Pressemeldungen, Fachbeiträge & Neuigkeiten

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Creditreform Magazin

Neue Tools für Controller

Die Corona-Krise zwingt Unternehmen zur Prozessoptimierung – auch in der Buchhaltung, im Controlling oder in der Unternehmensplanung. Digitale Anwendungen erleichtern die Arbeit. Wie Software hilft, das Zahlenwerk immer auf dem aktuellsten Stand zu halten.

Fast jedes zweite Unternehmen veränderte in der Pandemie kurzfristig sein Geschäftsmodell. „Insbesondere der plötzliche Lockdown im Frühjahr vergangenen Jahres zwang die Betriebe dazu, ihre Wertschöpfung neu zu überdenken“, so das Ergebnis des aktuellen Digitalisierungsindex im Auftrag der Telekom. 80 Prozent der Unternehmen, die bei der Digitalisierung schon weit fortgeschritten sind, kamen gut durch die Krise. Das wundert Bernhard Raschper wenig. Er ist Partner der Unternehmensberatung Grams & Partner in Kierspe und Mitglied des Fachverbands Sanierungs- und Insolvenzberatung des Bundesverbands Deutscher Unternehmensberater (BDU). „Mittelständler sollten die Digitalisierung im eigenen Unternehmen vorantreiben und hier dem Trend folgen. Die Sinnfrage stellt sich nicht“, sagt Raschper. Es gehe nicht darum, ob via Digitalisierung die Prozesse optimiert werden, sondern nur noch darum, wann und wie. 

Technologisch sieht er den Mittelstand in der Regel gut versorgt und up to date. Die Unternehmen investieren in moderne Maschinen, in fortschrittliche Fahrzeuge sowie in intelligente und bedienerfreundliche Hardware. Doch Software zur Betriebsführung setzen vor allem kleine und mittlere Firmen häufig noch nicht professionell ein. Dabei sind Managementfehler bekanntlich die häufigste Ursache für Insolvenzen. Und sie entstehen oft, wenn Unternehmer weder umfassend noch aktuell über die eigene Geschäftsentwicklung informiert sind. Hier setzen digitalisierte Arbeitsabläufe an. 

Prozesse einfacher abwickeln

Überdies steigern sie die Effizienz. „Mit modernen IT-Lösungen lassen sich kaufmännische Prozesse immer einfacher abwickeln – von Angebot und Rechnung bis zur Archivierung der Dokumente, dem Rechnungsversand oder dem Abgleich mit dem Bankkonto“, erklärt Guido Badjura von der Datev eG, einem IT-Dienstleister der mittelständischen Wirtschaft. Durchgängig digitale Lösungen könnten von jedem Unternehmen genutzt werden, auch von Einzelunternehmern. „Einen Einstieg in den Aufbau digitaler Prozesse bietet zum Beispiel die Umstellung auf E-Rechnungen, selbst dann, wenn noch nicht alle Kunden mitmachen wollen“, sagt Badjura. 

Mit der Datev-Cloud-Lösung SmartTransfer erhält jeder Kunde automatisiert die Rechnung so, wie er sie gerne hätte. Darüber hinaus lässt sich der Standard XRechnungen generieren, wie er von öffentlichen Einrichtungen gefordert wird. Die Genossenschaft hat zahlreiche Lösungen für die Buchhaltung, für die Planung oder zum Forderungsmanagement. Unternehmer können sie aber in der Regel nur in Kooperation mit dem Steuerberater nutzen. 

Startups und Fintechs im Markt

Das will nicht jeder. Ergänzend drängen gerade in der aktuellen Situation viele Startups und Fintechs in den Markt. Beispielsweise automatisiert die Softwarelösung Candis (www.candis.io) Finanzprozesse vom Eingang der Rechnungen über die Prüfung bis zur Freigabe und zum Datenexport in kleinen und mittleren Unternehmen. Der Anbieter hat mehr als 10.000 Anwender. Lars Böhnke, Produkt Manager des Softwarehauses in Berlin, erklärt: „Wir sehen unsere Zielgruppe branchenübergreifend wesentlich bei Firmen im mittleren Mittelstand, die in einer Qualitätsbuchhaltung einen Mehrwert sehen.“ 

