So gelingtChange Managementim Unternehmen

Aktuelle Herausforderungen ändern die Rahmenbedingungen für Unternehmen. Sie möchten Veränderungsprozesse anstoßen, um sich weiterhin zukunftssicher aufzustellen?

Change Management: Das verbirgt sich hinter dem Begriff

Change Management ist ein Veränderungsprozess, um einzelne Abteilungen oder ein ganzes Unternehmen mit ausgewählten Maßnahmen grundlegend zu verändern und von einem Ausgangszustand zu einem definierten Zielzustand zu bewegen. 

Die Wandlungsfähigkeit ist notwendig, damit Unternehmen zukunftssicher am Markt bestehen, wettbewerbsfähig bleiben und auch aktuelle Herausforderungen meistern können. Unternehmen müssen dafür ihre Kernkompetenzen in Bezug auf nachhaltige Veränderungsprozesse ausbauen. Change Management wird damit zunehmend zum Erfolgsfaktor für Unternehmen.

Veränderungsprozesse im Unternehmen gestalten

Echter Change, also ein nachhaltiger Veränderungsprozess, bewirkt einen Kulturwandel im Unternehmen. Dieser vollzieht sich nicht von heute auf morgen. Es braucht mehrere Jahre, um Veränderungen nachhaltig zu verankern. Er beginnt mit dem Wissen, warum die Änderung für das Unternehmen unbedingt notwendig ist, und mit einer klaren Vision. Damit der Change erfolgreich ist, sollten die Mitarbeiter von Anfang an miteinbezogen werden. Das geht nur durch Kommunikation und Transparenz. Wenn Führungskräfte den Willen zur Veränderung in die Belegschaft tragen wollen, brauchen sie nicht nur Offenheit und Empathie – sie müssen diese Werte auch vorleben. Nichts ist so effektiv wie ein glaubwürdiger Chef, wenn es um den Kulturwandel geht.

Aufgaben eines Change Managers

Ein Change Manager begleitet den Veränderungsprozess und ist verantwortlich für alle Maßnahmen, die zum Wandel führen sollen. Er analysiert den Ist-Zustand, beschreibt Struktur-, System- sowie Strategieänderungen und hält den Soll-Zustand fest. Auch wählt er eine geeignete Change-Management-Methode und fungiert als Bindeglied zwischen der Geschäftsleitung und den Mitarbeitern.

Tipp: Machen Sie Mitarbeiter zu Change Managern mit entsprechenden Weiterbildungen beispielsweise von den Industrie- und Handelskammern (IHK).

8 bewährte Methoden im Change Management

  • 8-Stufen-Modell nach Kotter

    Das 8-Stufen-Modell eines Veränderungsprozesses wurde 1996 von John P. Kotter entwickelt und ist eines der bekanntesten Change-Management-Modelle. Laut Kotter müssen alle 8 Schritte intensiv durchlaufen und von den Führungskräften begleitet werden, damit die Veränderungen erfolgreich im Unternehmen gefestigt werden. Die 8 Schritte sind:

    1. Ein Gefühl von Dringlichkeit erzeugen
    2. Eine Führungskoalition aufbauen
    3. Eine Vision des Wandels entwickeln
    4. Die Vision kommunizieren
    5. Hindernisse überwinden
    6. Kurzfristige Ziele festlegen
    7. Erfolge konsolidieren
    8. Veränderungen im Unternehmen verankern
  • 5-Phasen-Modell nach Krüger

    In seinem 5-Phasen-Modell beschreibt Wilfried Krüger die Phasen, die für einen erfolgreichen Wandlungsprozess von einer Organisation durchlaufen werden müssen. Das Modell baut auf dem 8-Phasen-Modell von John P. Kotter auf. Nach Krüger zeichnet sich der Erfolg von Veränderungsprozessen maßgeblich dadurch aus, inwieweit die Beteiligten von der Notwendigkeit des Wandels überzeugt sind. Die 5-Phasen sind:

    1. Initialisierung
    2. Konzipierung
    3. Mobilisierung
    4. Umsetzung
    5. Verstetigung
  • 3-Phasen-Modell von Lewin

    Beim 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin geht er davon aus, dass der Veränderungsprozess innerhalb einer Gruppe aufgrund der Gruppendynamik effizienter abläuft als bei einzelnen Individuen. Die 3 Phasen sind:

    1. Auftauen
    2. Bewegen
    3. Einfrieren
  • Prosci® ADKAR® Modell

    Das Prosci® ADKAR® Modell ist ein zielorientiertes Change Management Modell, das individuelle und organisatorische Veränderungen steuert. Es wurde vom Prosci® Gründer Jeff Hiatt entwickelt. Das Modell fokussiert den menschlichen Faktor bei Veränderungsprozessen. Wenn die Akzeptanz fehlt, können eine sinkende Produktivität, eine schwindende Arbeitsmoral und unzufriedene Mitarbeiter die Folge sein. 5 Stufen müssen Menschen für eine dauerhafte Veränderung durchlaufen: 

