Zahlungsaufforderung

erklärt:

Definition, Bedeutung & Muster

Bleiben Zahlungen aus, ist schnelles und professionelles Handeln gefragt. Eine Zahlungsaufforderung ist dabei meist der erste Schritt. Was Sie bei einer Zahlungsaufforderung beachten sollten.

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Definition und Zweck: Was ist eine Zahlungsaufforderung?

Mit einer Zahlungsaufforderung wird ein Kunde oder Geschäftspartner vom Gläubiger aufgefordert, eine offene Rechnung zu begleichen1. Sie macht den Empfänger auf den offenen Posten aufmerksam und stößt die Zahlung an. 

Die Zahlungsaufforderung ist meist der erste Schritt im Forderungsmanagement und dient auch dazu, die Kommunikation mit dem Schuldner nachvollziehbar zu dokumentieren. So schafft sie die rechtliche Grundlage für weitere Maßnahmen.

        Zahlungsaufforderung vs. Mahnung – Definitorische Abgrenzung

        Wo liegt eigentlich der Unterschied zwischen einer Zahlungsaufforderung und einer Mahnung? Die Begriffe "Zahlungsaufforderung", "Zahlungserinnerung" und "Mahnung" werden im Geschäftsalltag oft nicht trennscharf voneinander abgegrenzt. Aus rechtlicher und buchhalterischer Sicht gibt es jedoch eine klare Abgrenzung.

        BegriffRechtliche EinordnungWirkung auf den Zahlungsverzug
        Reine ZahlungserinnerungInfo-Schreiben mit Hinweis auf offene, fällige Posten, ohne ausdrückliche Aufforderung zur ZahlungSetzt den Schuldner nicht in Verzug
        Zahlungsaufforderung/MahnungEindeutige, unmissverständliche Aufforderung, eine fällige Leistung (Zahlung) zu erbringen.Setzt den Schuldner in Verzug gem. §286 BGB2

         

        Im Geschäftsalltag gibt es mehrere Stufen. Oft erfolgt beispielsweise eine „freundliche Zahlungserinnerung“ und im Anschluss die erste und zweite Mahnung. Dieser Aufbau hat jedoch nur organisatorische oder psychologische Gründe. Rechtlich gilt: Sobald eine Zahlungserinnerung nach dem jeweiligen Fälligkeitsdatum eine eindeutige und unmissverständliche Aufforderung zur Zahlung enthält, ist sie bereits eine vollwertige Mahnung. Enthält sie diese nicht, handelt es sich rein rechtlich lediglich um ein Info-Schreiben, das den Schuldner nicht in Verzug setzt.

        Jede eindeutige und bestimmte Aufforderung des Gläubigers, eine fällige Leistung (meist Zahlung) zu erbringen, ist eine Mahnung. Das Wort „Mahnung“ muss weder explizit enthalten sein, noch müssen Konsequenzen angekündigt werden. Sie kann den Schuldner unter den Voraussetzungen des § 286 BGB2 in Verzug setzen. Allerdings kann Verzug in bestimmten Fällen auch ohne Mahnung eintreten.

        Wann ist eine Zahlungsaufforderung sinnvoll?

        Ausbleibende oder verspätete Zahlungseingänge können für Unternehmen teuer werden und ihre Liquidität belasten. Eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung, die durch eine enthaltene Zahlungsaufforderung rechtlich betrachtet als Erstmahnung wirkt, empfiehlt sich, wenn die Zahlungsfrist abgelaufen ist, Sie die Kundenbeziehung jedoch schonen möchten. Sie eignet sich besonders, wenn:

        • ein Kunde bisher zuverlässig zahlt, 
        • ein versehentliches Übersehen vorliegen könnte, 
        • interne Freigaben beim Kunden noch ausstehen, 
        • oder noch Rückfragen zur Rechnung bestehen.

        So wahren Sie Ihre Liquidität, ohne die Geschäftsbeziehung unnötig zu belasten und den Kunden zu verärgern.

        Zahlungsaufforderung richtig formulieren

        Formulieren Sie das Schreiben klar, vollständig und sachlich. Sorgen Sie dafür, dass der Empfänger die Forderung eindeutig zuordnen kann. 

