Zahlung ausstehend? Hier finden Sie rechtssichere Muster & Vorlagen für eine freundliche Zahlungserinnerung – inklusive Formulierungen & Fristen.
Eine Zahlungserinnerung ist ein Hinweis an den Kunden, dass eine offene Rechnung noch nicht bezahlt wurde. Sobald das Zahlungsziel einer Rechnung verstrichen ist, ohne dass der fällige Betrag bezahlt wurde, kann eine Zahlungserinnerung verschickt werden.
Meist sind Zahlungserinnerungen freundlich formuliert und basieren auf der Annahme, dass der Kunde die Rechnung möglicherweise einfach vergessen, übersehen oder verlegt hat – und nicht, dass er absichtlich nicht zahlen möchte. Ziel ist es, Kunden zur Zahlung zu motivieren, ohne die Kundenbeziehung zu gefährden. Oft reagieren Kunden auf freundliche Erinnerungen schneller als auf formelle Mahnungen.
Die Zahlungserinnerung hat noch keine rechtlichen Konsequenzen, auch Mahngebühren oder Verzugszinsen fallen noch nicht an. Sie ist tatsächlich − wie der Name sagt – eine bloße Erinnerung und als solche ist sie Teil eines professionellen Forderungsmanagements.
Für Unternehmen ist die Zahlungserinnerung ein wichtiges Instrument, um die Liquidität zu sichern und gleichzeitig professionell und kundenfreundlich mit säumigen Zahlern umzugehen.
Auch wenn viele Menschen die Begriffe Zahlungserinnerung und Mahnung synonym verwenden, gibt es einen wesentlichen Unterschied. Denn eine Mahnung hat eine juristische Bedeutung. Sie ist der Start für rechtliche Konsequenzen, die ein Gläubiger bei einem Zahlungsverzug durchsetzen kann. Geregelt ist das im Bürgerlichen Gesetzbuch, § 286 BGB1.
Während eine Zahlungserinnerung also ein freundlicher, unverbindlicher Hinweis ist, hat eine Mahnung rechtliche Konsequenzen. Mit einer Mahnung wird der Schuldner in Verzug gesetzt. Das bedeutet, dass ab diesem Zeitpunkt Verzugszinsen und Mahngebühren anfallen können und dass der Schuldner für weitere Verzögerungsschäden haftet. Sie ist außerdem die Voraussetzung, dass später – wenn nötig – ein Inkassobüro oder ein gerichtliches Mahnverfahren in Gang gesetzt werden kann. Die Mahnung ist daher ein notwendiger formaler Schritt im Forderungsmanagement. Der Ton ist entsprechend deutlich förmlicher und ernster als bei einer Zahlungserinnerung.
Empfehlenswert ist es, mit einer (oder mehreren) freundlichen Zahlungserinnerungen zu beginnen, bevor man zur förmlichen Mahnung übergeht. Das zeigt Verständnis für Kunden, die versehentlich die Zahlung vergessen haben und gibt ihnen die Gelegenheit, das Versäumnis nachzuholen, bevor ernstere Konsequenzen drohen. Erst wenn Zahlungserinnerungen erfolglos bleiben, sollte der Übergang zur offiziellen Mahnung erfolgen.
Innerhalb des europäischen Wirtschaftsraumes darf eine Überweisung nur noch einen Tag dauern.2 Tatsächlich brauchen Banken manchmal allerdings länger, weshalb ein guter Zeitpunkt zum Verschicken einer Zahlungserinnerung drei bis fünf Werktage nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung ist. Da sie kein rechtlich bindendes Dokument ist, gibt es keine Fristen und Formen, die eingehalten werden müssen, wohl aber Empfehlungen.
Je nachdem, wie viel Geduld ein Gläubiger aufbringen will, kann es nach einer ersten auch eine zweite Zahlungserinnerung geben, bevor die erste Mahnung verschickt wird. Auch die Form ist individuell.
Eine Zahlungsaufforderung kann per Post oder E-Mail erfolgen, aber auch eine telefonische Nachfrage kann erfolgversprechend sein.
Eine Pflicht für bestimmte Angaben gibt es zwar nicht, da eine Zahlungserinnerung kein rechtlich bindendes Dokument ist. Doch es lohnt sich, sie übersichtlich zu gestalten, damit der Kunde auf den ersten Blick erkennt, worum es geht.