    • Bewusstsein
    • Wunsch
    • Wissen
    • Können
    • Verankerung
  • Management by Objectives

    Management by Objectives (MBO) legt in der Mitarbeiterführung Zielvereinbarungen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern zugrunde. Die Mitarbeiter werden aktiv am Zielfindungsprozess beteiligt und es herrscht ein stetiger Austausch über den Stand der Zielerreichung zwischen Führungskraft und Mitarbeiter.

  • Management by Delegation

    Management by Delegation (MBD) ist ein Führungsstil, bei dem delegierbare Aufgaben durch einen Vorgesetzten an einen Mitarbeiter übertragen werden.

  • Management by Exception

    Management by Exception (MBE) ist ein Führungsstil, bei dem die Mitarbeiter innerhalb von festgelegten Zielen eigenverantwortlich und selbstständig arbeiten. Entscheidungen und Verantwortung werden somit delegiert und dezentralisiert.

  • Objectives and Key Results (OKR)

    Das Rahmenwerk Objectives and Key Results verknüpft die einzelnen Aufgaben von Teams mit der Unternehmensstrategie. OKR teilt Ziele in qualitative Objectives und quantitative Key Results auf.

    • Objective: Was möchte ich erreichen?
    • Key Result: Wie sieht das Zielergebnis aus und wie kann ich das messen?
       

    Das Erreichen von Zielen (Objektives) wird durch die Formulierung quantitativer Key Results überprüfbar gemacht. Wichtig ist dabei, dass die Überprüfung regelmäßig erfolgt und Maßnahmen abgeleitet werden, wenn man feststellt, dass man vom Zielkorridor abweicht. Das Objective ist erreicht, wenn alle zugeordneten Key Results erreicht sind. 
    OKR werden zunächst auf Unternehmensebene formuliert. Davon leitet jeder Unternehmensteil und anschließend jedes einzelne Team seine eigenen OKR ab. Der Grad der Zielerreichung wird in regelmäßigen Abstimmungen überprüft.

Change Management: Klassisch oder agil?

Klassisches Change Management folgt dem Top-Down-Prinzip. Führungskräfte stellen ein Problem fest, reagieren darauf und möchten eine Veränderung herbeiführen. Ein Change Manager wird beauftragt, ein entsprechendes Team gebildet. Change wird dabei als Projekt angesehen. Es erfolgt eine Projektplanung, anschließend der Roll-out.

Beispiel: Sie stellen fest, dass es zu wenige Bewerber gibt und beauftragen ein Team damit, eine neue Recruiting-Strategie auszuarbeiten. Die neue Strategie wird in einer Mitarbeiterversammlung vorgestellt. Ein Negativ-Beispiel wäre es, wenn die Mitarbeiter erst durch die Ausschreibung freier Stellen von der neuen Recruiting-Strategie erfahren.

Change Management kann sich auch von Bottom-Up entwickeln, also von den Mitarbeitern heraus bis in die gesamte Organisation. Dieser agile Weg ist aufwändiger, aber dafür nachhaltiger, da der Change-Ansatz den Kulturwandel des Unternehmens in den Mittelpunkt stellt und zum Motor des Veränderungsprozesses macht. Das Risiko, dass Mitarbeiter den Veränderungsprozess nicht annehmen, ist geringer. Es braucht aber mehr Kapazität, damit sich möglichst viele Mitarbeiter in diesen Prozess mit einbringen können. Auch ist der Weg zum Ziel nicht von Anfang an klar erkennbar. Die Richtung kann unterwegs angepasst werden, wenn sich Hindernisse in den Weg stellen. Gerade die Fähigkeiten, die man auf dem Weg erlernt, führen zur Nachhaltigkeit.

Deshalb gibt es kleine iterative Schritte, nach denen jeweils die Zielerreichung überprüft wird. Werden Ziele nicht erreicht oder stellen sich neue Hindernisse in den Weg, werden geeignete Maßnahmen eingeleitet, um den nächsten Schritt gehen zu können oder der Weg zum Ziel wird angepasst. Gearbeitet wird durch kontinuierliche Überprüfung (planen, machen, prüfen, handeln).

Beide Varianten des Change Managements können sinnvoll sein. Welche Variante für welches Unternehmen und in welchen Fällen die geeignetere ist, hängt unter anderem von folgenden Faktoren ab:

  • Wie viel Kapazität und Zeit hat die Firma für den Change?
  • Wie ist die Struktur der Firma?
  • Wie ist der Reifegrad der Firma?