Damit meint er eine Buchhaltung, welche die Kriterien der Vollständigkeit, Richtigkeit und der zeitnahen Verarbeitung der Daten erfüllt. Digitalisierung bedeutet für ihn tägliches Reporting. „Wenn Firmen betriebswirtschaftliche Auswertungen analysieren, die sich auf Daten von vor sechs Wochen beziehen, arbeiten sie vergangenheitsbezogen“, sagt Böhnke. Candis sammelt und erfasst automatisiert à jour alle Eingangsrechnungen. „Lieferanten senden als elektronische Rechnung eine PDF-Datei an eine bestimmte E-Mail-Adresse. Der Mitarbeiter der Buchhaltung loggt sich ein und leitet die Datei zur Freigabe an seine Kollegen weiter. „Wir arbeiten cloudbasiert. Browser und Internetverbindung reichen, um Candis zu nutzen“, so Böhnke. 

Die Vorteile für die Unternehmen sieht er in einer besseren Kontrolle des Rechnungsflusses, einer lückenlosen Übersicht und Transparenz sowie in einem schnelleren Durchlauf der Rechnungen. „Viele Firmenchefs wissen nicht, was via Digitalisierung alles möglich ist. Die Softwareentwicklung hat erst in den vergangenen rund fünf Jahren richtig Fahrt aufgenommen“, meint Böhnke. Es sei heute nicht mehr notwendig, Skontotermine zu verpassen, Rechnungen zu verlieren oder Belege zu suchen. 

Gut organisierte Betriebe haben solche Basics auch im Griff. Für sie wird es dann interessant, wenn sie positive wie negative Entwicklungen im Unternehmen frühzeitig auslesen und entsprechende Maßnahmen ableiten können. Das Unternehmen Canei.digital (www.canei.digital) will darauf hinaus. Hintergrund: „Canei war früher eine Restrukturierungsberatung und wir haben gesehen, dass viele Firmenchefs in Krisensituationen zu spät reagieren. Mit unserer Software wollen wir Lösungen bieten, um frühzeitig gegensteuern zu können“, sagt Maximilian Derwald von Canei.digital in Dortmund. Es handelt sich um ein Analyse- und Planungstool, mit dem sich Plandaten erstellen und Ist-Zahlen überprüfen lassen. 

„Unsere App identifiziert Schwachstellen und Chancenfelder und bietet entsprechende Handlungsempfehlungen in Echtzeit“, sagt Derwald. Der Nutzer hat permanent auf dem Schirm, wo die Firma gerade steht und wie ihre Benchmark im Wettbewerbsvergleich einzuschätzen ist sowie ob und inwiefern Bedarf zur Neuorientierung besteht. „Wir bieten den Unternehmen die Möglichkeit einer integrierten Planung, die Bilanzdaten mit Ertragszahlen und Liquiditätsrechnungen verbindet“, so Derwald. Die Software ist ausgerichtet auf Firmen mit einem Umsatzvolumen von etwa einer Million Euro bis zu rund 40 Millionen Euro. Die Anzahl der Anwender beträgt momentan etwa 500 Unternehmen branchenübergreifend. Ziel ist ein strategisches Controlling anhand von Soll-Ist-Vergleichen. „Wir geben einen transparenten Blick. Zahlen lügen nicht“, sagt Derwald. Den Vorteil einer professionellen Controllingsoftware sieht er auch darin, dass die Banken eine integrierte Finanzplanung wie ein Zertifikat für die Kreditfähigkeit bewerten. 

„Gegenüber Banken hat uns der Detailgrad des Reportings viele Vorteile gebracht“, bestätigt Mike Steup, Director der Snakebyte Group in Schwerte. Das Unternehmen arbeitet mit 80 Mitarbeitern in Deutschland und führt Büros auch in Großbritannien, Hongkong und den USA. Die Firma vertreibt Unterhaltungselektronik und Gaming-Artikel. Die Gesellschaft konnte die Planung innerhalb von Tagen komplett auf die Software Canei.digital umstellen. „Heute arbeiten die verschiedenen Abteilungen mit kleinen Checklisten, die jeweils zum Zehnten eines Monats an das Finanzteam gemeldet werden“, erläutert Steup. 

Wurde ein neuer Mitarbeiter eingestellt? Verzögert sich ein Produktrelease? Wurde ein Großkunde gewonnen oder verloren? „Auf Basis der Rückmeldungen werden die Planungen monatlich optimiert. Zum 15. jedes Monats werden alle aktuellen Daten aus dem Vormonat eingelesen sowie die Rückmeldungen der Abteilungen eingepflegt“, sagt Steup. So sind die Daten stets auf dem aktuellen Stand.