        Enthalten sein sollten: 

        • Stammdaten: Name und Anschrift des Empfängers
        • Bezugsdaten: Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
        • Forderung: offener Betrag
        • Termine: ursprüngliches Zahlungsziel
        • Zahlungsweg: Bankverbindung
        • Zahlungsfrist: neue Frist mit Datum (nicht zwingend) 4
        • Kontakt: Ansprechpartner für Rückfragen


        Entscheidend sind Ansprache und Tonfall des Anschreibens. Eine Zahlungsaufforderung sollten Sie freundlich, aber bestimmt und eindeutig formulieren. Sie dient nicht der Eskalation, sondern einer schnellen Klärung und Begleichung der offenen Forderung. 

        Zahlungsaufforderung

         

        Welche Frist sollte man setzen?

        In der Zahlungsaufforderung ist eine Fristsetzung rechtlich nicht zwingend erforderlich, aber kaufmännisch und als Orientierung für den Adressaten durchaus sinnvoll. Die gesetzte Frist sollte angemessen und umsetzbar sein. Häufig werden 7 bis 14 Tage gewählt.

        Besonders wichtig: Nennen Sie ein konkretes Datum, damit keine Missverständnisse entstehen. Die Frist sollte dem Empfänger genug Zeit zur Bearbeitung geben, aber zugleich klar machen, dass zeitnah gehandelt werden soll.

        Zahlungsaufforderung ohne Rechnung – geht das?

        Grundsätzlich gilt: Auch in Form einer freundlichen Zahlungserinnerung muss eine Zahlungsaufforderung immer auf eine konkrete und nachvollziehbare Forderung Bezug nehmen. In der Regel geht ihr eine Rechnung voraus. Fehlt der Nachweis, können schneller Missverständnisse, Rückfragen und Ärger beim Kunden entstehen. 

        Wichtig ist also, dass deutlich erkennbar ist, wofür die Zahlung verlangt wird. Zum Beispiel mit Verweis auf einen Vertrag, eine Leistung oder eine andere Vereinbarung. Je klarer dies ist, desto einfacher ist die spätere Durchsetzung. 

        • Tipp: Es vereinfacht den Prozess, wenn der Zahlungsaufforderung eine Rechnungskopie beigelegt wird. Falls der Schuldner die Rechnung verlegt oder nicht erhalten hat, kann er die offene Forderung so leichter zuordnen und begleichen. Auch ein QR-Code auf der Zahlungserinnerung kann helfen, den Zahlungsvorgang schnell und unkompliziert abzuwickeln. 

        Muster für Zahlungsaufforderungen

        Eine Vorlage kann helfen, Zahlungsaufforderungen effizient und einheitlich zu erstellen. Beachten Sie aber, dass jedes Schreiben an den Einzelfall angepasst werden sollte.

        Zahlungsaufforderung Muster

         

        Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],

        für die Rechnung mit der Rechnungsnummer [Nummer] vom [Datum] konnten wir bislang noch keinen Zahlungseingang feststellen. Möglicherweise ist die Zahlung untergegangen.

        Wir bitten Sie daher, den offenen Rechnungsbetrag in Höhe von [Rechnungsbetrag] Euro bis zum [Zahlungsfrist Datum] auf das angegebene Konto zu überweisen.
        Sollten Sie die Zahlung in der Zwischenzeit veranlasst haben, betrachten Sie diese Erinnerung als gegenstandslos.

        Bitte beachten Sie, dass bei weiterem Zahlungsverzug Mahngebühren und Verzugszinsen entstehen können.

        Bei Rückfragen zur Rechnung können Sie sich gerne bei uns melden.
        Mit freundlichen Grüßen

        [Unternehmen / Ansprechpartner]

        Weitere Vorlagen zum Download

        • Zahlungserinnerung / Erste Mahnung
        • Zweite Mahnung / Letzte Mahnung

         

        zusätzlich: 

        • Dauerhaft kostenloser Creditreform Account.
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        In welcher Form sollte eine Zahlungsaufforderung versendet werden?

        Für eine Zahlungsaufforderung gibt es keine festgelegte Vorgaben zur Form5. Sie kann auch telefonisch erfolgen. Zur besseren Nachweisbarkeit empfiehlt sich jedoch eine schriftliche Zahlungsaufforderung. Ob Sie die Zahlungsaufforderung per E-Mail oder per Post versenden, hängt von Ihren Prozessen und der jeweiligen Geschäftsbeziehung ab. 

        E-Mail vs. Brief

        Zahlungsaufforderung

        Eine E-Mail ist schnell verschickt, kostengünstig und im Geschäftsalltag meist ausreichend. Sie eignet sich besonders für laufende Geschäftsbeziehungen und standardisierte Abläufe.

