Grundsätzlich sollten Sie nicht nur Ihren Stammkunden, sondern auch Ihren Neukunden die Möglichkeit geben, Waren auf Rechnung zu kaufen. Vor der Abwicklung der Bestellung sollten Sie allerdings systematisch prüfen, ob sich das Risiko der Transaktion in einem vertretbaren Rahmen bewegt. Dafür werden die Daten des Käufers automatisch ausgewertet und festgestellt, ob Betrugsmuster vorliegen oder die Identität des Bestellers eindeutig ist. Zudem sollte durch eine Bonitätsprüfung die persönliche Kreditwürdigkeit des Käufers geprüft werden. Dadurch können Sie einschätzen, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass die Rechnung beglichen wird.

Das Rechnungsdokument selbst ist ein wichtiges Kommunikationsinstrument für Ihr Unternehmen und kann die Kundenbindung stärken. Die Vorlage sollte daher einheitlich - nach Corporate Design Vorgaben - gestaltet sein und mindestens das Firmenlogo (die Wort-Bild-Marke) enthalten. Ein weiterer Vorteil: Sie schaffen einen Wiedererkennungswert für Ihr Unternehmen, sodass Kunden die Rechnung leichter zuordnen können.

Auch Online-Shops, die bisher von Betrugsversuchen verschont geblieben sind, sollten professionelle Maßnahmen zur Betrugsprävention einrichten. Hier kann sich der Rückgriff auf externe Daten von Auskunfteien lohnen. Denn in der Regel verfügen einzelne Händler am Markt nicht über alle risikorelevanten Informationen, um ihr Unternehmen effektiv zu schützen. Durch die Nutzung von intelligenten Risikomanagementsystemen können zusätzlich die Kosten für externe Bonitätsprüfungen verringert werden.

Die Überwachung von Zahlungseingängen und deren Verbuchung ist eine der wichtigsten Tätigkeiten im Debitorenmanagement. Denn fast immer hängen damit Folgeprozesse zusammen, die im Falle von Verzögerungen zu Umsatzverlusten führen können. So sind auch lange Auszahlungszyklen durch Zahlungsdienstleister für viele Händler problematisch. Um die eigene Liquidität sicher zu stellen, sollten Zahlungseingänge daher möglichst sofort verfügbar sein.

Weiterhin können sich Verzögerungen direkt auf die Kundenbeziehung auswirken: Beispielsweise, wenn ein Kunde die Zahlungsmöglichkeit "Rechnungskauf" nicht auswählen kann, weil eine Zahlung für eine alte Bestellung noch nicht zugeordnet und vom Anbieter gutgeschrieben wurde. Die Möglichkeit eines Kaufabbruches und Umsatzverlustes sind hier entsprechend hoch. Ebenfalls führt ein zu frühes oder ungerechtfertigtes Mahnen unweigerlich zu Kundenunzufriedenheit. Onlinehändler sind also gut beraten, Zahlungen automatisiert verbuchen zu lassen und auch unklare Geldeingänge umgehend zu bearbeiten.

Natürlich dient eine Mahnung in erster Linie dem Forderungseinzug. Da aber nicht hinter jeder Nichtzahlung eine schlechte Absicht steckt, besteht die Chance, die Kundenbeziehung zu erhalten. Mit einer kooperativen und freundlichen Wortwahl ist eine Einigung mit einem "guten" Kunden und damit die Bezahlung des geforderten Betrags meist schnell erreicht. Die zu frühe Positionierung eines Dritten, zum Beispiel eines Inkassounternehmens, kann sich wiederum negativ auf die Kundenbeziehung auswirken. Dennoch sollte eine penible Überwachung von Zahlungsfristen, Lieferungen sowie Rücksendungen erfolgen und die umgehende Einleitung von Folgeprozessen nicht vernachlässigt werden.

Alle Maßnahmen mit hoher Qualität umzusetzen, ist für Unternehmen im Online-Handel in der Regel mit erheblichem Aufwand und hohen Kosten verbunden. Das Auslagern bestimmter Prozesse im Bereich der Zahlungsabwicklung, dem Risiko-, und Forderungsmanagement ist daher eine gute Möglichkeit, Methodenwissen und Technik von Spezialisten zu nutzen. Damit erhalten Sie die Sicherheit, die Sie bei der Zahlungsmethode Rechnungskauf benötigen und können die Vorteile des Angebots für Ihren Shop nutzen.