| Angabe | Erklärung |
|---|---|
| Betreff | Das Wort "Zahlungserinnerung" sollte zentral vorkommen, am besten im Betreff, um die Wichtigkeit zu unterstreichen. |
| Freundliche Ansprache | Da Zahlungserinnerungen zum Kundenbeziehungsmanagement gehören, sollte die Ansprache verständnisvoll und freundlich sein. |
Zahlungsziel | Der Brief oder die Nachricht sollte an die versäumte Zahlung erinnern und dazu auch das alte Zahlungsziel nennen. |
Hinweis | Falls bereits bezahlt wurde, ist die Zahlungsaufforderung gegenstandslos, auch darauf sollte das Schreiben hinweisen. |
| Rechnungsbetrag | Wichtig ist, dass der Rechnungsbetrag enthalten ist. |
| Neues Zahlungsziel | Ein neues Zahlungsziel sollte in angemessener Zeit genannt werden, beispielsweise sieben bis 14 Tage nach Versand. |
| Bezug zur Ausgangsrechnung | Um die Zahlungserinnerung zuordnen zu können, sollte sie Daten wie die Rechnungsnummer, das Bestelldatum und die bestellte Leistung enthalten. |
| Kopie der Ausgangsrechnung | Zur besseren Nachvollziehbarkeit kann auch eine Kopie der Originalrechnung mitgeschickt werden. |
Ob formell oder persönlich, kurz oder ausführlich: Eine gut formulierte Zahlungserinnerung erhöht die Chancen auf einen schnellen Zahlungseingang. Die folgenden Beispiele bieten Orientierung für den Geschäftsalltag.
Eine freundliche Zahlungserinnerung zeigt Verständnis dafür, dass Rechnungen im geschäftigen Alltag auch mal vergessen werden können. Man geht dabei also von einem Versehen aus, nicht von böser Absicht. Daher ist sie höflich, freundlich und wertschätzend formuliert. Drohungen oder Vorwürfe haben in einer ersten Zahlungsaufforderung (noch) nichts zu suchen.
Je nachdem, wie das Kundenverhältnis ist, kann eine Zahlungsaufforderung formaler oder persönlicher gehalten sein. Auch die Unternehmenskultur hat einen Einfluss auf die Formulierung: Wird in dem Unternehmen geduzt oder gesiezt? Handelt es sich um eine Beziehung zu Endkunden oder B2B-Kunden?
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],
vielen Dank für Ihren Auftrag und das entgegengebrachte Vertrauen.
Uns ist aufgefallen, dass die Rechnung Nr. [Nummer] über [Betrag] Euro vom [Datum] noch offen ist. Im hektischen Alltag kann es leicht mal passieren, dass man eine Rechnung übersieht.
Sollten Sie die Überweisung bereits getätigt haben, wunderbar – dann ignorieren Sie diese Erinnerung bitte einfach!
Ansonsten bitten wir Sie, den Betrag bis [Datum] zu überweisen. Die Kontodaten finden Sie anbei.
Sollten Fragen zur Rechnung bestehen oder falls es Probleme gibt, melden Sie sich gerne bei uns.
Mit freundlichen Grüßen
Beispiel 2:
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],
im täglichen Trubel kann man schon mal etwas übersehen, daher der kurze Hinweis, dass folgende Rechnung noch nicht ausgeglichen wurde:
Wir bitten Sie, den offenen Betrag innerhalb der nächsten sieben Tage zu begleichen. Sollte die Zahlung bereits erfolgt sein, sehen Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos an.
Bei Rückfragen stehen wir Ihnen selbstverständlich zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Beispiel 3:
Guten Tag Frau/Herr [Name],
vielleicht haben Sie es übersehen, daher eine kurze Erinnerung an die offene Rechnung [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] Euro.
Vielen Dank für die zeitnahe Begleichung!
Freundliche Grüße
Eine Mahnung kann verschickt werden, sobald eine Rechnung fällig ist und nicht bezahlt wurde. Es gibt aber auch Situationen, in denen Kunden im Verzug sind, ohne dass eine Mahnung verschickt werden muss. Spätestens 30 Tage nach Erhalt einer Rechnung und Fälligkeit ist das der Fall bei Verbrauchern, wenn darauf bereits auf der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen wurde. Bei Unternehmen gilt diese Regel automatisch.
Im Normalfall verschicken Unternehmen eine formelle Mahnung erst nach einer oder mehreren freundlichen Zahlungserinnerungen. Die erste Zahlungserinnerung sollte sieben bis 14 Tage nach dem Fälligkeitsdatum verschickt werden, in einem freundlichen Ton, ohne Gebühren. Die zweite Zahlungserinnerung kann im Tonfall schon etwas bestimmter sein und nach weiteren sieben bis 14 Tagen verschickt werden. Kommt der Kunde auch dieser Aufforderung nicht nach, sollte nach weiteren sieben bis 14 Tagen die erste Mahnung verschickt werden, eventuell mit Mahngebühren. Der Ton ist hierbei formell.
Typischer Ablauf:
Es ist zwar nicht nötig, vorher eine Zahlungserinnerung zu verschicken, wohl aber sinnvoll, da viele Zahlungsverzögerungen auf Versehen beruhen, nicht auf Zahlungsunwilligkeit.
