Umstellung auf elektronische Rechnung - formelle Pflichten bleiben

Schätzungen gehen davon aus, dass jedes Jahr in Deutschland rund 32 Milliarden Rechnungen zugestellt werden. Da wundert es nicht, dass Rechnungen immer mehr auf elektronischem Weg kommuniziert und schließlich beim Empfänger archiviert werden. In diesem Zusammenhang hat das BMF jüngst klargestellt, dass nur die Rechnung, nicht aber die dazugehörende E-Mail ins elektronische Archiv muss. Es sei denn, hier werden Absprachen festgehalten – etwa Rabatte oder andere Nachlässe – die unmittelbar Einfluss auf den Rechnungsbetrag haben.

Die Vorteile der elektronischen Rechnungen liegen auf der Hand: Da ist zum einen die Schonung der Umwelt. Es wird weniger Papier und weniger Tinte verbraucht. Viel wichtiger aber noch sind Liquiditätsvorteile, die sich aus der deutlich schnelleren Zustellung der Rechnung ergeben. Und schließlich hat auch der Empfänger einer elektronischen Rechnung entscheidende Vorteile. Er wird seine Prozesse, vor allem im Bereich der Archivierung deutlich effizienter gestalten. Schließlich kann er sehr genau prüfen, wie seine Zahlungsflüsse verlaufen, ob etwa Skonto gezogen wurde.

Die Vorteile der Auswertung sind allerdings nur gegeben, wenn ein Rechnungsformat gewählt wird, das standardisiert ist. Mit einem solchen Format können die Rechnungen nicht nur automatisiert eingelesen werden, sondern es gelingt auch, die Daten, die für die Liquiditätssteuerung wichtig sind, herauszufiltern und zu analysieren. Ein solches Format stellt das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) zur Verfügung und schaffte damit ein Belegbild, das allen Strukturanforderungen in der Buchhaltung entspricht.

Im Internet wird unter ferd-net.de. alles Wissenswerte für die Einführung der elektronischen Rechnung zur Verfügung gestellt. Die Organisation wird gefördert vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie.

Dennoch bleibt es bei vielen Vorschriften für die Rechnungslegung, die zwar altbekannt, doch immer wieder nicht richtig ausgeführt werden. Hier seien noch einmal die wichtigsten Merkmale – wie sie das Forum elektronische Rechnung nennt – zusammengestellt. Sie gelten in der traditionellen Papierform ebenso wie bei der elektronischen Übermittlung im Sinne der formellen Prüfung nach § 14 (4) UStG.

Eine Rechnung muss demnach folgende Angaben enthalten:

  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
  • die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  • das Ausstellungsdatum,
  • eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer), 
  • die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
  • den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung,
  • das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstigen Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
  • den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
  • in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.
© 2018 Verband der Vereine Creditreform e.V.

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