„Detailliertes Reporting bringt viele Vorteile bei Banken.“
Mike Steup, Snakebyte


Forderungsmanagement ist Pflicht 

Daher bringt Digitalisierung Pluspunkte bei der momentan sehr rigiden Darlehensvergabe der Banken. Jegliche Verbesserungen in den internen Abläufen bewerten die Geldhäuser positiv und sie sind in der Regel ratingrelevant. Selbst wenn Firmen in kleinen Schritten die Digitalisierung vorantreiben und einzelne, einfache Maßnahmen einführen, bringt das Vorteile. Ein professionelles Forderungsmanagement ist zum Beispiel Pflicht – gerade jetzt in der Krise, wenn erhöhte Ausfälle drohen. 

Gerade in diesem Bereich bietet auch Creditreform Lösungen an, etwa die Automatisierung des Mahnwesens. Eine cloudbasierte Software erleichtert dabei den gesamten Prozess im Forderungsmanagement. Der Service beginnt unmittelbar nach der Rechnungserstellung durch das Unternehmen und ist mit gängiger Unternehmenssoftware kompatibel. Gestellte Rechnungen werden auf die Creditreform-Plattform importiert und Zahlungsziele und -eingänge überwacht.

Falls nötig, kümmert sich Creditreform um das vorgerichtliche Mahnwesen sowie um nachfolgende Inkassomaßnahmen. Wobei entscheidend ist: Als Dienstleister übernimmt Creditreform zwar die ungeliebte Tätigkeit, offenen Rechnung hinterherzulaufen, tritt gegenüber den Kunden aber nicht in Erscheinung. Die Erfahrung zeigt: Bei einer nutzungsbasierten Abrechnung zwischen 20 Cent und einem Euro je Rechnung, abhängig vom Gesamtaufkommen, macht sich der Service schnell bezahlt, denn Mahnkosten und Zahlungsausfälle sinken.


„Nur wer seine Leistung richtig abbildet, kann controllen“   

Bernhard Raschper ist Mitglied des Fachverbands Sanierungs- und Insolvenzberatung des Bundesverbands Deutscher Unternehmensberater BDU. Er erklärt, warum die Buchhaltung die Quelle der Prozessoptimierung ist. 

Herr Raschper, warum kommen Unternehmen, die mit digitalisierten Prozessen arbeiten, nachweislich besser durch die Krise? 
Die äußeren Rahmenbedingungen, die Infrastruktur in Deutschland, können mittelständische Unternehmen kaum beeinflussen. Intern allerdings bieten sich durch Standardisierung und Digitalisierung der Prozesse Optimierungspotenziale, die zur eigenen Existenzsicherung genutzt werden sollten. Die Buchhaltung ist dafür eine wesentliche Basis, wobei nicht die grundsätzlichen Funktionen im Mittelpunkt stehen. Die Buchhaltung dient vielmehr als Datenquelle der internen Prozessoptimierung. Sie muss aktuell sein. Wer sechs Wochen alte Auswertungen nutzt, ist schon überholt. 

Und wie kann diese Optimierung aussehen?
Sinnvoll ist das Buchen mit Kostenstellen und Kostenträgern. Ziel ist es, die Leistung des Unternehmens richtig abzubilden, sonst kann man nicht controllen. Das Unternehmen sollte daher auch wissen, wie viel die Mitarbeiterschaft zur Leistung und Wertschöpfung beiträgt und wie viel Zeit insgesamt für eher unproduktive Nebentätigkeiten eingesetzt wird. Das ist Voraussetzung für eine valide Kalkulation der Aufträge. 

Dazu bedarf es einer passenden Software. Nach welchen Kriterien wählen Unternehmen ihre Programme aus? 
Man wird sich zuerst überlegen müssen, wie viel kann ich ausgeben und was brauche ich. Wichtig ist, dass man seine eigenen Datenstrukturen sachgerecht abbilden kann. Die gewählten Systeme müssen am Ende mit den Geschäftspartnern kompatibel sein. Der Datenaustausch ist ein wesentliches Merkmal der Digitalisierung, daher ist die Datenauthentizität wichtig. Und sensible Daten müssen fälschungssicher sein – wie es etwa die Blockchain-Technologie ermöglicht.


Quelle: Magazin "Creditreform"
Text: Eva Neuthinger