Es gibt aber auch gute Gründe, sofort zu mahnen. Etwa wenn ein Kunde in der Vergangenheit wiederholt zu spät und nur nach mehrmaliger Aufforderung bezahlt hat. Dann kann man davon ausgehen, dass dieser Kunde auch diesmal durch eine Zahlungserinnerung nicht zur Zahlung bewegt wird. Um die eigenen Geschäftsinteressen zu wahren, ist eine schnelle Mahnung hier angebracht. Auch bei besonders hohen Beträgen mit klaren Zahlungsvereinbarungen ist eine direkte Mahnung sinnvoller als eine Erinnerung, da man große Beträge weniger leicht vergisst als kleinere Rechnungen.
Bei einer reinen Zahlungserinnerung dürfen keine Mahngebühren erhoben werden, da das noch kein Dokument ist, das den Schuldner in Verzug setzt. Zusätzliche Kosten zu erheben, ist daher noch nicht zulässig. Erst bei einer Mahnung sind Gebühren möglich. Wenn ein Schuldner im Zahlungsverzug ist, dürfen Mahngebühren und Verzugszinsen berechnet werden. Die Rechnung muss also fällig und unbezahlt sein.
Die Gebühren einer Mahnung müssen angemessen sein, üblicherweise sind es fünf bis zehn Euro für die erste Mahnung. Zusätzlich zu den Mahngebühren können aber auch Verzugszinsen erhoben werden3. Wie hoch diese Zinsen sein dürfen, ist gesetzlich geregelt und steht im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Bei Geschäften mit Verbrauchern darf er fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz der Bundesbank liegen, bei Geschäften zwischen Unternehmen bei neun Prozent über dem Basiszinssatz4.
Mit der Mahnung ist der Kunde bereits in Verzug, daher muss eine Mahnung keine Fristen setzen. Üblich ist es aber, ein Datum zu nennen und nach diesem Datum eine weitere Mahnung zu verschicken oder weitere rechtliche Schritte einzuleiten, etwa ein Inkassobüro zu engagieren. Als neues Zahlungsziel wird meist eine Frist von einer bis zwei Wochen angegeben. Ein gerichtliches Mahnverfahren kann bereits nach einer ersten Mahnung in Gang gesetzt werden, allerdings hat sich in Deutschland die Vorgehensweise etabliert, drei Mahnungen zu verschicken, bis rechtliche Schritte angewandt werden.
Auf eine Mahnung gehören formale Angaben, ähnlich wie bei einer Rechnung. Absender und Empfänger müssen vollständig genannt werden, auch das Datum der Mahnung ist wichtig. Das Wort „Mahnung“ sollte vorkommen und Angaben zur Umsatzsteuerpflicht. Außerdem sollte erkennbar sein, worauf sich die Mahnung bezieht: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung und der ursprüngliche Fälligkeitstermin sollten darauf stehen, ebenso der Forderungsbetrag, eventuell eine neue Zahlungsfrist und, ganz wichtig, die Bankverbindung.
Da die erste Mahnung den Kunden in Verzug setzt, sollte das ebenfalls aus der Mahnung hervorgehen. Mahnkosten und Verzugszinsen gehören ebenfalls in das Schreiben. Die Ankündigung weiterer rechtlicher Schritte, etwa ein gerichtliches Mahnverfahren ist zwar keine Pflicht, kann aber der Forderung Nachdruck verleihen.
Checkliste: Zahlungserinnerung professionell erstellen
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Eine professionelle Zahlungserinnerung ist ein wichtiger erster Schritt im Forderungsmanagement – doch sie ist nur ein Teil einer umfassenden Strategie zum Schutz vor Zahlungsausfällen. Denn während Zahlungserinnerungen und Mahnungen dabei helfen, bereits entstandene Außenstände einzutreiben, lassen sich viele Zahlungsprobleme durch vorbeugende Maßnahmen von vornherein vermeiden.
Ein ganzheitliches Risikomanagement beginnt bereits vor Vertragsabschluss: durch Bonitätsprüfungen, die kontinuierliche Überwachung von Geschäftspartnern und ein strukturiertes Forderungsmanagement. Unternehmen, die frühzeitig in präventive Maßnahmen investieren, können Liquiditätsengpässe effektiv verhindern und ihre finanzielle Stabilität langfristig sichern.
Wie groß ist das wirtschaftliche Risiko durch offene Rechnungen? Mit dem Forderungsausfallrechner von Creditreform können Sie ermitteln, wie stark Zahlungsausfälle Ihren Gewinn beeinträchtigen und welchen zusätzlichen Umsatz Sie benötigen, um diese Verluste auszugleichen.
Trotz wiederholter Zahlungserinnerungen und Mahnungen bleiben manche Forderungen unbeglichen? Creditreform unterstützt Sie dabei, offene Rechnungen erfolgreich einzutreiben. Von der ersten Kontaktaufnahme mit säumigen Zahlern bis zum gerichtlichen Mahnverfahren: Die Creditreform Inkasso-Experten kümmern sich professionell und effizient um Ihre Forderungen, während Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Häufig gestellte Fragen und Antworten zum Thema Zahlungserinnerung
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