügen oder nicht verlangte Unterlagen anzubieten.“ Besser sei es, im Vorfeld die ausschreibende Institution zu kontaktieren und Änderungen anzuregen, ob die Ausschreibung beispielsweise nicht dahingehend geändert werden sollte, dass Bewerber eine ISO-Zertifizierung beibringen. „So sollte man auch vorgehen, wenn der Auftraggeber eine Leistung per Hand einfordert, die Unternehmer mit einer Maschine günstiger erbringen könnten. Wird einfach die Leistung per Maschine angeboten, obwohl eine händische Leistung gefordert ist, muss das Angebot unberücksichtigt bleiben, obwohl dem Auftraggeber eine Ersparnis entgeht. Unternehmer können nicht einseitig etwas anderes anbieten als gefordert“, warnt Rung. 

Anpassungen sind in der Regel nur bei den sogenannten Verhandlungsverfahren möglich, die sich zum Beispiel bei komplexen Großbauvorhaben oder IT-Projekten etabliert haben – bei denen Bewerber sich an der Planung beteiligen. Diese dürfen die Kommunen oder das Land und der Bund nur unter bestimmten Voraussetzungen auswählen. Die Details definieren verschiedene Gesetze und unter anderem die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB). „Bei Ausschreibungen mit Verhandlungsverfahren darf man über fast alles reden“, so Rung.
 

In der Regel feste Preise

Ansonsten sind die Preise fest. „Anpassungsklauseln gibt es selten, ausgenommen im IT-Bereich. Unternehmer müssen das Risiko der Inflation bei größeren Projekten im Vorfeld über die gesamte Laufzeit berücksichtigen und einpreisen“, erklärt Thomas Kirch, Fachanwalt für Vergaberecht und Partner der Kanzlei Leinemann & Partner Rechtsanwälte in Berlin. Am Ende soll jener Bewerber den Zuschlag erhalten, der das wirtschaftlichste Angebot abgibt. „Erfahrungsgemäß wird das bei weniger komplexen Projekten häufiger mit dem preisgünstigsten gleichgesetzt“, sagt Rung.

Unternehmerin Ramsauer bestätigt diese Erfahrung: „Es kommt immer wieder vor, dass andere Bewerber mit einem günstigeren Angebot gewinnen. Damit müssen wir leben. Ärgerlich wird es in Ausnahmefällen nur, wenn Wettbewerber den Auftrag erhalten, die zwar preiswert sind, aber mangelhafte Arbeit abliefern.“