Mehr Effizienz, Transparenz und Übersicht, weniger Papierkram und geringere Kosten: Digitale Tools bieten eine ganze Reihe von Vorteilen für die Personalarbeit. Die meisten Unternehmen in der DACH-Region setzen bereits auf HR-Digitalisierung: Einem Report des Softwareanbieters Pemundo zufolge haben 87 Prozent der Firmen entsprechende HR-Software implementiert. Allerdings ist die Auswahl an HR-Tools mittlerweile riesig: Mehr als 200 deutschsprachige Anwendungen sind verfügbar. Für nahezu jeden Prozess gibt es spezialisierte Lösungen – vom Recruiting über das Onboarding bis hin zur Mitarbeiterentwicklung. „Der Markt bei HR-Software ist für Laien ziemlich undurchsichtig“, sagt Dominic Daubenberger, Geschäftsführer des unabhängigen Beratungsunternehmens Consult-HR im niedersächsischen Brietlingen. Es gebe anders als bei anderer Software keinen klaren Marktführer. „Daher fällt es schwer, den Überblick zu behalten.“

Die zentrale Gefahr besteht, dass eine Firma in Software investiert, die weder zum Bedarf noch zur Unternehmensgröße oder zur bestehenden IT-Landschaft passt. Daubenberger stellt bei Beratungen ein weiteres Problem fest: Oft fehle eine „klare HR-IT-Strategie“. Manche Firmen kauften Software für eine Teildisziplin ein, die mit anderen HR-Lösungen nicht harmoniere oder die nicht alle Anforderungen abdecke. Daubenberger: „Bei vielen Unternehmen gibt es zu viele Einzellösungen, die nur unzureichend miteinander verbunden sind.“

So war es auch bei der Firma Inotec Sicherheitstechnik, einem führenden Anbieter von Not- und Sicherheitsbeleuchtung in Deutschland. Das mittelständische Unternehmen mit Sitz im nordrhein-westfälischen Ense entwickelt und produziert mit rund 400 Beschäftigten Leuchten, die unter anderem in Flughäfen und Hotels zum Einsatz kommen. „Unser Ziel bei der Softwareauswahl war es, bestehende Insellösungen zu reduzieren“, sagt Personal-Bereichsleiter Marius Schleimer. Er erklärt weiter: „Die größte Herausforderung bestand darin, unsere tatsächlichen Anforderungen klar und präzise zu definieren und so eine geeignete Basis für die Auswahl passender Anbieter zu schaffen.“

Aber wie finden kleine und mittlere Unternehmen heraus, welche digitalen Personalservices wirklich zu ihnen passen? Grundsätzlich sollten im Personalwesen „alle Bereiche durch Software unterstützt werden“, rät Daubenberger. Prozesse für Recruiting, Onboarding, Personalmanagement und Personalentwicklung würden ja ohnehin existieren. Doch manche Unternehmen erledigen Aufgaben „immer noch personalaufwendig über Office-Anwendungen“.

HR-Themen sollten dabei nicht isoliert betrachtet werden, „sondern ganzheitlich und prozessübergreifend“, empfiehlt der Experte. Am Anfang steht eine klare HR-IT-Strategie: Dazu gehört eine Analyse des Status quo: Welche HR-Prozesse laufen schon digital, welche Systeme sind im Einsatz und wie effizient sind sie? Dann sollten Ziele definiert werden: Was muss die Software leisten, zum Beispiel die Effizienz steigern oder das Mitarbeitererlebnis verbessern. Anschließend müssen Prozesse priorisiert werden: Welche HR-Bereiche sollen zuerst digitalisiert werden, wo sind Quick Wins möglich? Erst dann erfolgt die Auswahl der Lösungen: Welche passen zur IT-Landschaft und zur Unternehmensgröße, welche Schnittstellen gibt es und wie können sie mit anderen Systemen integriert werden? Daubenberger rät dazu, die eigenen „Anforderungen in einem Pflichtenheft zu dokumentieren, um unliebsame Überraschungen bei der Implementierung zu vermeiden“.

HR-Software bietet Unternehmen in sämtlichen Bereichen der Personalarbeit spürbare Vorteile. Besonders schnell zeigen sich positive Effekte beim Bewerber­management und beim Onboarding. Daubenberger: „Die Einführung einer solchen Software ist vergleichsweise schnell erledigt.“ Die Arbeitsersparnis sei erheblich, und die Prozesseffizienz steige deutlich an, da viele manuelle Aufgaben automatisiert würden. Diese Erfahrung hat auch Inotec gemacht. Das automatisierte Onboarding mit individuell gestalteten Oberflächen für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bietet einen großen Mehrwert.