Klassisches Change Management funktioniert besonders gut in Firmen, die behördenähnlich strukturiert sind – geprägt von festen Regelungen und Hierarchieebenen. Auch in chaotischen Umgebungen, in denen sofortiges Handeln erforderlich ist – zum Beispiel in Notfallsituationen – ist das klassische Change Management sinnvoll.

Agiles Change Management hingegen braucht mehr Kapazität sowie Zeit und ist demnach auch teurer. Zudem brauchen die Mitarbeiter Empowerment, also die Ermächtigung durch das Unternehmen, etwas tun zu dürfen, sonst kann kein eigenverantwortliches Arbeiten stattfinden. Der Vorteil bei dieser Variante liegt darin, dass Mitarbeiter mehr eingebunden werden und sich damit engagieren können. So wird der Change-Prozess tiefer verankert.

3 Arten, wie Mitarbeiter auf Veränderungen reagieren

Um überhaupt herauszufinden, wie Mitarbeiter über den Veränderungsprozess denken, bedarf es einer echten Bereitschaft hinzuhören. So lassen sich die Bedürfnisse in Erfahrung bringen und einzelne Mitarbeitertypen ermitteln.

Mitarbeiter-Typ A: „Ich warte erstmal ab, was da kommt.“

Tipp: Finden Sie in einem Gespräch heraus, warum die Person zögert. Gibt es Ängste oder Sorgen? Erst dann können Sie gezielt Maßnahmen treffen. Vielleicht hat er den Sinn der Veränderung noch nicht verstanden und es würde eine erneute Erklärung helfen. Vielleicht gibt es nicht genug Anreiz für ihn, sich am Veränderungsprozess zu beteiligen, weil er für sich selbst keine persönlichen Vorteile sieht.

Mitarbeiter-Typ B: „Das haben wir immer schon so gemacht.“

Tipp: Sollten Sie im Gespräch herausfinden, dass es sich bei dem Mitarbeiter nicht um Ängste oder Sorgen handelt, sondern tatsächlich um Widerstand, dann helfen auch keine Argumente. Im schlimmsten Fall ist es dann für beide Seiten besser, sich zu trennen.

Mitarbeiter-Typ C: „Wie kann ich den Change aktiv mitgestalten?“

Tipp: Mitarbeiter, die den Change aktiv mitgestalten und sich einbringen möchten, sind absolut wertvoll. Solche Key Player bringen das richtige Mindset – also die innere Einstellung und Haltung – mit, um Veränderungen nach vorne zu bringen. Wichtig ist, dass diese auch das Gefühl haben, etwas bewegen zu können – sonst kann die Motivation in Demotivation umschlagen. Eine gute Möglichkeit zur Beteiligung der Mitarbeiter wäre die Gründung eines Transformationsteams, das sich regelmäßig trifft, um am Change zu arbeiten. Hierfür muss den Mitarbeitern im Arbeitsalltag genügend Kapazität eingeräumt werden, damit sie Maßnahmen engagiert, motiviert und stressfrei umsetzen können.

So wird der Wandel zum Erfolg

  1. Das richtige Mindet
    Gerade Führungspersonen müssen den Wandel aktiv mittragen und vorleben. Wenn ein Unternehmen beispielsweise das Thema Nachhaltigkeit forcieren möchte und neue Leitlinien dazu einführt, darf es nicht vorkommen, dass Führungspersonen sich einen Diesel-SUV als Firmenwagen bestellen. Ansonsten wird sich der Veränderungsprozess womöglich nur schwer etablieren lassen.
     
  2. Mut zur Unsicherheit
    Bei Veränderungsprozessen passieren Fehler. Deshalb ist es wichtig, die Entwicklungen regelmäßig zu überprüfen und kritisch zu hinterfragen.
     
  3. Platz für Experimente
    Es gibt keinen Masterplan und Veränderungen lassen sich nicht gänzlich kontrollieren. Wenn man dem Change genügend Zeit einräumt, können verschiedene Methoden erprobt werden.

Agile Transformation im Unternehmen

Megatrends wie Globalisierung, Nachhaltigkeit und Digitalisierung verändern die Rahmenbedingungen für Unternehmen rasant. Wie können sie früher und schneller darauf reagieren als bisher? Roland Wedding, Geschäftsführer von Creditreform, sagt: Unternehmen müssen agiler werden - und erklärt, wie der Anfang gelingt. Hören Sie jetzt unseren Podcast zum Thema „Agilität: Wie Unternehmen wandlungsfähig werden“ an und holen Sie sich wertvolle Tipps.


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