Wenn Ihr Kunde die Rechnung nicht bezahlt

Wenn Ihr Kunde die Rechnung nicht bezahlt

In der Regel erfolgt die Zahlung nach Auftragsabwicklung fristgerecht. Doch es kommt auch vor, dass Kunden eine Rechnung verspätet oder gar nicht zahlen. Was Sie in diesem Fall tun können.

Wenn die Rechnung nicht bezahlt wird – Wie Sie an Ihr Geld kommen in 4 Schritten

Wenn Ihr Kunde eine Rechnung nicht bezahlt, ist dies ärgerlich. Denn es bedeutet für Sie Zeit- und Geldaufwand, um die Zahlung einzufordern. Dabei kann es viele Gründe für Zahlungsverzug geben. Deshalb ist es nicht immer der sinnvollste Weg direkt zu mahnen. Zuerst sollten Sie sich den Geschäftspartner genauer anschauen: Handelt es sich um eine langjährige Kundenbeziehung und einen A-Kunden, der viele hochpreisige Aufträge an Sie vergibt und grundsätzlich zuverlässig ist? Dann ist es sicher in Ihrem Interesse, den Kunden zu behalten und kundenschonend auf die Nichtzahlung zu reagieren. Oder handelt es sich um einen Neukunden, dem Sie den Kauf auf Rechnung gewährt haben und den Sie nicht gut einschätzen können? Dann könnte eine zeitnahe Mahnung der richtige Weg sein. Diese Unterscheidung kann Ihnen bei weiteren Schritten helfen.

Schritt 1: Interne Prüfung der offenen Rechnung

Bevor Sie in Kontakt mit Ihrem Kunden treten, prüfen Sie zunächst, ob von Ihrer Seite alle Prozesse korrekt abgelaufen sind. Ist die Rechnung tatsächlich rausgegangen? Konnte die Rechnung zugestellt werden und war die Anschrift korrekt? Wenn Sie diese Fragen geklärt haben, folgt im nächsten Schritt die Kontaktaufnahme.

Sie haben noch nicht viel Erfahrung mit dem Schreiben von Rechnungen? Erfahren Sie, welche Punkte eine Rechnung beinhalten muss und laden Sie sich direkt unsere Musterrechnung als Vorlage herunter.

Schritt 2: Telefonische Kontaktaufnahme mit dem Kunden

Sofern es Ihrer Buchhaltung von den Kapazitäten her möglich ist, empfehlen wir Ihnen als ersten Schritt die telefonische Kontaktaufnahme. Ein Telefonat ist persönlicher als eine E-Mail oder ein postalisches Schreiben. Hierbei gilt: Vorbereitung ist alles. Die entsprechende Rechnung mit der Forderungssumme und die Information, seit wann die Rechnung überfällig ist, sollten Sie bei dem Gespräch vorliegen haben.
Stellt sich heraus, dass Ihr Kunde die Rechnung nicht bezahlt hat, weil er sie einfach vergessen hat oder sie untergegangen ist, können Sie freundlich auf die Rechnung hinweisen. Im Zweifel schicken Sie die Rechnung erneut und sollten daraufhin schnellstmöglich mit dem Geld rechnen können.

Möglicherweise hat Ihr Kunde die Rechnung nicht bezahlt, weil er eine Mängelrüge anzeigt oder es andere Unstimmigkeiten gibt – zum Beispiel, weil die Ware nicht in Ordnung war oder weil der Rechnungsbetrag von dem vereinbarten Preis abweicht. Auch dies lässt sich in einem Telefonat schnell klären.

Ein effektives Telefoninkasso kann dabei helfen, dass Sie Ihr Geld schneller erhalten im Vergleich zum schriftlichen Mahnverfahren.

Schritt 3: Einleitung des vorgerichtlichen Inkassos

Haben Sie Ihren Kunden nicht erreicht oder er zahlt trotz der telefonischen Kontaktaufnahme nicht, folgt als nächstes die Einleitung des vorgerichtlichen Mahnverfahrens. Sie können jederzeit eine Mahnung verschicken, sobald Ihr Kunde das gesetzte Zahlungsziel überschritten hat. Zahlungsaufforderungen werden in der Regel schriftlich per Einschreiben an den Schuldner versendet.

