Ihre Auftragslage ist gut. Doch wie sieht es mit offenen Rechnungen aus? Erfahren Sie hier, wann Sie sich an ein Inkassounternehmen wenden sollten und was Sie vorab beachten müssen.
Irgendwann ist Schluss. Der Kunde zahlt seine Rechnungen nicht. Die offenen Forderungen häufen sich. Wenn Ihre Mahnungen erfolglos geblieben sind und das eigene Unternehmen dadurch sogar in Schwierigkeiten kommt, ist spätestens der Zeitpunkt gekommen, sich an ein Inkassounternehmen zu wenden. Denn schließlich sind unbezahlte Rechnungen nicht nur lästig, sondern binden Kapital, das Unternehmen für neue Investitionen fehlt.
Quelle: BDIU, www.inkasso.de
Schon im Vorfeld können Sie an bestimmten Signalen erkennen, dass Ihr Geschäftspartner in finanzielle Schieflage geraten ist und sich entsprechend wappnen. Inkassodienstleister wie Creditreform unterstützen hier und begleiten die Geschäftsprozesse ihrer Kunden bevor es überhaupt zu Problemen kommt. Dies reicht etwa von der Bereitstellung von Wirtschaftsauskünften, über bestimmte Scoring-Verfahren bis zur Optimierung des Debitorenmanagements, Factoring oder eine Warenkreditversicherung.
Was Sie im Vorfeld noch tun können, um offene Forderungen zu verhindern, lesen Sie hier.
Egal, ob Handel, Dienstleistungsgewerbe oder Handwerk – viele Unternehmen warten zu lange bis sie ein Inkassobüro um Hilfe bitten. Auch ohne vorherige Mahnung können Unternehmen ein Inkassobüro einschalten, um ihre eigene Buchhaltung zu entlasten. Dann können Sie die entstehenden Gebühren, den sogenannten Verzugsschaden, allerdings nicht beim Schuldner geltend machen. Daher ist es empfehlenswert, vorab zunächst selbst zu mahnen. Damit räumen Sie Ihrem Schuldner die Möglichkeit ein, seiner Verpflichtung nachzukommen.
Mahnen können Sie, sobald der Kunde im Zahlungsverzug ist. Und das ist nach einem Zeitraum von 30 Tagen der Fall. Sind die Mahnungen erfolglos geblieben, ist die Kontaktaufnahme zu einem Inkassobüro angebracht. Richtiges Mahnen ist allerdings eine aufwändige Sache. Daher bieten Inkassounternehmen wie Creditreform Ihren Kunden auch einen Mahnservice an und übernimmt die Korrespondenz mit dem Schuldner.
Eine Frage, die viele Gläubiger beschäftigt, ist die nach der Forderungshöhe. Ab wann lohnt es sich denn überhaupt ein Inkassobüro zu beauftragen? Dabei gilt: Einen Mindestbetrag, ab dem Forderungen geltend gemacht werden können, gibt es nicht.
Machen Sie sich dennoch bei dem von Ihnen gewählten Inkassobüro schlau, ob dieses einen Mindestbeitrag empfiehlt. Wer unsicher ist, sollte bedenken: Sie haben eine Leistung erbracht, für die die Gegenleistung ausgeblieben ist. Auch kleinere Rechnungsbeträge summieren sich. Und jede unbezahlte Forderung kostet unnötig Geld.
Im Gegensatz zu vielen Rechtsanwälten, die in diesem Bereich tätig sind, haben sich gute Inkassofirmen auf ihr Fachgebiet spezialisiert. Seriöse Inkassounternehmen wie Creditreform bringen dabei nicht nur eine große kaufmännische und rechtswissenschaftliche Expertise und einen hilfreichen Einblick in umfangreiche Wirtschaftsdaten mit, sondern auch eine umfassende Erfahrung mit Schuldnern. Sie wissen, wie man bei Mahn- und Verhandlungstätigkeiten mit Bedacht und Feingefühl vorgeht. Fairness ist hier oberstes Gebot. Die Branche der Inkassodienstleister hat – anders als Rechtsanwälte – häufig mit einem schlechten Ruf zu kämpfen. Dennoch agieren seriöse Firmen sehr bedacht bei der Aufgabe, die Liquidität ihrer Auftraggeber wiederherzustellen, indem sie Forderungsgläubiger gezielt ansprechen und Ihnen verschiedene Möglichkeiten der Schuldenbegleichung aufzeigen. Bei der Frage, ob für Sie eher ein Rechtsanwalt oder ein Inkassounternehmen infrage kommt, sollten Sie sich vorab schlau machen: Kann der von Ihnen bevorzugte Inkassodienstleister Sie bei einer bestrittenen Forderung auch vor Gericht vertreten? Achten Sie unbedingt darauf, dass das der Fall ist.
Ihr Unternehmen ist international tätig oder Ihr Schuldner sitzt im Ausland? Dann sollten Sie unbedingt ein Inkassounternehmen beauftragen, das sich mit Auslandsinkasso auskennt. Denn nur Inkassobüros, die weltweite Rechtsvorschriften und die verschiedenen Geschäftskulturen kennen, mit landesansässigen Experten zusammenarbeiten und über gute Kenntnisse der jeweiligen Landessprache verfügen, können auch weltweit ein erfolgreiches Forderungsmanagement bieten. Achten Sie auch darauf, dass sämtliche Inkassoaktivitäten aus einer Hand erfolgen und Sie einen persönlichen und zentralen Ansprechpartner haben. Auch wenn Ihre Geschäftspartner momentan nicht im Ausland ansässig sind, kann ein Inkassounternehmen, das nicht nur den deutschen Markt kennt, sondern zusätzlich über ein globales Netzwerk verfügt, von großem Vorteil für Sie sein. Sollte sich der Firmensitz ihres Partners einmal ändern oder dessen Geschäft ins Ausland expandieren, sind Sie auch in diesem Fall gut beraten.
Grundsätzlich gilt: Da es sich um eine Rechtsdienstleistung und nicht einfach nur um ein kaufmännisches Geschäft handelt, können Inkassodienstleistungen nicht einfache Nebengeschäfte von Unternehmen sein. Jeder Inkassodienstleister der gegen Entgelt tätig ist, muss sich bei der für ihn zuständigen Aufsichtsbehörde registrieren lassen und entsprechende Sachkunde nachweisen. Verstößt ein Inkassounternehmen regelmäßig und dauerhaft gegen seine Pflichten oder verhält sich rechtswidrig, kann die Aufsichtsbehörde den Betrieb eines Inkassounternehmens untersagen. Soweit die Theorie. In der Praxis sind die Aufsichtsbehörden oft überlastet, sodass sich Inkassobranche immer wieder schwarze Schafe tummeln.
Den richtigen Zeitpunkt für die Beauftragung eines Inkassounternehmens sollten Sie individuell bestimmen. Warten Sie aber nicht zu lange, bis sich unbezahlte Forderungen summieren. Schon im Vorfeld können Sie sich und Ihrer Buchhaltung Arbeit sparen, indem Sie ein Inkassounternehmen zur Unterstützung heranziehen. Achten Sie dabei auf jeden Fall darauf, ein seriöses Inkassobüro zu beauftragen, das ein effizientes Forderungsmanagement bietet und Sie rundum gut betreut.
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