        Zahlungsaufforderung

        Ein Brief kann sinnvoll sein, wenn der Vorgang formeller behandelt werden soll. Etwa, weil der Betrag höher ist oder frühere Schreiben unbeantwortet geblieben sind.

        Zahlungsaufforderung

        Häufige Fehler bei Zahlungsaufforderungen

        Im Zusammenhang mit Zahlungsaufforderungen im Sinne einer freundlichen Zahlungserinnerung treten in der Praxis immer wieder typische Fehler auf. Diese Punkte sollten Sie beachten, um Ihre Erfolgschancen zu verbessern und Ihren internen Aufwand zu reduzieren: 

        • Angaben sind nicht vollständig
        • Fristen bleiben unklar oder fehlen
        • Tonfall ist nicht adäquat
        • Reaktion erfolgt zu spät
        • Prozesse sind unklar
        • Dokumentation ist unzureichend

        Nachweisbarkeit der Zahlungsaufforderung

        Unternehmen sollten unbedingt dokumentieren: 

        • wann die Zahlungsaufforderung versendet wurde,
        • an wen sie ging,
        • welchen Inhalt sie hatte,
        • ob eine Reaktion erfolgte.


        Nachweise sind wichtig, falls im Nachgang eine Mahnung, ein Inkassoverfahren oder weitere Schritte folgen.

        Was passiert, wenn die Zahlungsaufforderung ignoriert wird?

        Bleibt die Zahlungsaufforderung im Sinne einer freundlichen Zahlungserinnerung ohne Reaktion, folgen in der Praxis häufig weitere Mahnschritte oder Maßnahmen des Forderungsmanagements. 

        Ein typischer Ablauf im Zuge einer Zahlungsaufforderung in Form einer freundlichen Zahlungserinnerung kann wie folgt aussehen – Abweichungen davon sind je nach Unternehmen, Forderungshöhe und Einzelfall möglich:

         

        Zahlungsaufforderung

        Rechnungsstellung: Zunächst erhält der Kunde die Rechnung mit einem Zahlungsziel (meist 14 oder 30 Tage).

        Zahlungserinnerung ohne direkte Zahlungsaufforderung (1. Stufe): Nach Ablauf der Zahlungsfrist erhält der Kunde eine freundliche Aufforderung, den offenen Betrag zu bezahlen.

        Direkte Zahlungsaufforderung im Sinne einer ersten Mahnung (2. Stufe): Nach Ablauf der Zahlungsfrist erhält der Kunde eine freundliche, aber verbindliche Aufforderung, den offenen Betrag zu bezahlen. Dies setzt den Verzug in Gang, sofern nicht bereits nach gesetzlichen Regelungen geschehen.

        Zweite Mahnung (3. Stufe): Der Ton wird deutlicher. Mahngebühren und Verzugszinsen können verlangt werden, sobald der Schuldner in Verzug ist. Dafür muss nicht bis zur zweiten Mahnung gewartet werden. Hier gilt: Verzugszinsen nach § 288 BGB ab Tag nach Verzugsbeginn. 

        Inkasso: Zahlt der Kunde auch weiterhin nicht, kann die Forderung an ein Inkassounternehmen übergeben werden. 

        Scheitern alle außergerichtlichen Versuche, können Gläubiger ein gerichtliches Mahnverfahren nach § 688 ff. ZPO6 anstreben.

        Zahlungsaufforderung als erster Schritt zum erfolgreichen Forderungsmanagement

        Eine Zahlungsaufforderung ist ein wichtiger erster Schritt, um offene Forderungen frühzeitig, sachlich und strukturiert anzugehen. Sie schafft Transparenz, unterstützt einen professionellen Umgang mit Außenständen und bereitet weitere Maßnahmen vor.

        Für mittelständische Unternehmen ist ein klarer Prozess besonders wertvoll: Er schützt die Liquidität, reduziert Verwaltungsaufwand und hilft, Kundenbeziehungen zu erhalten.

        Wenn Sie Ihr Forderungsmanagement professionell aufstellen und Zahlungsausfälle frühzeitig begrenzen möchten, lohnt sich ein Blick auf die Lösungen von Creditreform. Sie möchten erfahren, wie man Forderungen im Inkasso erfolgreich realisiert?
         

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        FAQ zur Zahlungsaufforderung aus Gläubigersicht

        Häufig gestellte Fragen und Antworten zum Thema

        • Was ist eine Zahlungsaufforderung?

