Förderfähig dank guter Vorbereitung

Für die Hans Binder Engineering GmbH mit Sitz in Mühldorf am Inn sind Innovationen ein entscheidender Schlüssel zum geschäftlichen Erfolg. Das Unternehmen baut Trocknungsanlagen für die Industrie, genau abgestimmt auf deren branchenspezifische Bedürfnisse. Aktuell treiben die Spezialisten die Arbeit an einer neuartigen energiesparenden Anlage voran und investieren einen sechsstelligen Betrag in das Projekt. „Bis Ende dieses Jahres haben wir vermutlich den Prototypen für diese neue Form der Trocknung fertig entwickelt“, sagt Geschäftsführer Hans-Xaver Hiermeier. Dafür sicherte er sich Steuervorteile.

„Ohne die Forschungszulage wäre so ein Projekt für uns finanziell nicht zu realisieren“, erklärt Hiermeier. Und auch nicht ohne professionelle Hilfe: Hiermeier beauftragte Unternehmensberater Steven Hemme-Homann, Geschäftsführer der ITI Consulting & Acquisition GmbH, die darauf spezialisiert ist, Betriebe beim Zulagenantrag zu begleiten. „Wir sind als Firma mit 13 Mitarbeitern schon daran gescheitert, die Formulare korrekt auszufüllen“, sagt Hiermeier. Schließlich gebe es keine staatliche Beratungsstelle, die Fragen rund um die Forschungszulage beantwortet.

Die Bürokratie sei zwar ein „Vollwahnsinn“, zum Beispiel weil jede Arbeitsstunde aller am Projekt beteiligten Mitarbeiter exakt dokumentiert werden müsse, klagt Hiermeier. „Das hätten wir ohne die Hilfe des Experten auch nicht gewusst.“ Unterm Strich zeigt er sich aber trotz aller Hürden von den Vorteilen dieses Förderinstruments überzeugt. „Beim nächsten Vorhaben beantragen wir die Zulage wieder“, sagt der Geschäftsführer.

So wie Hiermeier geht es vielen Unternehmern. Sie wissen, dass es die Forschungszulage gibt, es fehlt ihnen aber das Know-how, um ohne Expertenunterstützung davon zu profitieren. „Wir gehen daher aktiv auf die Unternehmen zu. Wichtige Zielgruppen sind insbesondere Firmen der Branchen Maschinenbau, Sensorik, Telekommunikation oder auch Biotech“, sagt Hemme-Homann. Der Beratungsbedarf sei groß. „Wir stellen zum Beispiel immer wieder fest, dass Unternehmer die Forschungszulage mit anderen Programmen verwechseln. Das allein ist ein Problem“, so der Unternehmensberater.

Jeder Betrieb kann einen Antrag stellen

Bei der Forschungszulage handelt es sich um ein im Forschungszulagengesetz fixiertes Förderprogramm, das deutsche Unternehmen seit 2020 bei innovativen Projekten aus dem Bereich Forschung und Entwicklung (FuE) unterstützt. Seit Jahresanfang 2026 sind die Bedingungen dafür noch besser als früher (siehe Kasten „Details zur Forschungszulage“). „Deutschland gehört zu den Ländern, die besonders viel Geld für die Unternehmen bereithalten“, weiß Markus Busuttil, CEO und Gründer der auf die Forschungszulage spezialisierten Beratungsgesellschaft Busuttil & Company in Hannover. Unternehmen jeder Branche und jeder Größe können einen Antrag stellen, und zwar „nicht nur für klassische FuE-, sondern auch für Digitalisierungs- und Industrie-4.0-Projekte wie Software und Prozessinnovationen. Dies bezieht sich auf interne Vorhaben, aber genauso auf Forschung, die extern in Auftrag gegeben wird“, so Busuttil. Wenn Firmen etwa mit einer Universität kooperieren, sind deren Honorare förderfähig.

Man muss noch wissen: Es gibt kein Budget. Der Topf ist, anders als bei den meisten Förderprogrammen, immer voll. Außerdem kann die Zulage bis zu vier Jahre nachträglich beantragt werden. Wer die Kriterien erfüllt, hat einen Rechtsanspruch auf die Bewilligung. Vor allem: „Die Förderzulage reduziert die Steuerschuld eins zu eins. Sie mindert neben dem Betriebsausgabenabzug direkt die fällige Steuerzahlung. Übersteigt sie zum Beispiel bei Anlaufverlusten die jeweilige Steuerlast, wird sie dennoch vom Finanzamt ausgezahlt. Im Idealfall trägt das forschende Unternehmen effektiv nur etwa ein Drittel der angefallenen Personalkosten selbst“, sagt Robert J. Wiemeyer, Steuerberater der Kanzlei Falk in Heidelberg. Für ihn ist klar, dass Kosten und Nutzen eines Antrags meist im richtigen Verhältnis zueinander stehen. „Aus meiner Sicht ist das Verfahren so bürokratisch wie eben nötig. Es geht in der Regel um eine Förderung in Millionenhöhe aus der Staatskasse. Daher erscheint es sinnvoll, dass die Finanzämter eine gewisse Dokumentation sehen wollen, um sicherzugehen, dass nur jene Kosten gefördert werden, welche tatsächlich für innovative Forschung angefallen sind“, sagt Wiemeyer.

