Zahlungsausfälle vermeiden

Zahlungsausfälle vermeiden

Unbezahlte Rechnungen sind ärgerlich und mit Aufwand verbunden. In 7 Schritten erfahren Sie, wie Sie Zahlungsausfälle effektiv vermeiden können.

In 7 Schritten Zahlungsausfälle vermeiden

Jeder Unternehmer kennt sie und möchte sich möglichst vor ihnen schützen: Die Rede ist von unbezahlten Rechnungen. Wenn Sie einen Auftrag gemäß Vertrag erledigt haben und die Leistung fristgerecht erbracht wurde, erwarten Sie zurecht den zeitnahen Eingang der Zahlung.

Die Begleichung von offenen Forderungen lässt jedoch nicht selten auf sich warten. Die Gründe können vielfältig sein und reichen von einer schlechten Zahlungsmoral über vorrübergehende Zahlungsschwierigkeiten bis hin zur Insolvenz Ihres Geschäftspartners. Problematisch wird es dann, wenn sich unbezahlte Rechnungen summieren. Dies kann je nach Höhe der Außenstände und Größe des Unternehmens zu punktuellen Liquiditätsengpässen führen und die eigene Existenz gefährden. Doch wie mindern Sie Ausfallrisiken und beugen einem möglichen Zahlungsausfall effektiv vor?

Mit diesen Maßnahmen können Sie Zahlungsausfälle verhindern

Wenn es zu Zahlungsverzögerungen kommt oder eine Zahlung gar nicht bei Ihnen eintrifft, kann es unter Umständen schon zu spät sein, um einen Forderungsausfall zu verhindern. Deshalb gilt: Treffen Sie vorbeugende Maßnahmen, um sich abzusichern. Präventiv können Sie bereits Folgendes tun:

  • Sammeln Sie Informationen über Ihre Geschäftspartner.
  • Überprüfen Sie die Bonität Ihres Gegenübers.
  • Überwachen Sie die Zahlungsfähigkeit von Kunden, beispielsweise durch ein Beobachtungssystem (Monitoring).
  • Analysieren Sie das Zahlungsverhalten von Kunden und passen Sie entsprechend die Zahlungsart an (z. B. Lieferung nur bei Vorkasse).
  • Etablieren Sie in Ihrem Unternehmen ein funktionierendes Forderungsmanagement.
  • Sichern Sie Ihre Forderungen ab, zum Beispiel mit einer Warenkreditversicherung.
  • Trennen Sie sich im Zweifel von einzelnen Kunden, wenn vermehrt Zahlungsverzögerungen auftreten.

1. Risikominderung durch Information

Daten gewinnen im geschäftlichen Bereich an Bedeutung und stellen einen nicht zu unterschätzenden Erfolgsfaktor dar. Am besten sichern Sie Ihr eigenes geschäftliches Risiko ab, indem Sie sich frühzeitig – im Idealfall vor der Geschäftsanbahnung in der Phase der Akquise – über potenzielle Zielgruppen und Neukunden ausführlich informieren. Dazu gehört auch, dass Sie Ihre Kundendaten stets aktuell halten. Zu den wichtigsten Unternehmensdaten gehören Firmierung, Adresse, Kontaktdaten sowie der Firmenstatus. Auch bei Bestandskunden können sich diese Daten von Zeit zu Zeit ändern. Eine Zahlungsverzögerung aufgrund einer falschen Rechnungsadresse lässt sich mit gepflegten Kundendaten leicht verhindern.

Diese Eckdaten zu Unternehmen bekommen Sie zum Beispiel über:

  • die Industrie- und Handelskammer,
  • das Handelsregister, das bei den Amtsgerichten geführt wird,
  • das Schuldnerverzeichnis beziehungsweise das Vollstreckungsportal
  • Wirtschaftsauskunfteien, die neben den Daten der öffentlichen Register noch zusätzliche Informationen anbieten und die Zahlungsfähigkeit prüfen.

2. Überprüfen Sie die Bonität

Neben solchen allgemeinen Firmeninformationen ist das Wissen über die finanzielle Situation Ihrer Geschäftspartner entscheidend. Deshalb sollten Sie vor allem bei größeren Geschäften vor Vertragsabschluss eine Bonitätsprüfung vornehmen. Hierfür können Sie Auskunfteien mit der Prüfung der Zahlungsfähigkeit beauftragen. Der Vorteil: Die Bonitätsbewertung basiert auf einer aktuellen, validen Datengrundlage und ist direkt über ein Auskunftsformular abrufbar. Dabei wird die Ausfallwahrscheinlichkeit übersichtlich abgebildet, die Ihnen eine bessere Einschätzung Ihres Gegenübers ermöglicht. Übrigens empfiehlt es sich nicht nur Neukunden zu überprüfen, sondern auch Bestandskunden mindestens einmal jährlich auf ihre Zahlungsfähigkeit kontrollieren zu lassen.