          Eine Zahlungsaufforderung fordert zur Zahlung einer offenen Forderung auf. Sie informiert darüber, dass eine Rechnung bislang noch unbezahlt und daher zu begleichen ist. Im Sinne einer freundlichen Erinnerung gilt sie als bloßes Infoschreiben. Enthält sie eine konkrete Aufforderung zur Zahlung, wirkt sie rechtlich wie eine Mahnung. 

        • Wie unterscheidet sich eine Zahlungserinnerung von einer Mahnung?

          Eine freundliche Zahlungserinnerung kann vom Unternehmen wahlweise als bloßer Hinweis oder als echte Mahnung gestaltet werden. Der Unterschied liegt im Detail: Bittet das Schreiben lediglich höflich um Klärung, bleibt es unverbindlich. Enthält es hingegen eine eindeutige Aufforderung, den fälligen Betrag zu zahlen, wirkt es rechtlich bereits als Mahnung.

        • Kann man direkt mahnen, ohne zuerst eine Zahlungsaufforderung zu senden?

          Eine Mahnung kann jederzeit direkt versendet werden – eine vorherige, unverbindliche Zahlungserinnerung ist nicht notwendig. Entscheidend ist lediglich, dass die Forderung fällig ist. Unter bestimmten Voraussetzungen (wie einem festen Zahlungsziel, nach Ablauf von 30 Tagen ab Rechnungszugang oder bei einer eindeutigen Zahlungsverweigerung)8 befindet sich der Schuldner sogar bereits automatisch im Zahlungsverzug.7.

        • Was passiert, wenn eine Zahlungsaufforderung erfolglos bleibt?

          Wenn die vorgerichtlichen Bemühungen nicht zum Erfolg führen, kann der Gläubiger zunächst alle außergerichtlichen Schritte ausschöpfen – wie etwa weitere Mahnungen oder ein Inkassounternehmen beauftragen.

          Bleiben außergerichtliche Maßnahmen erfolglos, können gerichtliche Schritte folgen, etwa ein Mahnverfahren oder eine Klage. In der überwiegenden Zahl der Fälle wird zunächst das Mahnverfahren gewählt, um einen Vollstreckungstitel zu erlangen.

          Ist der Vollstreckungsversuch erfolglos, bleibt der Titel 30 Jahre gültig. Ist eine Vollstreckung zunächst nicht möglich, kann später erneut vollstreckt werden, sobald der Schuldner wieder zahlungsfähig ist.

        FAQ zur Zahlungsaufforderung aus Schuldnersicht

        Häufig gestellte Fragen und Antworten zum Thema

        • Warum habe ich eine Zahlungsaufforderung erhalten?

          Eine Zahlungsaufforderung haben Sie vermutlich erhalten, weil Sie eine Rechnung bislang nicht beglichen haben. Eventuell haben Sie es versehentlich vergessen oder sind noch nicht dazu gekommen, dies zu tun. Idealerweise nimmt die Zahlungsaufforderung Bezug auf die Rechnungsdaten, das ursprüngliche Zahlungsziel sowie die Zahlungsinformationen und einen Ansprechpartner für Rückfragen. Kommt Ihnen die Zahlungsaufforderung nicht bekannt vor, können Sie sich hier informieren. 

        • Was kann ich tun, wenn ich eine Zahlungsaufforderung erhalte?

          Prüfen Sie die Informationen in der Zahlungsaufforderung gründlich. Sollte die Forderung berechtigt sein, begleichen Sie den offenen Betrag. 

          Sie haben Bedenken, dass die Forderung nicht berechtigt ist? Wenden Sie sich direkt an das Unternehmen, das idealerweise eine Kontaktperson für Rückfragen angegeben hat. 

          Sollten Sie fürchten, auf einen Fake-Brief hereinzufallen, können Sie hier nachlesen, wie Sie diese identifizieren und was Sie tun können: "Inkasso-Fake-Brief: Das können Sie tun". 

        • Wie kann ich die Forderung bezahlen?

          Je nach Vorgang und Unternehmen stehen Ihnen verschiedene Zahlungswege offen. Auch Online-Zahlungen sind häufig möglich. Die Zahlungsinformationen finden Sie in der Regel direkt im Schreiben oder in der ursprünglichen Rechnung. 

        • Was kann ich tun, wenn ich eine Forderung nicht sofort begleichen kann?

          Wenn Sie Schwierigkeiten haben, eine Forderung zu begleichen, nehmen Sie frühzeitig Kontakt zum Unternehmen auf. Hier können Sie offene Fragen meist schnell klären und eventuell auch individuelle Lösungen besprechen. 

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