Eine Zahlungserinnerung enthält noch keine Mahngebühren und macht dann Sinn, wenn es kein vorangegangenes Telefongespräch gab. Sollte Ihr Schuldner auch daraufhin nicht antworten oder zahlen, haben Sie die Möglichkeit, eine zweite oder dritte Mahnung zu verschicken. Gesetzlich erforderlich ist dies allerdings nicht. Denn zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung gibt es rein rechtlich keinen Unterschied. Es handelt sich dabei nur um eine andere Formulierung für das gleiche Anliegen, nämlich die Aufforderung zur Zahlung eines offenen Geldbetrages.

Je nach Forderungshöhe kann sich das Warten auf Zahlung, vor allem bei vielen offenen Forderungen, negativ auf Ihre Liquidität auswirken. Wenn Sie eine zweite oder auch dritte Mahnung verschicken möchten, sollten Sie immer kürzere Zahlungsfristen ansetzen und entsprechende Mahngebühren darin festlegen.

Spätestens im Mahnverfahren stellt sich heraus, ob die Rechnung versehentlich nicht beglichen wurde oder ob Ihr Kunde nicht zahlen kann, weil er im Augenblick nicht liquide ist. In diesem Fall können Sie ihm vorschlagen, den Rechnungsbetrag in Form von kleineren Raten zu begleichen.

Schritt 4: Gerichtliches Mahnverfahren

Bleiben Zahlungen weiterhin aus, können Sie im nächsten Schritt das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Dazu füllen Sie einen Mahnvordruck aus und senden ihn an das zuständige Mahngericht. Entsprechende Vorlagen können Sie sich online herunterladen. Das Gericht prüft den Antrag auf formale Richtigkeit und schickt den Mahnbescheid anschließend an den Kunden. Daraufhin hat der Schuldner drei Möglichkeiten: Entweder er zahlt, er reagiert nicht oder er legt Widerspruch ein. Letzteres führt zu einer Gerichtsverhandlung, bei der das Gericht einen Vollstreckungsbescheid erteilen kann.

Grundsätzlich sollten Sie unbedingt prüfen, ob sich das gerichtliche Mahnverfahren in Ihrem Fall lohnt. Dies ist abhängig davon, wie hoch Ihre Chancen auf eine Zahlung sind. Denn die Kosten und der Aufwand beim gerichtlichen Mahnverfahren sind nicht zu unterschätzen. Die letzten Maßnahmen, um an Ihr Geld zu kommen, sind die Zwangsvollstreckung oder die Titelüberwachung, bei der 30 Jahre lang geprüft wird, ob der Schuldner Ihre offene Forderung begleichen kann.

Fazit: Zahlungsausfällen vorbeugen

Das Eintreiben offener Forderungen nimmt Zeit in Anspruch und bedeutet viel Aufwand für Ihre Buchhaltung. Damit Zahlungsausfälle erst gar nicht entstehen, sollten Sie möglichst vorbeugende Maßnahmen ergreifen. Dazu zählen Bonitätsprüfungen Ihrer Geschäftspartner vor Kaufabschluss und die Anpassung der Zahlungsarten bei Neukunden. Damit Sie überfällige Rechnungen schnell identifzieren und rechtzeitig reagieren können, benötigen Sie eine effiziente Buchhaltung. Unsere 6 Tipps für ein besseres Forderungsmanagement können Ihnen dabei helfen, weitere vorbeugende Maßnahmen zu treffen.

Sollte es dann doch einmal zu einem Zahlungsausfall kommen, können Sie auf die oben genannten Schritte zurückgreifen. Hier bestimmen letztlich Sie, welches Vorgehen zur jeweiligen Kundenbeziehung passt – etwa, ob Sie den Kunden telefonisch kontaktieren, direkt eine schriftliche Zahlungsaufforderung verschicken oder wie viele Mahnungen Sie senden.

Seriöse Inkassounternehmen, wie Creditreform, lassen Sie mit diesen Entscheidungen nicht alleine und unterstützen Sie im gesamten Inkassoprozess. Unser Ziel ist es, Zahlungsausfälle zu verhindern und Ihre Liquidität zu sichern. Die meisten Forderungen realisieren wir dabei vorgerichtlich, also bereits bevor das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet wird. Damit kommen Sie schneller an Ihr Geld bei fairem Umgang mit Ihren Schuldnern.

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