Forderungsausfall: Definition & Online-Rechner
Forderungsausfälle können für Unternehmen teuer werden. Wir erklären, was ein Forderungsausfall ist, welche Kosten auf Unternehmen zukommen und wie Sie Ihr Risiko ganz einfach berechnen.
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Was ist Zahlungsverzug?
Wenn Kunden Ihre Rechnungen nicht pünktlich begleichen, kann das für Sie als Unternehmer teuer werden. Wir erklären, was Zahlungsverzug bedeutet und wie Sie darauf reagieren können.
7 Min. Lesezeit
Zahlungsverzug einfach erklärt
Jeder Unternehmer kennt die Herausforderung: Die Leistung wurde erbracht, doch die Zahlung bleibt aus. Zahlungsverzug liegt vor, wenn eine fällige Rechnung nicht innerhalb der vorgesehenen Frist bezahlt wird. In vielen Fällen wird der Zahlungsverzug durch eine Mahnung ausgelöst. Doch was viele nicht wissen: Unter bestimmten Voraussetzungen gerät der Kunde auch ohne Mahnung ganz automatisch in Zahlungsverzug.
Um Liquiditätsengpässe zu vermeiden, sollten Unternehmer wissen, wie sie auf einen Zahlungsverzug ihres Kunden reagieren können, damit sie doch noch schnell an ihr Geld gelangen.
Was bedeutet Zahlungsverzug laut BGB?
Laut Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB) ist eine Forderung fällig, sobald der Gläubiger die Zahlung verlangen darf. Ist kein konkreter Termin vereinbart, gilt laut § 271 Abs. 1 BGB: Die Zahlung ist sofort fällig und zu leisten. Es liegt Zahlungsverzug vor, wenn ein Schuldner eine fällige Geldforderung nicht rechtzeitig begleicht und die Verzögerung zu vertreten hat.
Artikelinhalt
- Zahlungsverzug einfach erklärt
- Was bedeutet Zahlungsverzug laut BGB?
- Zahlungsverzug mit und ohne Mahnung
- Folgen des Zahlungsverzugs & Studie der Creditreform Wirtschaftsforschung
- So vermeiden Sie Zahlungsverzüge Ihrer Kunden
- Auswirkungen auf Ihr Unternehmen
- Tipps für eine kundenfreundliche Ansprache inkl. Formulierungshilfen
- Was tun, wenn Mahnungen erfolglos bleiben?
- FAQ zum Zahlungsverzug
Zahlungsverzug mit und ohne Mahnung
Wenn eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt wird, stellt sich für den Unternehmer schnell die Frage, ob der Kunde bereits im Zahlungsverzug ist oder ob eine Mahnung notwendig ist. In der Regel muss der Schuldner nach Fälligkeit zur Zahlung aufgefordert werden, damit der Verzug rechtlich eintritt. Diese Mahnung muss nicht zwingend schriftlich erfolgen, es wird jedoch aus Beweisgründen empfohlen und sollte deutlich machen, dass die Rechnung fällig ist und unverzüglich bezahlt werden muss.
Es gibt jedoch Ausnahmen, bei denen der Zahlungsverzug auch ohne Mahnung automatisch eintritt. Das BGB (§ 286 BGB) nennt Fälle, in denen der Verzug sofort beginnt, etwa wenn ein konkretes Zahlungsdatum vertraglich festgelegt wurde oder die Zahlung an ein bestimmtes Ereignis gebunden ist. Auch wer die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert, gerät sofort in Verzug. Besonders im geschäftlichen Zahlungsverkehr (B2B) gilt, dass der Verzug spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung automatisch beginnt.
Rechtlich genügt eine einzige Mahnung, um den Zahlungsverzug auszulösen, sofern keine der genannten Ausnahmen zutrifft. Mehrere Mahnungen sind nicht vorgeschrieben und können den Zahlungsprozess unnötig verzögern. Unternehmer sollten daher spätestens nach der ersten Mahnung mit Fristsetzung über weitere Schritte nachdenken – etwa die Einschaltung eines Inkassounternehmens oder ein gerichtliches Mahnverfahren.