Bestimmte Funktionen der HR-Lösungen sind nach Meinung von Personal-Chef Schleimer besonders nützlich, weil sie HR-Prozesse „spürbar beschleunigen und die Nutzererfahrung verbessern“. Dazu gehören flexibel konfigurierbare Workflows mit Erinnerungs- und notfalls auch Eskalationsfunktionen, wodurch manuelle Nachverfolgungen und Fristversäumnisse vermieden werden. Schnell implementierbare Feedback-Tools fördern den Austausch zwischen Belegschaft, Führungskräften und Personalbereich. Nicht zuletzt ermöglicht eine für Smartphones optimierte Benutzeroberfläche auch den einfachen Zugriff von unterwegs aus.
 

All-in-one-Lösungen fehlen

„Wir arbeiten künftig mit nur zwei Systemen“, sagt Marius Schleimer. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung des Mittelständlers aus Ense wird eine eigenständige Lösung sein: „Eine einzige Software, die sämtliche HR-Bereiche einschließlich der Payroll vollumfänglich abdeckt, bietet der Markt nach unserer Einschätzung derzeit leider noch nicht.“

Auch HR-Software-Experte Daubenberger rät, nicht auf eine Komplettlösung zu setzen: „Richtig gute All-in-one-Lösungen gibt es im HR-Umfeld kaum.“ Tools, die eine gute Payroll- und Zeitwirtschaft unterstützen würden, seien meist in anderen Bereichen weniger stark, etwa beim Talent Management. Laut dem IT-Berater gilt darum bei den meisten Kundenprojekten das Prinzip: „So viele HR-Lösungen wie nötig und so wenige wie möglich.“ Entscheidend sei es jedoch bei unterschiedlicher Software, diese „sinnvoll per Schnittstelle miteinander zu verbinden“.

Sein Beratungsunternehmen ist herstellerunabhängig. Er sagt: „Es gibt sehr viele gute Lösungen am Markt, entscheidend sind die konkreten Anforderungen.“ Neben bekannten Lösungen wie SAP, Personio und Workday existieren auch viele kleinere Anbieter, die mit hoher Funktionalität punkten könnten, wie zum Beispiel HRlab für kleinere Industrieunternehmen sowie Guidecom und Helix.

Bewerbermanagement, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Arbeitszeitmanagement gehören laut „Software-Report-2024“ zu den Top-3-Einsatzgebieten, wenn es um HR-Software in Unternehmen geht. Die Universität Mannheim, die Hochschule Rhein-Main und das Magazin „Personal Manager“ befragten für den Report regelmäßig Entscheider aus Deutschland, Österreich und der Schweiz.

In anderen Bereichen gibt es bei digitalen HR-Lösungen deutlichen Nachholbedarf. Nach Einschätzung von Dominic Daubenberger kommt vor allem die Personalentwicklung häufig zu kurz: Trotz demografischen Wandels und des Fachkräftemangels wird „das Thema Talent Management von vielen Unternehmen und Organisationen noch stiefmütterlich behandelt“ – auch im Mittelstand, der unter dem Trend besonders leidet. Dabei lassen sich etwa das Skill- und Kompetenzmanagement, das Performance-Management mit Mitarbeitergesprächen und Zielvereinbarungen sowie Lern- und Entwicklungsplanungen sehr gut mit passender Software smart digitalisieren. Investitionen in die Weiterentwicklung steigern die Zufriedenheit der Mitarbeiter und die Bindung zur Firma. Zudem weist Daubenberger darauf hin, dass durch entsprechende Qualifizierungen der Belegschaft Stellen intern besetzt werden können.

Eine Schlüsseltechnologie wird digitale HR-Lösungen künftig noch effizienter, schneller und intelligenter machen: Künstliche Intelligenz (KI) kann unter anderem Bewerbungen analysieren und passende Kandidaten filtern oder beim Skill-Matching Fähigkeiten in Lebensläufen erkennen und Weiterbildungen vorschlagen. Jedes fünfte Unternehmen in der DACH-Region nutzt im Personalbereich bereits KI-Anwendungen, so der „HR-Software-Report 2024“.

Das Zukunftsthema KI war bei der Auswahl von HR-Lösungen auch für Inotec Sicherheitstechnik relevant. „Wir legen Wert darauf, dass die eingesetzten Systeme perspektivisch KI-Funktionen integrieren können“, sagt Marius Schleimer. Das betreffe beispielsweise die Analyse von HR-Daten, die Unterstützung im Recruiting oder die Automatisierung administrativer Prozesse: „Eine vorausschauende Vorbereitung auf diese Entwicklung ist für uns entscheidend, um den HR-Bereich nachhaltig zu modernisieren und strategisch auszurichten.”