3. Überwachen Sie Ihre Geschäftspartner über längere Zeiträume

Monitoring ist das Stichwort, wenn es um die dauerhafte Überwachung von Geschäftsbeziehungen geht. Integrieren Sie einen Prozess in Ihrer Firma, mit dem Sie eigene Zahlungserfahrungen Ihrer Kunden dokumentieren können. Der Vorteil: Sie sehen ganz genau, wie die Geschäftsbeziehung zu einzelnen Kunden bislang verlaufen ist und können daraus Schlussfolgerungen für die Zukunft ziehen. Sind Rechnungsbeträge schnell und pünktlich beglichen worden oder haben die Zahlungseingänge eher auf sich warten lassen? Auch hier können Sie das Überwachungsverfahren an einen externen Dienstleister auslagern. Dieser beobachtet für Sie alle bonitätsrelevanten Daten Ihrer Geschäftspartner für einen bestimmten Zeitraum und informiert Sie umgehend, wenn Veränderungen auftreten. So sind Sie stets auf dem aktuellen Stand und können frühzeitig handeln.

4. Analysieren Sie das Zahlungsverhalten

Durch die gewonnenen Informationen können Sie wiederum Anpassungen in der Zahlungsart vornehmen. Hat sich die Bonität Ihres Kunden verschlechtert, ist es eine denkbare Maßnahme, die Zahlungsart zu wechseln, um den rechtzeitigen Zahlungseingang sicher zu stellen. Möglich sind dabei verschiedene Verfahren, wie zum Beispiel die Bezahlung von Teilbeträgen bei Vergabe des Auftrags oder die Lieferung gegen Vorauskasse. Auch ein „verlängerter Eigentumsvorbehalt“ kann eine Option bei Geschäften mit Neukunden sein. In diesem Fall geht der Besitz erst von Ihnen zum Kunden über, sobald die Zahlung vorgenommen wurde.

5. Etablieren Sie ein festes Forderungsmanagement

Ein effizientes Forderungsmanagement spielt eine entscheidende Rolle, wenn es um den nachhaltigen Erfolg Ihres Unternehmens geht. Etablieren Sie daher ein strukturiertes System in Ihrer Firma, dass es Ihnen ermöglicht, einen Überblick über alle Geschäftsprozesse zu bekommen – von den versendeten Rechnungen und damit verbundenen Fristen bis hin zu den Mahnungen. So haben Sie stets Kenntnis davon, ob ein Kunde in Verzug geraten ist und können nach erfolgten Mahnungen weitere Schritte, wie das gerichtliche Mahnverfahren, schnell einleiten. 

Wenn Zahlungen öfter auf sich warten lassen, hilft unter Umständen ein telefonisches Gespräch mit Ihrem Kunden. Hier kann dann genau geklärt werden, welchen Grund die Verzögerungen haben oder wie zukünftig damit umgegangen werden kann. Telefoninkasso kann dank gut geschulter Mitarbeiter oder externen Experten eine sinnvolle Ergänzung zum schriftlichen Mahnverfahren sein, um offene Forderungen zu realisieren.

Professionelle Dienstleister helfen Ihnen dabei, Ihr Forderungsmanagement effizienter zu gestalten – von der Realisierung von Forderungen über die Absicherung bis hin zum Forderungsverkauf (Factoring). Mit dem Verkauf Ihrer Forderungen an einen Dienstleister treten Sie alle Maßnahmen rund um den Ausgleich Ihrer Forderungen ab und können Ihre Liquidität direkt steigern.

6. Sichern Sie Ihre Forderungen ab

Eine weitere Möglichkeit, um finanzielle Verluste zu vermeiden, ist der Abschluss von Forderungsausfall- bzw. Warenkreditversicherungen. Damit lassen sich einzelne Geschäfte einmalig oder auch dauerhaft gezielt absichern. Vor allem bei Geschäften mit hohen Rechnungsbeträgen ist eine Warenkreditversicherung empfehlenswert. Der Vorteil: Bei Nichtzahlung oder Insolvenz Ihres Geschäftspartners werden die versicherten Forderungen schnell entschädigt und Ihr Unternehmen optimal geschützt.

7. Treffen Sie Entscheidungen

Eine Kombination aus Bonitätsprüfung, Inkasso und Versicherung ermöglicht eine zuverlässige Risikoabsicherung und effektiven Schutz vor Zahlungsausfällen und Schäden durch Zahlungsverzug. Sollten Zahlungsschwierigkeiten bei bestimmten Kunden vermehrt auftreten, sollten Sie, als letzte Maßnahme, nicht zu lange zögern und sich von diesen trennen. Mit einer Analyse Ihrer Zielgruppen und Ihres Kundenstamms lassen sich sicher Potenziale aufzeigen, um neue ertragreiche Kundenbeziehungen aufzubauen.

8. Umgang mit Geschäften im Ausland

Bei Geschäften mit Firmen im Ausland kommt als weiteres Risiko meist die fremde Landessprache hinzu. Bei ausbleibenden Zahlungen kann diese einen zielführenden Dialog erschweren. Auch hier können spezialisierte Dienstleister unterstützen, die mit der Sprache, der Geschäftskultur und dem Rechtssystem vertraut sind. Beachten Sie hierbei: Jeder Inkasso-Auftrag wird im Land des jeweiligen Schuldners ausgeführt. Unabhängig davon, ob Sie Geschäfte im In- oder Ausland tätigen, sollten Sie daher vorbeugende Maßnahmen zum Schutz vor Forderungsausfällen treffen und landesspezifische Besonderheiten und Gesetze im Blick haben.


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