Studie: Zahlungsverzug in Deutschland
Die aktuelle Auswertung der Creditreform Wirtschaftsforschung zum Zahlungsverhalten zeigt, dass sich der durchschnittliche Zahlungsverzug deutscher Unternehmen im 1. Quartal 2025 verbessert – von 8,9 auf 7,7 Tage. Das Zahlungsverhalten zeigt sich insgesamt positiv, jedoch regional unterschiedlich.
Folgen des Zahlungsverzugs für den Schuldner
Gerät ein Schuldner in Zahlungsverzug, hat der Gläubiger das Recht, Verzugszinsen zu verlangen. Die Höhe dieser Zinsen ist gesetzlich geregelt und hängt davon ab, ob es sich um eine Transaktion mit einem Verbraucher oder zwischen zwei Unternehmen handelt. Bei Verbrauchern liegt der Verzugszinssatz bei 5 Prozentpunkten über dem jeweils gültigen Basiszinssatz. Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen beträgt er sogar 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.
Der aktuelle Basiszinssatz liegt bei 1,27 %. Somit ergibt sich daraus ein Verzugszinssatz von 10,27 % pro Jahr im B2B-Bereich. Die Zinsen werden auf den noch offenen Rechnungsbetrag berechnet und steigen mit der Dauer des Verzugs an.
Neben den Verzugszinsen kann unter bestimmten Voraussetzungen auch Schadenersatz geltend gemacht werden. Dies ist möglich, wenn dem Gläubiger durch den Zahlungsverzug ein konkreter und nachweisbarer finanzieller Schaden entstanden ist. Typische Verzugsschäden sind zum Beispiel Kosten für Mahnschreiben, Gebühren für die Beauftragung eines Inkassounternehmens oder zusätzliche Finanzierungskosten, etwa wenn zur Überbrückung der offenen Forderung ein Kredit aufgenommen werden muss. Besonders im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen sieht das Gesetz eine zusätzliche Pauschale in Höhe von 40 Euro vor, die unabhängig vom Nachweis eines konkreten Schadens erhoben werden kann.
Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass das Nichtzahlen berechtigter Forderungen Auswirkungen auf die Bonität des Schuldners hat.
So vermeiden Sie Zahlungsverzüge Ihrer Kunden
Um Zahlungsverzug wirksam zu vermeiden, sollten Sie auf der Rechnung ein klares Zahlungsziel benennen und ein strukturiertes Mahnwesen etablieren. Denn je früher Sie auf ausbleibende Zahlungen reagieren, desto besser lassen sich finanzielle Risiken begrenzen. Darüber hinaus sollten Sie Ihre Zahlungseingänge stets überwachen, um bei Zahlungsverzug schnell erste Maßnahmen zu treffen.
Weitere Tipps, wie Sie dem Zahlungsverzug vorbeugen können:
- Bonitätsprüfung vor Geschäftsabschluss: Rufen Sie eine Bonitätsauskunft über Ihren Geschäftspartner vor Geschäftsabschluss ab. So erfahren Sie, wie wahrscheinlich es ist, dass er seiner Zahlungsverpflichtung nachkommen wird.
- Zahlungserinnerungen vor Fälligkeit: Möglicherweise kann eine freundliche Zahlungserinnerung noch vor Fälligkeit der Rechnung dazu führen, dass die Zahlung nicht vergessen wird.
- Rabatte für Frühzahler / Skonto-Regelungen: Bieten Sie Skonto an und bewegen Sie Ihren Kunden damit zu einer schnellen Zahlung.
- Vorkasse oder Teilzahlung bei Neukunden: Wenn Sie Ihren Geschäftspartner noch nicht kennen, können vertraglich festlegen, dass der Forderungsbetrag noch vor Leistungserbringung erfolgen muss. So kann es gar nicht erst zum Zahlungsverzug kommen.
- Absicherung: Eine Warenkreditversicherung oder der Verkauf von Forderungen an einen Factoring-Dienstleister schützt Sie vor Zahlungsausfällen.