Regeln des Bescheinigungsverfahrens

Das Antragsverfahren läuft in zwei Stufen, zuerst erfolgt das Bescheinigungsverfahren. Man füllt ein vorgegebenes Formular aus und reicht dieses bei der Bescheinigungsstelle Forschungszulage, kurz BSFZ, ein (weitere Informationen unter www.bescheinigung-forschungszulage.de). Hier wird das Projekt inhaltlich – in der Regel technisch orientiert – vorgestellt, inklusive Angaben zum zeitlichen, personellen und finanziellen Umfang. Überdies wird beispielsweise vermerkt, ob es sich um eine Kooperation handelt oder ob nur das eigene Unternehmen involviert ist.

Die Gutachter der BSFZ checken, ob das beschriebene Projekt nach dem Forschungszulagengesetz förderfähig ist. Ein Kriterium ist, dass das Vorhaben dazu dient, neue Erkenntnisse zu gewinnen. Darüber hinaus muss die Forschung und Entwicklung für den Betrieb im Ergebnis mit Risiken verbunden sein: Dem Unternehmen entstehen Kosten, Ressourcen werden gebunden, das Projekt braucht Zeit. Überdies erwartet die Behörde einen detaillierten Plan mit Budgetierung. Das alles ist im Antragsformular zu erläutern. „Die BSFZ-Mitarbeiter müssen die Ausführungen verstehen können. Sie wollen nachvollziehen, wie sich die Forschung und Entwicklung des Unternehmens vom aktuellen Stand der Technik am Markt abgrenzt“, so Steven Hemme-Homann. Falls es sich um eine Neuheit handelt, die ausschließlich dem Betrieb selbst Vorteile bringen soll, reicht das nicht. „Das Ziel des Projektes sollte klar definiert sein“, sagt der Unternehmensberater. Gegebenenfalls fordert die Bewilligungsstelle noch detailliertere Unterlagen an.

Die Antragstellung ist wahrlich nicht trivial, die Ablehnungsquote liegt laut Studien bei etwa 25 Prozent, wobei Widerspruch eingelegt werden kann. Hemme-Homann gibt den Tipp, sich im Vorfeld zu informieren, was beim Antragsverfahren genau gefragt ist. „Unternehmer sollten mit Kollegen in ihrem Netzwerk sprechen, wer mit der Forschungszulage bereits Erfahrung hat. Wir empfehlen darüber hinaus stets, einen spezialisierten Berater einzuschalten“, so Hemme-Homann. Er selbst arbeitet auf Erfolgsbasis und erhält erst dann sein Honorar, wenn das Unternehmen nach der Bewilligung des Antrags im zweiten Schritt beim Finanzamt seine Steuererklärung einreicht beziehungsweise im anschließenden Bescheid die Forschungszulage mit der Steuerforderung verrechnet wird. „Wir sitzen mit den Unternehmern im selben Boot“, sagt Hemme-Homann. Da viele Firmen Förderung in Millionenhöhe erhalten, fällt das Honorar der Berater in der Regel nicht ins Gewicht. „Daher sind wir in die Planungen unserer Stammkunden permanent involviert, um bereits in der ersten Planungsphase die Förderfähigkeit vorbereiten zu können“, ergänzt Experte Markus Busuttil.

Risiken werden oft unterschätzt

Eine gute Vorbereitung ist das A und O. Denn passieren beim Antrag Fehler, machen Unternehmer unbewusst oder bewusst falsche Angaben, kann das schwerwiegende Folgen haben. Christoph Rung, Rechtsanwalt und Partner der Kanzlei Rittershaus in Mannheim, warnt: „Im schlimmsten Fall kann der Fiskus von Steuerhinterziehung ausgehen. Dabei handelt es sich um eine Straftat“, so Rung. Zum Beispiel sind ausschließlich gesunde Firmen zulagenberechtigt. Wer als „Unternehmen in Schwierigkeiten“ gilt, darf keinen Antrag stellen. „Im Formular wird das abgefragt, man muss ein Kreuzchen machen, dass keine Zahlungsengpässe bestehen. Das Problem ist allerdings, zu beurteilen, wann genau eine Schieflage im Sinne des Finanzamts vorliegt“, so Rung. Er rät dazu, nichts zu beschönigen und im Zweifel juristischen Rat einzuholen. „Überdies darf das Unternehmen auch nicht im Ausland tätig sein. Bei größeren Firmen mit Tochtergesellschaften ist das häufiger der Fall.  Die Finanzämter prüfen das. Kommt später heraus, dass eine Sparte des Unternehmens jenseits der Grenzen eine Niederlassung hat, handelt es sich wieder um Steuerbetrug“, sagt Rung.

Die Betriebsprüfer checken im Nachhinein häufig, ob die Voraussetzungen für den Erhalt der Forschungszulage tatsächlich erfüllt sind. „Man darf sich noch nicht in Sicherheit wiegen, wenn der Antrag von der Bescheinigungsstelle abgesegnet wurde“, warnt Steuerberater Wiemeyer. „Wir beobachten, dass die Finanzämter und die Prüfer seit einiger Zeit die Zulage verstärkt im Fokus haben. Dabei kommt es auch vor, dass die Zulage teilweise zurückgezahlt werden muss, wenn nicht richtig gerechnet wurde oder falls die Dokumentation nicht passt.“

Wichtig sei es darum, mit dem Finanzamt konstruktiv zu reden. Denn auch dort ist das Förderinstrument noch recht jung und es fehlt deshalb eine etablierte Verwaltungspraxis. Man könnte von einem Entwicklungsprojekt sprechen.