Die Kunst des Nein-Sagens

Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass … “ Vielleicht würde es helfen, sich in die Menschen hineinzuversetzen, die diese Worte lesen. Zum Beispiel in Paula. Die junge Frau hat ein Video auf Tiktok gepostet. Unter dem Titel „Arbeitslose Maus“ erzählt sie, dass sie gerade auf dem Weg zum Sport ist, um sich abzulenken. Vorher hatte sie „schon wieder“ vier Absagen auf Bewerbungen bekommen. „Demotiviert einen sehr“, sagt sie sichtlich betroffen. Und: „Keiner will einen.“

Fest steht: Niemand bekommt gerne Absagen. Leider sind sie gang und gäbe – zum einen passen die Bewerber nicht immer auf die ausgeschriebene Stelle und zum anderen gibt es, gerade bei begehrten Jobs, oft zu viele Interessenten. Doch wie Unternehmen einem Bewerber die schlechte Nachricht überbringen, da gibt es noch viel Luft nach oben. Unpersönlich, viele Monate später oder gar nicht – das ist nicht nur der Eindruck, der auf Tiktok entsteht.

Eine Studie der Arbeitgeberbewertungsplattform Kununu und des Beratungsunternehmens HR4Good zeigt: Die Mehrheit erlebt die Absagepraxis als lückenhaft, unpersönlich und intransparent. 65 Prozent der Befragten erhielten nach einer schriftlichen Bewerbung keine Antwort, 27 Prozent sogar nach einem Vorstellungsgespräch nicht. Das sorgt nicht nur für Unmut bei Bewerbern. Eine schlechte Absage hat auch für Unternehmen spürbare Folgen: 65 Prozent der Befragten bewarben sich dort nicht erneut, 35 Prozent kauften anschließend keine Produkte des Unternehmens mehr.
 

Verbindlich antworten

Das Problem beginnt häufig schon vor der eigentlichen Absage, sagt Selina Schroeter, Führungskraft bei der Business-Development-Beratung Leucht One. Firmen ließen Bewerber lange im Unklaren, hielten zugesagte Rückmeldefristen nicht ein oder meldeten sich überhaupt nicht mehr, kritisiert Schroeter, zu deren Aufgaben auch Employer Branding und Recruiting-Kommunikation zählen. Bewerber hätten Zeit investiert, sich vorbereitet und mit einer Stelle oft persönliche Hoffnungen verbunden. „Damit sollte man sorgfältig umgehen.“ Wertschätzung zeigt sich für Schroeter zuerst in der Verlässlichkeit: „Halte ich Zusagen ein? Antworte ich rechtzeitig? Nehme ich mir nach einem persönlichen Kennenlernen Zeit für einen angemessenen Abschluss?“ Eine freundlich formulierte Absage gleiche wochenlange Funkstille nicht aus.

Doch worauf kommt es bei einer guten Absage an? Marcel Rütten von HR4Good zufolge wünschten sich mehr als 90 Prozent der für die Studie Befragten eine individuelle Begründung. „Aber 65 Prozent erhalten sie nie“, bemängelt der Recruiting Strategy Consultant und Autor des Buches „Absagen positiv gestalten“. Eine schlechte Absagepraxis führe die Bemühungen von Unternehmen ad absurdum, ein positives Bild von sich zu erzeugen, damit sich Bewerber für sie interessieren.

Janina Olbrich-Au Yeung sieht das ähnlich. Die Personalreferentin beim Ingenieurdienstleister Planting will den „Menschen hinter der Bewerbung sehen und ihm mit Respekt begegnen“ – selbst, wenn keine Zusammenarbeit zustande kommt. Bei Absagen vermeidet sie standardisierte Mails und lässt erkennen, dass sie sich mit dem Profil des Bewerbers beschäftigt hat. Besonders positiv werden ihrer Erfahrung nach individuelle Bezüge aufgenommen, etwa die Erwähnung von Erfahrungen oder Kompetenzen, die sie beeindruckt hätten. So könnten Bewerber erkennen, dass die Unterlagen gelesen wurden. 

Jonas Sowa ist es wichtig, das Feedback an den bisherigen Kontakt anzupassen. Er ist Gründer und Geschäftsführer des europäischen Netzwerks Digital8, das Unternehmen mit Digital Natives und jungen Talenten zusammenbringt. Fällt die Entscheidung gegen einen Kandidaten früh und ohne, dass ein persönlicher Kontakt erfolgte, hält er eine kurze, freundliche Nachricht für angemessen. „Nach einem persönlichen Gespräch hingegen gehen wir individuell auf die Person und den bisherigen Austausch ein.“ Nach mehreren Gesprächen verdiene der Bewerber eine ausführlichere und konkrete Rückmeldung, sagt Sowa. „Einige ehrliche Sätze zu den Stärken, den Entscheidungsgründen und möglichen Entwicklungsschritten können bereits einen großen Unterschied machen.“

Für kleine Unternehmen müsse ein guter Absageprozess nicht aufwendig sein, findet Personalreferentin Olbrich-Au Yeung. „Wer klare Prozesse definiert und Vorlagen nutzt, kann auch ohne eigene HR-Abteilung professionell und wertschätzend kommunizieren“, sagt sie. Bei Planting würden die Vorlagen um ein bis zwei individuelle Aussagen zum Profil und zur Bewerbung ergänzt und somit werde eine Balance gefunden zwischen Effizienz und persönlicher Ansprache. „Am Ende geht es nicht darum, besonders viel Zeit zu investieren, sondern den Menschen hinter der Bewerbung wertschätzend zu behandeln“, so Olbrich-Au Yeung.