Auswirkungen von Zahlungsverzügen auf Ihr Unternehmen
Sie dürfen nicht unterschätzen, dass insbesondere eine Häufung von Zahlungsverzügen mit hohen Rechnungsbeträgen betriebswirtschaftliche Folgen für Ihr Unternehmen haben kann. Zum einen bedeutet Zahlungsverzug ein hoher Zeit- und Kostenaufwand für Ihr Forderungsmanagement. Zudem kann er die Kundenbeziehung belasten. Der wichtigste Punkt jedoch ist, dass er Ihre Liquidität einschränkt. Dies kann dazu führen, dass Sie Kreditlinien oder eine Zwischenfinanzierung beantragen müssen. Schlimmstenfalls kommt es zu Verzögerungen bei der Zahlung von Gehältern, Mieten oder Lieferanten.
Tipps für eine kundenfreundliche Kommunikation bei Zahlungsverzug
Damit Ihre Kundenbeziehung nicht belastet wird, ist eine kundenfreundliche Kommunikation entscheidend. Denn es kann auch sein, dass Ihr Kunde die Rechnung einfach vergessen hat. Deshalb sollten die Tonlage und Formulierung der Mahnung freundlich, aber bestimmt sein. Wir haben für Sie eine Mahnvorlage erstellt, die Sie sich kostenfrei herunterladen können.
Formulierungshilfe gesucht?
Sie sind auf der Suche nach geeigneten Formulierungen für eine Zahlungserinnerung, 1. und letzte Mahnung?
Was tun, wenn Mahnungen erfolglos bleiben?
Bleiben Mahnungen ohne Wirkung, sollten Gläubiger zügig weitere Schritte prüfen. Eine Möglichkeit ist ein gerichtliches Mahnverfahren. Dabei beantragt der Gläubiger einen Mahnbescheid beim Amtsgericht. Erfolgt kein Widerspruch, kann ein Vollstreckungsbescheid erwirkt und damit eine Zwangsvollstreckung eingeleitet werden – etwa durch Pfändung von Konto oder Lohn.
Alternativ kann ein Inkassounternehmen helfen, die Forderung durchzusetzen. Viele Inkassodienstleister arbeiten auf Erfolgsbasis – für den Gläubiger entstehen dadurch meist keine Risiken. Sie setzen oftmals bereits am Mahnprozess an und versuchen, die Forderung außergerichtlich zu klären. Sollte dies nicht erfolgsbringend sein, kann das Inkassounternehmen das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Dies erspart Ihnen viel Zeit- und Verwaltungsaufwand.
Bei Creditrefom lösen wir die meisten Inkassofälle vorgerichtlich. Dazu bewerten wir die Bonität Ihrer säumigen Kunden, treffen Absprachen und vereinbaren realistische Zahlungspläne. Falls vorgerichtliche Maßnahmen nicht ausreichen, prüfen wir weitere Möglichkeiten und Wege zum Erfolg. Dabei begleiten und beraten wir Sie von der Titulierung bis zur Vollstreckung und sind besonders fair zu Ihren Kunden. So wird Ihre Kundenbeziehung geschont und Sie erhalten Ihr Geld schneller.
FAQ zum Zahlungsverzug – Häufig gestellte Fragen und Antworten
- 1. Welche Rolle spielt die Verjährung bei offenen Forderungen?
- 2. Was wird benötigt, um einen Zahlungsverzug nachzuweisen?
- 3. Hat der Zahlungsverzug Auswirkungen auf die Bonität des Schuldners?
- 4. Gibt es Unterschiede beim Zahlungsverzug zwischen Privatpersonen und Unternehmen?
- 5. Gibt es Branchen, in denen besondere Regelungen zum Zahlungsverzug gelten?
- 6. Welche Kosten können durch einen Zahlungsverzug entstehen?
Unsere Texte dienen dem unverbindlichen Informationszweck und ersetzen keine spezifische Rechts- oder Fachberatung. Für die angebotenen Informationen geben wir keine Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
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